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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Korrekte Lohnabrechnung bei Dienstreisen ins Ausland

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Auch Ihr Unternehmen streckt seine Fühler vermutlich immer mehr über die Grenzen Deutschlands hinaus.

Neue Kunden, Niederlassungen und Märkte im Ausland bedeuten aber auch immer mehr Dienstreisen der Mitarbeiter in andere Länder. Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sollten dann auf Anhieb wissen, welche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für welches Land gelten.

Jedes Land hat andere Werte

Auch im Jahr 2008 gelten für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen und für Übernachtungen unterschiedliche Pauschbeträge, auch Auslandstagegelder genannt (R 9.6 Abs. 3 Lohnsteuerrichtlinien (LstR) 2008). Diese Pauschbeträge gibt das Bundesfinanzministerium im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder heraus. Beachten Sie bei der Verwendung dieser Pauschbeträge nach R 9.6 Abs. 3 LstR 2008 Folgendes:

  1. Bereist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens einen Staat, der in der Liste nicht aufgeführt ist, legen Sie die Pauschbeträge für Luxemburg zu Grunde.
  2. Geht es um Übersee- oder Außengebiete eines Staates, die Sie in der Bekanntmachung nicht finden, sind die Werte des Mutterlandes maßgebend.
  3. Befindet sich der Mitarbeiter an ein und demselben Tag auf Dienstreise sowohl im Inland als auch im Ausland, sind die Werte für die Auslandsreise maßgebend. Das gilt selbst dann, wenn sich der Beschäftigte überwiegend im Inland aufhielt.

Wie Sie die Verpflegungssätze anwenden

Für die Höhe der steuerlichen Verpflegungssätze legen Sie die Abwesenheit des Mitarbeiters am einzelnen Reisetag zu Grunde. Dabei wenden Sie die Zeitstaffelung der Verpflegungspauschalen bei Inlandsreisen entsprechend an.Das bedeutet: Bei Auslandsreisen wenden Sie den vollen Pauschbetrag nur bei einer Abwesenheit von 24 Stunden an, bei einer Reisedauer von mindestens 14 Stunden setzen Sie 2/3 und bei einer Reisedauer von mindestens 8 Stunden 1/3 des vollen Auslandstagegeldes an (dies entspricht den Spalten 1 bis 3 in der Länderübersicht).

Wann die Reise beginnt

Wie bei Inlandsreisen gilt: Tritt der Beschäftigte seine Auswärtstätigkeit von Ihrem Unternehmen aus an, beginnt damit seine Dienstreise. Tritt der Mitarbeiter die Fahrt dagegen von seiner Wohnung aus an (was häufig dann der Fall ist, wenn er mit dem eigenen Kfz unterwegs ist), gehört auch diese Fahrt – wie die entsprechende Rückfahrt – zur Dienstreise. Dabei können Sie das Auslandstagegeld bereits von Anfang an berücksichtigen, da bei Aufenthalten im In- und Ausland die Pauschale für das Ausland gilt (s. o.). Falls der betreffende Mitarbeiter eine Auswärtstätigkeit nach 16 Uhr des einen Tages beginnt und vor 8 Uhr des darauffolgenden Tages beendet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, rechnen Sie die gesamte Abwesenheitsdauer zusammen und behandeln die Reise als eintägige Auslandsreise. Beachten Sie bei Flugreisen nach R 9.6 Abs. 3 LstR 2008 insbesondere Folgendes:

  • Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Bis zu diesem Zeitpunkt befindet sich der Mitarbeiter, was das Tagegeld angeht, noch im Abflugland. Zwischenlandungen berücksichtigen Sie nur dann, wenn dadurch Übernachtungen erforderlich werden.

Achtung: Auf Flugreisen erhalten die Mitarbeiter in der Regel kostenlose Mahlzeiten. Trotzdem dürfen Sie den Beschäftigten die gesamte Pauschale auszahlen.2. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als 2 Tage, setzen Sie für die Zeit zwischen Abflug und Ankunft die Pauschale Österreichs an.

  • Während Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Ein- und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

 

Mehrere Staaten: Welcher Wert gilt?

Auch das kommt vor: Ein Mitarbeiter sucht während einer Reise gleich mehrere Staaten auf. Um dann den maßgebenden Wert zu ermitteln, müssen Sie zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen unterscheiden:

1. Eintägige Auslandsreisen

Bei eintägigen Auslandsreisen setzen Sie den Pauschbetrag an, der für das Land des eigentlichen Tätigkeitsorts gilt. Gibt es mehrere Tätigkeitsstätten, legen Sie den für das Land der letzten Tätigkeitsstätte maßgebenden Pauschbetrag zu Grunde.

Achtung: Länder, die der Mitarbeiter lediglich durchfährt, um an sein Ziel zu kommen, lassen Sie komplett unberücksichtigt. Ausnahme hiervon sind Mitarbeiter mit Fahrtätigkeit (z. B. Kraftfahrer). Hier kann als letztes ausländisches Tätigkeitsland auch ein Durchreisestaat infrage kommen.

2. Mehrtägige Auslandsreisen

Bei einer mehrtägigen Auslandsreise rechnen Sie mit dem Pauschbetrag des Landes, das der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt der Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr zuletzt erreicht, im Inland, weil es sich um den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise handelt, ergibt sich das zutreffende Auslandstagegeld nach den für eintägige Reisen geltenden Regeln. Für Rückreisetage ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend. Der Zeitpunkt des Grenzübertritts ist nicht entscheidend.

Achtung: Als Land der letzten Tätigkeitsstätte ist aber nur das Land maßgebend, in dem der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter Ihres Unternehmens geht für 5 Tage einer Auswärtstätigkeit nach. Am Montag, Dienstag und Mittwoch besucht er Kunden in Österreich, am Donnerstag sucht er einen Kunden in der Schweiz auf. Am letzten Tag (Freitag) seiner Dienstreise sucht er noch 2 Kunden in Deutschland auf, um schließlich abends nach Hause zu fahren. Montag, Dienstag und Mittwoch setzen Sie für den Mitarbeiter die Pauschalen für Österreich an, am Donnerstag die für die Schweiz und am Freitag gelten die Inlandssätze.

Auch hier gilt: Bleiben Sie bei den Pauschalen.Die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung dürfen Sie dem Mitarbeiter ohne Einzelnachweis steuerfrei (und sozialversicherungsfrei) erstatten. Wie bei den Inlandsreisekosten gilt auch hier: Sie müssen sich immer nach den einschlägigen Pauschalen richten – gleichgültig, ob der Mitarbeiter diese Beträge tatsächlich ausschöpft oder ob ihm gar an einem teuren Einsatzort höhere Kosten entstehen. Selbst wenn der Mitarbeiter durch Einzelnachweis höhere Kosten belegt, dürfen Sie ihm nur die Pauschalen ersetzen. Es steht Ihnen natürlich frei, mehr zu zahlen. Für diese Mehrbeträge müssen jedoch Sie und der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Der Arbeitnehmer muss die Überzahlung außerdem als Arbeitsentgelt versteuern.

Tipp: Sie dürfen aber bei einer Überschreitung von maximal 100 % den Betrag mit 25 % pauschal versteuern.

Dieser Betrag bleibt dann beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Achtung: Der Mitarbeiter kann alternativ auf die Erstattung vollständig verzichten und seine Ausgaben in seiner Einkommensteuererklärung in Höhe der Pauschalbeträge als Werbungskosten ansetzen. Machen Sie die Beschäftigten auf diese Möglichkeit aufmerksam!

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