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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Das müssen Sie im Lohnbüro zu den Auszubildenden Ihres Unternehmens wissen

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

In wenigen Wochen stellt unter Umständen auch Ihr Unternehmen neue Auszubildende ein. Andere verlassen möglicherweise nach ihrer 2- oder 3-jährigen Ausbildung das Unternehmen – oder werden als Mitarbeiter übernommen. Für Sie im Lohnbüro sind damit diverse Aufgaben verbunden. Besonders wichtig ist es für Sie zu wissen, wann die Ausbildungszeit eigentlich genau endet. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dies jetzt in einem aktuellen Urteil klargestellt (13.3.2007, AZ: 9 AZR 494/06).

In wenigen Wochen stellt unter Umständen auch Ihr Unternehmen neue Auszubildende ein. Andere verlassen möglicherweise nach ihrer 2- oder 3-jährigen Ausbildung das Unternehmen – oder werden als Mitarbeiter übernommen. Für Sie im Lohnbüro sind damit diverse Aufgaben verbunden. Besonders wichtig ist es für Sie zu wissen, wann die Ausbildungszeit eigentlich genau endet. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dies jetzt in einem aktuellen Urteil klargestellt (13.3.2007, AZ: 9 AZR 494/06).

Das kommt häufiger vor: Die Ausbildung ist eigentlich schon beendet und die Abschlussprüfungen (oder zumindest deren Ergebnisse) stehen noch aus. Da das Ausbildungsverhältnis eine Reihe von Meldungen und Besonderheiten nach sich zieht, müssen Sie wissen, wann es genau endet. Das BAG entschied in seinem Urteil jetzt: Auch wenn die Prüfungen noch nicht abgelegt oder entschieden sind, endet die Ausbildung zum vereinbarten Datum.

Beispiel: Ein Ausbildungsverhältnis hat am 1.1.2006 begonnen und soll am 31.12.2007 enden. Unabhängig von den Prüfungsterminen endet es damit auch am 31.12.2007. Das Berufsbildungsgesetz (BBiG), so das BAG in seinem Urteil, sehe für diesen Fall keine automatische Verlängerung vor.

Achten Sie auf folgende Sonderfälle

1. Auf die Termine der Prüfungen kommt es dann an, wenn diese vor dem vereinbarten Ausbildungsende stattfinden. In diesem Fall endet die Ausbildung vorzeitig mit der Bekanntgabe der Prüfungsergebnisse.

2. Fällt ein Azubi Ihres Unternehmens durch die Abschlussprüfung – darauf weist das BAG in obigem Urteil ebenfalls hin –, verlängert sich das Ausbildungsverhältnis auf Antrag des Azubis inklusive Vergütungsanspruch für ein Jahr bzw. bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 3 BBiG).

Achtung: Nach der Rechtsprechung sind auch mehrere Wiederholungsprüfungen innerhalb eines Jahres möglich, ohne dass der Anspruch auf Lohn erlischt (BAG, Urteil vom 26.9.2001, AZ: 5 AZR 630/99). Erst wenn die Jahresfrist verstrichen ist und der Auszubildende seine Prüfung noch immer nicht bestanden hat, ist Ihr Unternehmen berechtigt, das Ausbildungsverhältnis aufzulösen. Damit entfällt natürlich auch der Anspruch des Azubis auf die Ausbildungsvergütung.

Diese Meldungen müssen Sie erstatten

Beginn und Ende der Berufsausbildung müssen Sie melden und dabei Folgendes beachten:

1. Melden Sie den Auszubildenden bei der Krankenkasse an, die dieser gewählt hat. Beginnt das Ausbildungsverhältnis im Lauf eines Kalendermonats und hat der Auszubildende schon vorher, z. B. als Aushilfe, in Ihrem Unternehmen gearbeitet, können Sie aus Vereinfachungsgründen anstelle des tatsächlichen Beginns den Ersten dieses Monats melden.

2. Das Ende der Berufsaubildung haben Sie ebenfalls der zuständigen Krankenkasse zu melden. Wird der Auszubildende nach dem Ende seiner Ausbildung nicht in Ihrem Unternehmen weiterbeschäftigt, genügt eine Abmeldung. Wird er dagegen weiterbeschäftigt, müssen Sie sowohl das Ende der Berufsausbildung als auch den Beginn des Beschäftigungsverhältnisses melden.

Was für die Vergütung während der Ausbildung gilt

Bis zum Ende seiner Ausbildung müssen Sie dem Auszubildenden den vereinbarten Lohn überweisen und zwar bis zum letzten Arbeitstag eines Monats. Für den Azubi günstigere Regelungen über die Fälligkeit (das heißt die Auszahlungen zu einem früheren, nicht zu einem späteren Zeitpunkt) sind aber zulässig. Die Höhe der Zahlungen richtet sich nach der individuellen Vereinbarung oder nach einem einschlägigen Tarifvertrag. Vorherige Vorschüsse oder Abschlagszahlungen sind möglich.

Der Auszubildende hat in den folgenden Fällen Anspruch auf Fortzahlung seiner Vergütung:

1. bei Arbeitsfreistellung wegen Berufsschulunterricht, Zwischen- und Abschlussprüfungen bzw. Ausbildungsmaßnahmen, die außerhalb der Ausbildungsstätte (Ihrem Unternehmen) stattfinden

2. bei Ausfall der Berufsausbildung bis zu einer Dauer von 6 Wochen. Voraussetzung: Weder Ihr Unternehmen noch der Azubi hat den Ausfall zu vertreten

3. wenn der Auszubildende wegen eines in seiner Person liegenden Grundes daran gehindert ist, seine Pflichten aus dem Ausbildungsverhältnis zu erfüllen (z. B. Erkrankung)

Achtung: Der Lohn kann nicht gepfändet werden.

So gehen Sie im Hinblick auf Steuern und Beiträge vor

In lohnsteuerlicher Hinsicht sind zur Berufsausbildung beschäftigte Personen ganz normale Arbeitnehmer.

Das bedeutet:

1. Der von Ihrem Unternehmen an Auszubildende ausgezahlte Lohn besteuern Sie als laufenden Arbeitslohn.

2. Jeder Auszubildende ist verpflichtet, eine Lohnsteuerkarte vorzulegen.

Grundsätzlich behandeln Sie zur Berufsausbildung Beschäftigte auch in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht wie alle anderen Arbeitnehmer Ihres Unternehmens: Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung je zur Hälfte (den Zusatzbeitrag in Höhe von 0,9 % zur Krankenversicherung trägt der Auszubildende allein).

Bei Auszubildenden müssen Sie jedoch zusätzlich die Geringverdienergrenze beachten: Beträgt das beitragspflichtige Entgelt nicht mehr als 325 € monatlich, muss Ihr Unternehmen als Arbeitgeber die Beiträge (auch die Arbeitnehmerbeiträge) zu den genannten Versicherungszweigen allein aufbringen.

Achtung

1. Bei allen anderen versicherungspflichtigen Arbeitnehmern, die maximal 325 € im Monat verdienen, trägt der Mitarbeiter wie üblich seinen Beitragsanteil selbst.

2. Verdient ein Arbeitnehmer regelmäßig nicht mehr als 400 € monatlich, ist er als geringfügig Beschäftigter versicherungsfrei. Für diese Mitarbeiter führen Sie eine Pauschale in Höhe von maximal 30 % an die Bundesknappschaft ab: 15% Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung, ggf. 2% Lohnsteuer.

Achtung: Auszubildende können aber nicht als geringfügig Beschäftigte versicherungsfrei in Ihrem Unternehmen arbeiten.

Vorsicht bei Einmalzahlungen

Wird die Geringverdienergrenze durch eine Einmalzahlung wie z. B. Weihnachtsgeld überschritten, tragen Arbeitgeber und Auszubildender den Beitrag für den Betrag, der die 325 € überschreitet, je zur Hälfte (den Zusatzbeitrag von 0,9 % trägt wiederum der Azubi). Die Beiträge, die bis zum Grenzwert von 325 € anfallen, muss Ihr Unternehmen allein tragen.

Beispiel: Der in Ihrem Unternehmen beschäftigte Auszubildende verdient monatlich 310 € und bekommt im November zusätzlich ein Weihnachtsgeld in Höhe von 155 €.

Die Beiträge ermitteln Sie folgendermaßen:

Die vollständigen Gesamtsozialversicherungsbeiträge aus 325 € (310 € Lohn + 15 € aus der Einmalzahlung) trägt Ihr Unternehmen allein.

Aus den verbleibenden 140 € berechnen Sie die Beiträge für November je zur Hälfte zu Lasten Ihres Unternehmens und des Auszubildenden.

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