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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Auch das gehört zum Jahresabschluss: Weg mit alten Unterlagen

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Jahresabschluss

Von Günter Stein,

Für Arbeitgeber und Entgeltabrechner stehen immer noch Jahresabschlussarbeiten an. Auch jetzt, unmittelbar nach dem Jahreswechsel. Doch zu Ihren Aufgaben gehört es auch, nun zu prüfen, welche alten Unterlagen weg können.So rechnen Sie richtig:Wichtige Ausnahme:Spezialfall Künstlersozialkasse:

Zwar gelten für die Unterlagen Ihrer Mitarbeiter teilweise sehr lange Aufbewahrungsfristen. Andererseits sollten Sie nicht mehr benötigte Unterlagen auch nicht länger aufbewahren als unbedingt erforderlich. Schließlich kommen in jedem Jahr wieder viele neue Dokumente hinzu und erschweren Ihre Arbeit. Prüfen Sie daher jetzt, welche Aufbewahrungsfristen zum 31.12. wieder abgelaufen sind.

Diese Aufbewahrungsfristen für Lohnsteuerunterlagen laufen jetzt aus

Grundsätzlich gelten in steuerrechtlicher Hinsicht folgende Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen, die für Ihre Entgeltabrechnung entscheidend sind (§ 147 Abgabenordnung (AO)):

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für
  • Lohnkonten und die entsprechenden Belege,
  • Entgeltunterlagen und Lohnlisten, die für die Besteuerung relevant sind,
  • sonstige Unterlagen, die für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind (z. B. Kassenstreifen, Preisverzeichnisse)
  • Lohnkonten, die Ihr Unternehmen mit den Geschäftsbüchern aufbewahren muss,
  • Arbeitsunterlagen und sonstige Organisationsunterlagen (Kontenpläne, Kontierungsunterlagen),
  • Aufzeichnungs- und Buchungsbelege (z. B. die Lohn- und Gehaltsbuchführung, Aufzeichnungen von Umsatz- und Vorsteuer)

 

So rechnen Sie richtig:

Aufbewahrung von sechs Jahren bedeutet: Aufbewahrung bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt bzw. in dem die Unterlagen entstanden sind. Bei der Aufbewahrungsfrist ist es – für den 10-Jahres-Zeitraum – genau so.

Beispiel: Eine Lohnzahlung erfolgte im Laufe des Jahres 2005. Die Aufbewahrungsfrist der entsprechenden Unterlagen (6 Jahre) endet mit Ablauf des Jahres 2011.

Wichtige Ausnahme:

Bei einem bereits anhängigen oder zu erwartenden Verfahren dürfen Sie die Unterlagen nicht vernichten, auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Beispiel: Bestimmte Unterlagen dürfen Sie eigentlich mit Ablauf des 31.12.2011 vernichten. Für Ende Januar 2012 hat das Finanzamt aber eine Lohnsteueraußenprüfung angesetzt, für die einige dieser Unterlagen wichtig sind. Deshalb dürfen Sie die Unterlagen nicht vernichten.

Beachten Sie diese sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen

Sie müssen alle sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen, also

  • die Entgeltunterlagen,
  • Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise,
  • die Durchschriften der Meldungen,
  • Bescheinigungen für den Mitarbeiter,

bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Beispiel: Im Jahr 2011 fand eine Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger für die Jahre 2008 bis 2010 in Ihrem Unternehmen statt. Die geprüften Unterlagen haben Sie bis 31.12.2012 aufzubewahren.

Spezialfall Künstlersozialkasse:

Unterlagen für die Künstlersozialkasse müssen Sie mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufbewahren. Möchten Sie die Unterlagen aus Platzgründen in mikroverfilmter Form archivieren, müssen Sie sicherstellen, dass damit die Unterlagen vollständig und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem muss gewährleistet sein, dass eine spätere Änderung der Aufnahmen nicht möglich ist.

Tipp: Einen Prüfbericht sollten Sie bis zur nächsten Prüfung durch denselben Sozialversicherungsträger aufbewahren. Legen Sie ihn auch vor, wenn Sie durch andere Institutionen geprüft werden. Möglicherweise führt dies dann zu einer Zeitersparnis bei der Prüfung.

 

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