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Doppelte Spesen – keine Abgaben: So funktioniert der Trick mit den Reisekosten

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Reisekosten Spesen

Von Günter Stein,

Wenn Ihre Mitarbeiter auf Reisen gehen, können Sie meist nur die mageren Verpflegungspauschalen erstatten. Bei Inlandsreisen 2011 also die Folgenden:

Wenn Ihre Mitarbeiter auf Reisen gehen, können Sie meist nur die mageren Verpflegungspauschalen erstatten. Bei Inlandsreisen 2011 also diese:

Verpflegungspauschalen bei Inlandsreisen

Dauer der Abwesenheit Verpflegungspauschalen
24 Stunden 24 Euro
Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden 12 Euro
Weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden 6 Euro
Weniger als 8 Stunden 0 Euro

Zahlt Ihr Unternehmen Mitarbeitern höhere Beträge als die Verpflegungspauschalen, werden auf den übersteigenden Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.

Aber:

Solange die Erstattung allerdings nicht mehr als das Doppelte der Pauschale beträgt – z. B. bei 8-stündiger Abwesenheit im Inland also bis zu 12 statt 6 € –, darf Ihr Unternehmen die Zahlung aber mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Die Steuer trägt dann das Unternehmen. Sie können aber auch eine Abwälzung auf den betroffenen Mitarbeiter vereinbaren. Sozialversicherungsbeiträge werden darauf weiterhin nicht fällig.

Hier ist die Grenze:

Erst wenn die Verpflegungspauschalen um mehr als das Doppelte überschritten werden, sind die darüber hinausgehenden Beträge voll steuer- und ggf. sozialabgabenpflichtig.

Beispiel: Das Unternehmen zahlt einem Arbeitnehmer für eine Geschäftsreise von 8 bis unter 14 Stunden eine Verpflegungskostenpauschale in Höhe von 13 €. Davon sind

  • 6 € steuer- und sozialabgabenfrei,
  • 6 € pauschal mit 25 % zu versteuern und
  • 1 € steuer- und sozialabgabenpflichtiges Arbeitsentgelt.

 

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