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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Die 20 wichtigsten Fragen und Antworten zum ELENA-Verfahren

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Von Günter Stein,

Mit dem 1.1.2010 startete mit dem ELENA ein neues Meldeverfahren für die Entgeltdaten Ihrer Arbeitnehmer. Hier die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

1. Um was handelt es sich bei dem ELENA-Verfahren?

Es handelt sich um das Verfahren zur Erstellung und Verarbeitung des elektronischen Entgeltnachweises.

2. Welches sind die Pflichten des Arbeitgebers im Rahmen des ELENA-Verfahrens?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bestimmte Datensätze an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln. Außerdem hat er eine Informationspflicht gegenüber seinen Mitarbeitern.

3. Ab wann startet das ELENA-Verfahren und wie ist der weitere Ablauf geplant?

2009 wird die Infrastruktur ausgebaut und es werden erste Testläufe durchgeführt. Sie können als Testunternehmen eingesetzt werden. Ab 1.1.2010 müssen Sie die Entgeltmeldungen erstmals erstatten, aber zunächst weiterhin die erforderlichen Bescheinigungen und Auskünfte erteilen. Ab dem 1.1.2012 soll das ELENA-Verfahren in der Praxis voll eingesetzt werden. Das bedeutet, dass Sie die manuellen Bescheinigungen nicht mehr ausstellen müssen. Die betroffenen Behörden rufen die benötigten Angaben bei der Zentrale Speicherstelle (ZSS) ab. Bis zum Jahr 2015 soll geprüft werden, ob alle Bescheinigungen des Sozialrechts in das ELENA-Verfahren eingebunden werden können.

4. Auf welche Sachverhalte findet das ELENA-Verfahren Anwendung?

Es findet auf folgende Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise (erfasste Nachweise) Anwendung:

  • Arbeitsbescheinigung
  • Nebeneinkommensbescheinigung
  • Auskunft über die Beschäftigung
  • Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag
  • Einkommensnachweise für das Bundeselterngeld

Diese Bescheinigungen und Nachweise sind von Ihnen ab 1.1.2012 nicht mehr auszufüllen. Sie werden gewissermaßen durch die bereits ab 1.1.2010 vorzunehmenden elektronischen Meldungen ersetzt.

5. Welche Stellen sind zur Durchführung des ELENA-Verfahrens errichtet worden?

Es handelt sich um die Zentrale Speicherstelle (ZSS) und die Registratur Fachverfahren.

6. Wo sind diese Stellen errichtet?

Die Zentrale Speicherstelle (ZSS) ist bei der Datenstelle des Trägers der Rentenversicherung errichtet worden.

Der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung ist die Wahrnehmung der Aufgaben der Registratur Fachverfahren übertragen worden.

7. Auf welchem Wege sind die Daten zu erstatten?

Der Arbeitgeber hat die Daten im automatisierten Verfahren zu erstatten.

8. Welche Voraussetzungen werden für die Datenübermittlung im automatisierten Verfahren gefordert?

Voraussetzung für die Erstattung der Meldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass die Daten über die erfassten Einkommen und über die Beschäftigungszeiten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen mit maschinell geführten Lohnunterlagen stammen und die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden. Arbeitgeber, die kein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen die Meldungen mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermitteln.

9. Für welche Personengruppen müssen Meldungen im ELENA-Verfahren NICHT erstattet werden?

Eine Meldepflicht des Arbeitgebers besteht nicht, wenn Entgelte ausschließlich aus einer geringfügigen Beschäftigung in einem Privathaushalt erzielt werden. Das gilt auch für Wehr- und Zivildienstleistende.

10. Welche Daten hat der Arbeitgeber insbesondere zu übermitteln?

Der Arbeitgeber hat insbesondere die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer, ferner den Familiennamen, den Vornamen, den Tag der Geburt und die Anschrift des Beschäftigten zu übermitteln. Außerdem sind das Einkommen in Euro und der Beginn sowie das Ende des Zeitraums zu melden, für den das Einkommen erzielt wird. Zu melden sind ferner die Art des Einkommens und der Name und die Anschrift des Arbeitgebers einschließlich seiner Betriebsnummer.

11. Mit welchem Datensatz haben Sie die Meldungen an die Zentrale Speicherstelle vorzunehmen?

Dies geschieht mit dem Multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS).

12. Welche Meldungen sind zu erstatten, wenn Ihr Arbeitnehmer in dem betreffenden Monat nicht die gesamte Zeit bei Ihnen beschäftigt war?

Bei einem Eintritt oder Austritt in Ihrem Unternehmen während eines laufenden Monats sind als Beginn des Meldemonats der Eintrittstag und als Ende des Meldemonats das Austrittsdatum zu melden. Das gilt auch, wenn der Beschäftigte im gleichen Monat ein- und ausscheidet. Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen des gleichen Arbeitnehmers innerhalb eines Monats ist für jedes Beschäftigungsverhältnis ein Meldesatz zu liefern.

13. Was hat zu geschehen, wenn fehlerhafte Datensätze an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt werden?

Von der ZSS kommt eine Fehlermeldung.

14. Wie können falsche Daten (bspw. falsche Angaben zum Einkommen), die der Zentrale Speicherstelle (ZSS) bereits zugingen, widerrufen werden?

Hier müssen Sie eine Stornierung vornehmen und eine neue Meldung erstatten.

15. Muss der Arbeitgeber die Übermittlung der Meldung protokollieren?

Ja. Die Protokollierung umfasst den Absendezeitpunkt der Übermittlung, den Monat, für den die Meldung erfolgt ist, die Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Teilnehmers und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

16. Was ist unter der Versicherungsnummer zu verstehen?

Es handelt sich hier um die Rentenversicherungsnummer, die den rentenversicherten Arbeitnehmern von der Datenstelle der Träger der gesetzlichen Rentenversicherung vergeben wird.

17. Wie kommt der Arbeitgeber zur Verfahrensnummer?

Ist für einen Beschäftigten keine Versicherungsnummer vorhanden oder zu vergeben (bei fehlender Versicherungspflicht zur Sozialversicherung), beantragt der Arbeitgeber mit seiner monatlichen ELENA-Meldung die Vergabe einer Verfahrensnummer bei der Zentrale Speicherstelle (ZSS). Die Verfahrensnummer wird von der Datenstelle der Rentenversicherungsträger vergeben. An diese leitet deshalb die ZSS den Antrag weiter.

18. Wem ist die Verfahrensnummer durch die Datenstelle der Rentenversicherungsträger zuzuleiten?

Die vergebene Verfahrensnummer ist dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten unverzüglich mitzuteilen. Dies kann auch elektronisch erfolgen.

19. An wen darf die Zentrale Speicherstelle (ZSS) die an sie übermittelten Daten nur weitergeben?

Die ZSS darf die an sie übermittelten Daten nur an zum Abrufverfahren zugelassene Behörden übermitteln.

20. Welche Behörden sind zum Abrufverfahren zugelassen?

Die Behörden sind zugelassen, die Empfänger der in Frage 3 aufgeführten Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise sind.

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