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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Lohnabrechnung: Beschäftigungsverbot einer Schwangeren - So berechnen Sie das Entgelt

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Urheber: emiliau | Fotolia

Von Günter Stein,

Die Frage: Eine Mitarbeiterin ist schwanger und darf nicht mehr arbeiten. Wir in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung müssen die Entgeltfortzahlung berechnen. Was haben wir dabei zu beachten und wie gehen wir konkret vor?

Entgeltfortzahlung: Schwangere haben Anspruch auf bisheriges Entgelt

Die Antwort: Muss eine schwangere Mitarbeiterin mit ihrer Arbeit vollständig oder teilweise aussetzen, hat sie nach § 11 Mutterschutzgesetz (MuSchG) einen Anspruch auf ihr bisheriges Entgelt.

Das bedeutet: Ihr Unternehmen muss der Mitarbeiterin bei wöchentlicher Abrechnung den Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen weiterzahlen. Bei monatlicher Abrechnung gehen Sie von den vergangenen 3 Monaten aus. War die Dauer des Arbeitsverhältnisses kürzer, legen Sie diesen kürzeren Zeitraum zu Grunde.

Entgeltfortzahlung: Wie Sie das Entgelt berechnen

Bei der Berechnung gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Zunächst benötigen Sie den genauen Beginn der Schwangerschaft. Diesen entnehmen Sie dem Zeugnis des Arztes oder der Hebamme. Ist kein Datum angegeben, rechnen Sie vom voraussichtlichen Geburtsdatum (das immer angegeben ist) 280 Tage zurück.
  2. Anschließend ermitteln Sie den Referenzzeitraum für das Entgelt, also entweder die 3 Monate oder die 13 Wochen. Der Zeitraum endet am letzten Tag des Monats, der dem Eintritt der Schwangerschaft vorausgeht, um 24 Uhr. Von diesem Zeitpunkt aus rechnen Sie 3 Monate oder 13 Wochen zurück.

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Beispiel: Erster Tag der Schwangerschaft ist der 14.4.2009. Ende des Referenzzeitraums ist damit der 31.3.2009, 24 Uhr. Beginn des Referenzzeitraums ist der 1.1.2009, 0 Uhr (3 Monate) oder der 31.12.2008, 0 Uhr (13 Wochen).

Nun rechnen Sie das gesamte Bruttoentgelt, das die Mitarbeiterin im Referenzzeitraum verdient hat, zusammen. Dazu gehören alle Leistungen, die sich auf die Arbeit im Referenzzeitraum beziehen. Berücksichtigen Sie diese auch dann, wenn sie erst später gezahlt werden.

Entgeltfortzahlung: Was alles zum Bruttoarbeitslohn zählt

Außer dem Arbeitsentgelt zählen zum Bruttoarbeitslohn beispielsweise auch

  • vermögenswirksame Leistungen,
  • Anwesenheitsprämien,
  • Zulagen,
  • Verdiensterhöhungen (auch Verdienstkürzungen), die während des oder nach dem Referenzzeitraum eintreten.

Nicht berücksichtigen dürfen Sie

  • Leistungen, die zwar im Referenzzeitraum, aber nicht für Arbeit während dieser Zeit gezahlt werden (z. B. eine Gratifikation für die Gesamtleistung des ganzen Jahres),
  • Leistungen anlässlich der tatsächlichen Arbeit (z. B. Essenzuschüsse).

Schließlich teilen Sie das errechnete Gesamtentgelt durch die Zeiteinheiten (13 Wochen oder 3 Monate) und erhalten das Entgelt, das Sie Ihrer Mitarbeiterin im Rahmen der Entgeltfortzahlung weiterzahlen müssen.

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