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Lohnabrechnung: Bei exklusiven Betriebsfeiern dürfen Sie nicht pauschalieren

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Von Günter Stein,

Auch Betriebsfeiern sind in einem Unternehmen wichtig, um Mitarbeiter zu motivieren. Allerdings führen Zuwendungen an Mitarbeiter bei Betriebsveranstaltungen immer wieder zu Streitigkeiten mit den Finanzämtern. Mit einigen ganz legalenTricks können Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dafür sorgen, dass eine Betriebsveranstaltung weder für Ihr Unternehmen noch für die Mitarbeiter hohe Mehrkosten bedeutet.

Hierfür muss eine Feier aber einigeVoraussetzungen erfüllen. Sie darf beispielsweise nicht nur einem exklusiven Mitarbeiterkreis offenstehen (Bundesfinanzhof (BFH), Urteil vom 15.1.2009, AZ: VI R 22/06).

Lohnabrechnung: Abendveranstaltungen nur für Führungskräfte

Das höchste deutsche Finanzgericht hatte aktuell einen Fall zu entscheiden, in dem eine Arbeitgeberin ausschließlich für Führungskräfte in den Jahren 1997 bis 2001 Abendveranstaltungen abhielt. Die Arbeitgeberin pauschalierte die entsprechenden Zuwendungenmit einem Steuersatz von 25 % und führte hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge ab. Dieses Vorgehen wurde zur Nachzahlungsfalle: Nach Ansicht des zuständigen Betriebsstättenfinanzamts handelte es sich bei den Feiern nicht um Betriebsveranstaltungen i. S. d. § 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Als Folge behandelte es sämtliche Zuwendungen im Rahmen dieser Feste als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Eine Pauschalierung mit der Folge der Beitragsbefreiung sei hier nicht möglich gewesen. Der BFH gab dem Finanzamt Recht.

Lohnabrechnung: Feiern sollen allen offenstehen

Der Sinn von Betriebsveranstaltungen sei es, so das Gericht,den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit auch das Betriebsklima zu fördern. Dieser Zweck werde nur dann erfüllt, wenn ein Fest allen Mitarbeitern offenstehe und nicht bestimmte Gruppen bevorzugt würden. Die Pauschalierungsmöglichkeit bestehe unter anderem, um eine sachgerechte Besteuerung von Beschäftigten unterschiedlichster Lohngruppen zu ermöglichen. Daher sei im Streitfall eine Pauschalierung ausgeschlossen. Das Kriteriumder Beteiligung aller ist aber auch dann erfüllt,wenn Ihr Unternehmen aus organisatorischen Gründen die Feiern nur für bestimmte Zweigstellen oder Organisationseinheiten durchführt. Für die Anerkennung als echte Betriebsveranstaltung i. S. d. EStG zählt allein, dass Mitarbeiter nichtwegen ihrer Stellung oder ihrer Gehalts- bzw. Lohngruppe ausgeschlossen werden.

Lohnabrechnung: So feiern Sie betriebsprüfungssicher

Nur wenn eine Betriebsveranstaltung alle strengen Kriterien erfüllt, bleiben die Zuwendungen steuer- und beitragsfrei. Besteht Steuerpflicht, dürfen Sie unter ganz bestimmten Voraussetzungen pauschalieren. Dürfen Sie für eine Zuwendung die Lohnsteuer pauschalieren, handelt es sich dabei nicht um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Steht fest, dass eine Betriebsveranstaltung abgehalten werden soll, prüfen Sie am besten anhand der folgenden beiden Punkte die korrekte Behandlung der Zuwendungen:

1. Sind die Zuwendungen komplett steuer- und beitragsfrei? Ihre Extras aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn der Wert der gesamten Zuwendung (Essen, Fahrten etc.) pro Mitarbeiter die Freigrenze von 110 € (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt und Sie maximal 2 Betriebsfeiern pro Jahr veranstalten. Der BFH hat klargestellt (AZ: VI R 68/00), wann das Kriterium „mehr als 2 Veranstaltungen pro Kalenderjahr“ erfüllt ist:

a. Mehr als 2 Betriebsfeiern müssen demselben Kreis von Mitarbeitern offenstehen.

Beispiel: Eine Veranstaltung für das gesamte Unternehmen und 2 Veranstaltungen für dieselbe Zweigstelle bedeuten insgesamt 3 Feiern für die Zweigstelle. Dagegen sind beispielsweise eine Feier für das gesamte Unternehmen und eine Feier für jede einzelne Abteilung nicht mehr als 2 Betriebsveranstaltungen.

b. Ein Mitarbeiter, der wegen eines Wechsels innerhalb des Unternehmens an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen teilnimmt, kann die Zuwendungen bei Einhaltung der Freigrenze steuer- und beitragsfrei erhalten.

2. Bei Steuerpflicht: Dürfen Sie pauschalieren? Übersteigt der Wert der Mitarbeiterzuwendung die Freigrenze von 110 € auch nur um 1 Cent, ist die gesamte Leistung grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Das gilt ebenfalls für die gesamten Leistungen bei einer 3., 4., 5. etc. Betriebsfeier in Ihrem Unternehmen, wenn die Freigrenze hier eingehalten wurde. Sie haben aber die Möglichkeit, diese steuerpflichtigen Leistungen pauschal mit 25 % zu versteuern. Die Zuwendungen sind dann kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt nach § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).

Voraussetzungen: a. Die Feier muss Mitarbeitern stellungs- und verdienstübergreifend offenstehen (siehe oben).

Beispiel: Pauschalieren dürfen Sie, wenn ein Fest sich auf eine Abteilung beschränkt (z. B. Abteilungsgeburtstag). Nicht pauschalieren dürfen Sie hingegen, wenn nur das Management feiern darf.

b. Die Zuwendungen müssen Sachzuwendungen sein (Beispiel: Essen, kleine Geschenke, ein Ausflug etc.). Es darf sich nicht um Geld handeln. Auch Goldmünzen sind „Geld“ und zählen deshalb zu den Zuwendungen, die Sie nicht pauschalieren dürfen.

Lohnabrechnung: So sichern Sie die Einhaltung der Freigrenze

Sollen gar keine Steuern für eine Betriebsveranstaltung anfallen, muss Ihr Unternehmen die Freigrenze einhalten. Bei einem mehrtägigen Betriebsausflug ist das aber nicht ganz einfach. In solchen Fällen können Sie die Einhaltung der Freigrenze sichern, indem Sie die Mitarbeiter einfach zuzahlen lassen. Hierfür ist es evtl. sinnvoll und durchaus üblich, für die Beschäftigten eine Gemeinschaftskasse einzurichten. Für die Steuerfreiheit ist immer wichtig, dass ein Betriebsausflug im überwiegenden betrieblichen Interesse stattfindet. Entscheidend hierfür ist, dass der Kontakt der Mitarbeiter untereinander und das Betriebsklima gefördert werden. Dieses Ziel können nach Ansicht des BFH auch Veranstaltungen erfüllen, die sich über mehrere Tage hinziehen oder an denen sich die Mitarbeiter finanziell beteiligen (AZ: VI R 157/98). Wenn Angehörige des Mitarbeiters an der Feier teilnehmen, werden die Kosten dem Beschäftigten zugerechnet. Dadurch kann die Freigrenze schnell überschritten sein. Vereinbaren Sie notfalls eine Zuzahlung durch die Angehörigen.

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