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Alle Jahre wieder, oder: So zahlen Sie rechtssicher Weihnachtsgeld

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Von Günter Stein,

Für Sie als Arbeitgeber stellen sich je nach Ihrer betrieblichen Situation zum Thema Weihnachtsgeld folgende Fragen:\n\n1. Müssen Sie Weihnachtsgeld zahlen?\n2. Ihr Unternehmen muss sparen: Wie können Sie weitere Zahlungen von Weihnachtsgeld vermeiden?\n3. Ihrem Unternehmen geht es ganz gut: Wie zahlen Sie rechtssicher freiwillig Weihnachtsgeld?

Für Sie als Arbeitgeber stellen sich je nach Ihrer betrieblichen Situation zum Thema Weihnachtsgeld folgende Fragen:

  1. Müssen Sie Weihnachtsgeld zahlen?
  2. Ihr Unternehmen muss sparen: Wie können Sie weitere Zahlungen von Weihnachtsgeld vermeiden?
  3. Ihrem Unternehmen geht es ganz gut: Wie zahlen Sie rechtssicher freiwillig Weihnachtsgeld?

Und genau diese Fragen beantworte ich Ihnen im heutigen Tipp der Woche!

Anspruch auf Weihnachtsgeld

Sie sind verpflichtet, Weihnachtsgeld zu zahlen, wenn Ihre Mitarbeiter einen Rechtsanspruch auf die Zahlung haben. Dieser Anspruch kann sich ergeben aus

  • Tarifvertrag,
  • Betriebsvereinbarung,
  • Regelung im Arbeitsvertrag oder
  • betrieblicher Übung.

Ist die Zahlung des Weihnachtsgelds in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag ausdrücklich vorgesehen, müssen Sie sich daran halten. Das Weihnachtsgeld ist dann zu dem Zeitpunkt und in der Höhe auszuzahlen, die dort vorgesehen sind.

Auch ohne ausdrückliche Vereinbarung kann durch eine so genannte betriebliche Übung ein Anspruch auf Zahlung von Weihnachtsgeld entstehen. Gewähren Sie 3-mal in Folge vorbehaltlos Weihnachtsgeld, müssen Sie es in jedem weiteren Jahr ebenfalls auszahlen. Die Höhe und der Auszahlungszeitpunkt richten sich nach dem vorangegangenen Jahr.

Gleiches Recht für alle Mitarbeiter

Einzelne Mitarbeiter können außerdem wegen des arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes einen Anspruch auf Zahlung einer Gratifikation haben, wenn sie zu Unrecht von der Auszahlung der Gratifikation ausgeschlossen wurden. Es ist unzulässig, einen Mitarbeiter auf Grund seiner Herkunft, seines Geschlechts oder seiner Gewerkschaftszugehörigkeit von der Gratifikationszahlung auszuschließen.

Wollen Sie bestimmten Mitarbeitern im Vergleich zu anderen Mitarbeitern keine oder eine niedrigere Gratifikation zahlen, brauchen Sie dafür eine sachliche Rechtfertigung.

Der Zweck der Leistung muss es rechtfertigen, bestimmten Arbeitnehmern oder einer Arbeitnehmergruppe die Gratifikation vorzuenthalten oder zu kürzen. Bei der Gewährung und Bemessung einer Sonderzuwendung kann unterschieden werden nach

  • Lebensalter,
  • Familienstand,
  • Kinderzahl,
  • Bedürftigkeit,
  • Dauer der Betriebs- oder Berufszugehörigkeit,
  • Arbeitsleistung,
  • Außen- oder Innendienst,
  • beruflicher oder betrieblicher Qualifikation (z. B. Facharbeiter oder ungelernter Arbeiter).

So vermeiden Sie die Weihnachtsgeldzahlung

Die Zahlung von Weihnachtsgeld ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Wenn Ihr Unternehmen Einsparungen vornehmen muss, steht gerade auch diese Sonderleistung auf dem Prüfstand. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie die Zahlung des Weihnachtsgelds vermeiden können:

1. Bei Verpflichtung aus Tarifvertrag

In diesem Fall können Sie die Zahlung des Weihnachtsgelds kaum vermeiden. Solange der Tarifvertrag gilt, müssen Sie das darin vereinbarte Weihnachtsgeld zahlen. Hier können Sie nur auf den Abschluss eines neuen Tarifvertrags ohne Weihnachtsgeldregelung hoffen.

2. Bei Verpflichtung aus Betriebsvereinbarung

Haben Sie die Weihnachtsgeldzahlung mit Ihrem Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung festgelegt, dann können Sie – soweit nichts anderes vereinbart – die Betriebsvereinbarung mit einer Frist von 3 Monaten kündigen (§ 77 Abs. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)). Die Betriebsvereinbarung wirkt nicht nach.

3. Bei Verpflichtung aus dem Arbeitsvertrag

Können Ihre Mitarbeiter Weihnachtsgeld auf Grund einer Regelung im Arbeitsvertrag verlangen, kommen folgende Möglichkeiten zur Abänderung in Betracht:

  • Sie schließen mit jedem Mitarbeiter eine Änderungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag, die das Weihnachtsgeld dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum ausschließt.
  • Stimmen Ihre Mitarbeiter der Änderung nicht zu, bleibt Ihnen nur der Ausspruch einer Änderungskündigung. Sie kündigen das Arbeitsverhältnis und bieten gleichzeitig einen Arbeitsvertrag ohne Weihnachtsgeldregelung an.

4. Bei Verpflichtung aus betrieblicher Übung

Nur die oben genannten beiden Möglichkeiten können Sie auch bei einem Weihnachtsgeldanspruch aus betrieblicher Übung nutzen. Der Weg, die betriebliche Übung zu brechen, indem Sie die Zahlung drei Jahre unter Vorbehalt stellen, funktioniert nicht mehr. Es geht nur einvernehmlich (BAG, Urteil vom18.03.2009, Az. 0 AZR 281/08).

Wichtiger Hinweis: Es genügt nicht, wenn Sie mitteilen, Sie zahlen in diesem Jahr wegen wirtschaftlicher Schwierigkeiten kein Weihnachtsgeld. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter nicht auf das Weihnachtsgeld bestehen, können sie im nächsten Jahr wieder die Zahlung von Ihnen verlangen.

So zahlen Sie rechtssicher Weihnachtsgeld

Mit der folgenden Klausel in Ihren Arbeitsverträgen vermeiden Sie von vornherein, dass ein Anspruch Ihrer Mitarbeiter auf Weihnachtsgeld entsteht:

§ (...) Gratifikationen

  1. Der Arbeitnehmer erhält im Einstellungsjahr einmalig ein Weihnachtsgeld in Höhe von ... €, das mit dem Dezembergehalt ausgezahlt wird.
  2. Die Zahlung des Weihnachtsgelds erfolgt freiwillig. Auch durch mehrmalige Zahlungen wird ein Rechtsanspruch für die Zukunft nicht begründet.

Besteht eine andere arbeitsvertragliche Regelung des Weihnachtsgelds, sollten Sie diese durch eine Änderungsvereinbarung mit Ihren Arbeitnehmern entsprechend ersetzen.

Wichtiger Hinweis:

Wenn Sie sich eine arbeitsvertragliche Regelung sparen wollen, sollten Sie zumindest die Mitarbeiter auf die Freiwilligkeit der Zahlung schriftlich hinweisen. Benutzen Sie obige Formulierung und lassen Sie sich von allen Mitarbeitern die Kenntnisnahme vor der Auszahlung quittieren.

Vereinbaren Sie Kürzung bei Krankheit

Mit einer Sonderzuwendung wie Weihnachtsgeld sollen die Leistungen Ihrer Mitarbeiter und ihre bisherige und zukünftige Betriebstreue gewürdigt werden. Es liegt daher nicht in Ihrem Interesse, die Gratifikation auch solchen Arbeitnehmern zu gewähren, die infolge Krankheit längere Zeit gefehlt haben. Eine Kürzung entsprechend der Krankheitstage ist nach § 4a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zulässig, setzt allerdings eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag voraus.

Teilweise sind Kürzungsregelungen auch in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen vorgesehen. Die Kürzung darf jedoch für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit 1/4 des Brutto-Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, nicht überschreiten. Sie können jeden Fehltag (Urlaub zählt nicht mit) in die Berechnung einfließen lassen, auch wenn die Fehlzeit aus einem Arbeitsunfall resultiert (BAG, Urteil vom 15.12.1999, Az. 10 AZR 626/98).

So berechnen Sie die maximale Kürzung

Bei der Ermittlung der Kürzung nach § 4a EFZG kommt es auf das „Brutto-Tagesentgelt“ an. Bei Ihrer Berechnung können Sie sich an folgendem Beispiel orientieren:

Beispiel: Sie zahlen mit dem Novembergehalt ein Weihnachtsgeld von 1.300 €. Einer Ihrer Mitarbeiter war wegen einer Krankheit in den letzten 12 Monaten bei insgesamt 260 Arbeitstagen an 30 Tagen nicht zur Arbeit erschienen. Sein monatlicher Bruttolohn beträgt 1.560 €.

Folge: Die Kürzung berechnen Sie wie folgt:

Das Bruttoentgelt einschließlich Sondervergütungen ist durch die Zahl der Jahresarbeitstage (einschließlich Urlaubstage) zu teilen:

(1.560 Euro x 12 + 1.300) / 260 Tage = durchschnittliches tägliches Entgelt von 77 Euro!

Der maximale Kürzungsbetrag ergibt sich nach Teilung durch 4 und Multiplikation mit der Zahl der Krankheitstage: 77 € : 4 x 30 = 577,50 € Sie können das Weihnachtsgeld also um

maximal 577,50 € kürzen, so dass der Arbeitnehmer nur noch 722,50 € Weihnachtsgeld erhält.

So könnte Ihre Kürzungsvereinbarung aussehen:

Wenn Sie das Weihnachtsgeld für Krankheitstage kürzen wollen, müssen Sie mit Ihren Mitarbeitern entsprechende Kürzungsvereinbarungen treffen.

Als Arbeitgeber steht es Ihnen offen, eine solche Vereinbarung mit Ihrem Betriebsrat zu treffen oder die Kürzung als Bestandteil des einzelnen Arbeitsvertrags zu vereinbaren. Prüfen Sie zuvor, ob die Kürzung nicht bereits nach dem Tarifvertrag möglich ist:

§ (...) Gratifikationen

  1. … (siehe oben)
  2. … (siehe oben)
  3. Das Weihnachtsgeld kürzt sich für jeden Fehltag des Arbeitnehmers um 1/4 des Arbeitsentgelts, das im Durchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt. Urlaubstage gelten nicht als Fehltage im Sinne dieser Vereinbarung.

Wichtiger Hinweis:

Kürzen bei Krankheit können Sie nur dann, wenn dies im Tarifvertrag, der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Andernfalls müssen Sie auch Arbeitnehmern, die während des Bezugszeitraums arbeitsunfähig erkrankt waren, das volle Weihnachtsgeld zahlen.

Sonderfall: Ruhen des Arbeitsvertrags

Während der Elternzeit oder der Ableistung von Wehr- beziehungsweise Ersatzdienst ruht das Arbeitsverhältnis kraft Gesetzes. Wenn nichts anderes vereinbart ist, können diese Arbeitnehmer jedoch auch während dieser Zeit ein Weihnachtsgeld von Ihnen verlangen. Durch eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag oder aber durch Betriebsvereinbarung kann eine Kürzung oder der Ausschluss des Anspruchs auf Zahlung der Gratifikation für ruhende Arbeitsverhältnisse vereinbart werden.

Wichtiger Hinweis: Bestimmt ein Tarifvertrag, dass die Gratifikation auch bei Ruhen des Arbeitsverhältnisses zu zahlen ist, können Sie diese nicht durch eine arbeitsvertragliche Vereinbarung ausschließen.

Ausschluss ruhender Arbeitsverträge

Um Weihnachtsgeldansprüche bei ruhenden Arbeitsverhältnissen auszuschließen, sollten Sie folgende Formulierung in Ihren Arbeitsverträgen verwenden.

§ (...) Gratifikationen

1. bis 3. (siehe oben)

4. Ein Anspruch auf Weihnachtsgeld entsteht nicht, wenn das Arbeitsverhältnis während des ganzen Jahres ruht.

Ruht das Arbeitsverhältnis nur für einen Teil des Jahres, so wird die Gratifikation anteilig um 1/12 pro angefangenen Monat des Ruhens gekürzt.

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