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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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ELENA: So melden Sie ab dem 1.1.2010 hundertprozentig richtig

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Von Günter Stein,

Jetzt wird es ernst: Sie melden das erste Mal für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens den Multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS). Dabei haben Sie eine ganze Menge Vorgaben zu beachten. Möglicherweise müssen Sie ja auch noch einige Voraussetzungen schaffen, bestimmte Nummern besorgen etc. Dann sollten Sie sich umgehend darum kümmern.

Damit Sie Ihre Meldung erstatten können, benötigen Sie zunächst für alle Mitarbeiter deren Versicherungsnummer nach § 147 Sozialgesetzbuch Sechstes Buch (SGB VI). Sämtliche Beschäftigte, die in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, erhalten diese Nummer automatisch. Sie können sie dem Sozialversicherungsausweis entnehmen und einfach in Ihre Meldungen übertragen. Liegt für einen Arbeitnehmer keine Versicherungsnummer nach § 147 SGB VI vor, müssen Sie nach § 97 Abs. 4 SGB IV eine sogenannte Verfahrensnummer beantragen. Sie müssen dies zusammen mit der ersten Meldung bei der Zentralen Speicherstelle tun.

Die 2. Nummer, die Sie für die Meldung benötigen, ist die Betriebsnummer Ihres Unternehmens. Diese erhalten Sie, falls Ihr Unternehmen bisher über keine Nummer verfügt, vom Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken.

Diese Voraussetzungen müssen gegeben sein

Voraussetzung für die Erstattung der Meldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass

  • die Daten über die erfassten Einkommen und über die Beschäftigungszeiten aus systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen mit maschinell geführten Lohnunterlagen stammen und
  • die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Setzen Sie noch kein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm ein und haben Sie dies auch nicht vor, müssen Sie Ihre Meldungen mittels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfe an die Zentrale Speicherstelle übermitteln. Die Krankenkassen stellen hierfür sv.net zur Verfügung.

Die Ausfüllhilfe dürfen Sie nach den aktuellen Grundsätzen der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger für einzelne Meldungen auch dann nutzen, wenn Sie ansonsten grundsätzlich systemuntersuchte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen.

Welche Schlüssel Sie verwenden müssen

Wie bei allen bisherigen Meldungen gilt auch für die Meldung des MVDS: Für die Beitrags- und Personengruppen benötigen Sie Schlüsselzahlen. Dabei gehen Sie nach dem bekannten Prinzip vor:

  • Die Beitragsgruppen sind in den Meldungen mit dem 4-stelligen numerischen Schlüssel zu verschlüsseln. Für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten ist in der Reihenfolge Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung die zutreffende Ziffer (vgl. Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Abs. 2 SGB IV) anzugeben.
    Beispiel: Krankenversicherung: 1 (Allgemeiner Beitrag), Rentenversicherung: 1 (Voller Beitrag), Arbeitslosenversicherung 1 (Voller Beitrag), Pflegeversicherung 1 (Voller Beitrag).
  • Die Personengruppen sind in den Meldungen 3-stellig numerisch zu verschlüsseln. Die erste Stelle des Schlüssels ist fest vergeben und dient der abrufenden Stelle als Identifikationsmerkmal der Meldung der Arbeitgeber.
    Beispiel: Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne Besonderheiten 101.

So funktioniert die Datensatzkommunikation

Ihr systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm (oder die systemuntersuchte Ausfüllhilfe) erstellt je Datenlieferung an die Datenannahmestelle einen Datensatz Kommunikation (DSKO), der insbesondere die folgenden Daten enthält:

  • PROD-ID: Produkt-Identifikation des systemuntersuchten Softwareprodukts (Programmbezeichnung)
  • MOD-ID: Modifikations-Identifikation des untersuchten Softwareprodukts (Versionsnummer)

Dies dient der Identifikation der eingesetzten Software und zur Sicherstellung eines maschinellen Fehlermanagement-Verfahrens.

Achtung: Über diesen Datensatz Kommunikation bestimmen Sie auch die Art der Rückmeldung (maschinell, Post).

Wie Sie den MVDS melden

Grundsätzlich melden Sie den MVDS zusammen mit Ihrer Entgeltabrechnung. In den nachfolgenden Konstellationen müssen Sie pro Kalendermonat für jeden der aufgezählten Fälle einen eigenen MVDS an die Zentrale Speicherstelle melden:

  • Wiedereinstellung im selben Monat
  • Änderung in der Beitragsgruppe
  • Änderung in der Personengruppe
  • Wechsel von einer Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt

Den MVDS liefern Sie in einem Format, wie er im Meldeverfahren nach der DEÜV genutzt wird. Er setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Datensatz MVDSDEÜV-Standarddaten zum ELENA-Verfahren
Datenbaustein DBENELENA-Grunddaten
Datenbaustein DBNAName des Mitarbeiters
Datenbaustein DBGBGeburtsangaben des Beschäftigten
Datenbaustein DBANAnschrift des Arbeitnehmers
Datenbaustein DBAGArbeitgeberangaben
Datenbaustein DBABvon der Arbeitgeberanschrift abweichender Beschäftigungsort
Datenbaustein DBFZFehlzeiten
Datenbaustein DBSEsteuerpflichtiger sonstiger Bezug
Datenbaustein DBSBsteuerfreie Bezüge
Datenbaustein DBASAusbildung
Datenbaustein DBZDZusatzdaten
Datenbaustein DBNBNebenbeschäftigung Arbeitslose
Datenbaustein DBHAHeimarbeiter
Datenbaustein DBKEKündigung/Entlassung
Datenbaustein DBFEFehler

So gehen Sie bei der Bausteinvergabe vor

Jeder MVDS muss mindestens die Bausteine DBEN, DBNA, DBGB, DBAN und DBAG enthalten. Die übrigen Datenbausteine sind nur erforderlich, wenn der Sachverhalt für den Arbeitnehmer zutrifft. Beachten Sie bei den Bausteinen insbesondere Folgendes:

1. DBEN

Mit diesem Baustein melden Sie der Zentralen Speicherstelle Daten wie z. B. Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitszeit etc. Zentraler Bestandteil ist das Gesamtbruttoentgelt im Sinne des ELENA-Verfahrens. Was dies ist, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales ganz aktuell in einer Richtlinie festgelegt:

Gesamtbruttoentgelt = Summe aller laufenden und einmaligen Bezüge

./. Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zu einer freiwilligen und privaten Kranken- und Pflegeversicherung

./. Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung

Bei der Ermittlung des Gesamtbruttoentgelts wirken sich einige Werte erhöhend, andere mindernd und einige gar nicht aus.

1. Erhöhend wirken die Werte für

a) die Entgeltaufstockung nach dem Altersteilzeitgesetz,

b) geldwerte Vorteile sowie

c) Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen.

2. Mindernd wirken die Werte für

a) von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer übernommene Arbeitgeberleistungen, etwa die abgewälzte pauschale Lohnsteuer, sowie

b) die Einstellung in ein Wertguthaben auf Veranlassung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers.

3. Weder erhöhend noch mindernd wirken die Werte für

a) Entgeltumwandlungen i. S. d. § 1 Abs. 2 Nr. 3 Betriebsrentengesetz,

b) Beiträge der Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Zukunftssicherung aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Verpflichtungen, im öffentlichen Dienst auch Umlagen und Sanierungsgelder.

2. DBNB

Den Baustein "Nebenbeschäftigung Arbeitslose" melden Sie, wenn der Arbeitnehmer Arbeitslosengeld, Teilarbeitslosengeld, Berufsausbildungsbeihilfe oder Übergangsgeld bezieht. Das gilt aber nicht, wenn sich die aktuelle Meldung auf eine fortgeführte versicherungspflichtige Beschäftigung bezieht, die bereits vor Beginn des Bezugs von Teilarbeitslosengeld ausgeübt wurde.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet seit 5 Jahren in Ihrem Unternehmen als Teilzeitkraft. Seit einem Jahr bezieht er zusätzlich Teilarbeitslosengeld, weil er in einer weiteren Beschäftigung arbeitslos wurde. Der Baustein DBNB ist hier nicht erforderlich.

Den Datenbaustein "Nebenbeschäftigung Arbeitslose" müssen Sie erst für Entgeltabrechnungen ab 1.1.2012 melden.

3. DBKE

Wurde das Arbeitsverhältnis gekündigt oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen, melden Sie den Baustein "Kündigung/Entlassung" bei der nächsten Entgeltabrechnung. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen müssen Sie den Baustein dagegen spätestens 3 Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder bei kürzerer Befristung sofort melden.

Den Datenbaustein "Kündigung/Entlassung" müssen Sie erst für Entgeltabrechnungen ab 1.7.2010 melden. Bei geringfügig Beschäftigten (Personengruppen 109 und 110), Beamten, Richtern und Soldaten (Personengruppe 000) sowie Personen, die ausschließlich Beschäftigte im Sinne der Unfallversicherung sind (Personengruppe 190), melden Sie den Datenbaustein DBKE gar nicht.

Wie Sie vorgehen, wenn Sie eine Verfahrensnummer benötigen

Ist Ihnen bei Übermittlung des MVDS eine Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Beschäftigten nicht bekannt, müssen Sie zur Ermittlung bzw. Vergabe einer Versicherungs- oder Verfahrensnummer einen Datensatz "Vergabe einer Versicherungs-/Verfahrensnummer" (DSVV) an die Zentrale Speicherstelle übermitteln. Ein Datensatz DSVV muss mindestens die Bausteine DBNA, DBGB und DBAN enthalten. Die Stornierung eines DSVV ist nicht vorgesehen.

Übermittlung: So muss der Aufbau aussehen

Zur Datenübermittlung müssen Sie darauf achten, dass die Dateien korrekt aufgebaut sind. Jede Datei beginnt mit einem Vorlaufsatz und endet mit einem Nachlaufsatz. Zwischen dem Vorlaufsatz (VOSZ) und dem Nachlaufsatz (NCSZ) liegen die Datensätze und Datenbausteine. Nach dem Vorlaufsatz ist der DSKO zu liefern. Die Datensätze MVDS und DSVV sind in getrennten Dateien zu liefern.

Es dürfen bis zu 2.000 Datensätze in einer Datei per E-Mail und bis zu 20.000 Datensätze per http/https unter Verwendung von eXTra übermittelt werden. Für die Meldung des MVDS oder des DSVV ist folgender Dateiaufbau möglich:

  • Meldung des MVDS: VOSZ, DSKO, MVDS (ein bis 2.000), NCSZ oder
  • Meldung des DSVV: VOSZ, DSKO, DSW (ein bis 2.000), NCSZ

 

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