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Lohnabrechnung: Betriebliche und private Kosten bei gemischten Reisen trennen - so geht's!

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Die Frage: Ich habe gehört, dass man problemlos Geschäftsreisen mit Privatreisen vermischen kann. Wie rechnet man solche Dienstreisen aber ab?

Probleme bei der Abrechnung von Geschäftsreisen

Die Antwort: Das ist tatsächlich neu. In der Vergangenheit gab es Probleme, wenn man seine Geschäftsreise mit einem (Kurz-)Urlaub kombiniert hat. Das Finanzamt hat dann alle Reisekosten, die nicht zu 100 % dem betrieblichen Bereich zugeordnet werden konnten, unter Hinweis auf das bestehende Aufteilungsverbot des § 12 EStG gestrichen. Abziehbar waren nur die Kosten, die zu 100 % betrieblich veranlasst waren, wie z. B. die Seminargebühr für eine betriebliche Veranstaltung. Bei anderen Aufwendungen, wie z. B. Fahrtkosten, lehnte das Finanzamt den Abzug insgesamt ab. Der BFH hat sich nunmehr zu einer vernünftigen Lösung durchgerungen (Beschluss vom 21.9.2009, Az. GrS 1/06, veröffentlicht am 13.1.2010). Danach ist es möglich, auswärtige Tätigkeiten mit einem privaten Urlaub zu kombinieren, ohne den Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug völlig zu verlieren. Der BFH-Beschluss erfasst rückwirkend auch alle noch offenen (nicht bestandskräftigen) Steuerfälle.

Aufteilung in einen betrieblichen und einen privaten Anteil ist zulässig

Aufwendungen für Geschäftsreisen, die so gut wie ausschließlich betrieblich veranlasst sind, dürfen zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Daran bestanden keine Zweifel und daran hat sich auch nichts geändert. Neu ist, dass nach dem BFH-Beschluss die Aufwendungen einer gemischten Reise aufgeteilt werden dürfen. Nach wie vor ist es erforderlich, die berufliche Veranlassung der Aufwendungen im Einzelnen umfassend darzulegen. Das gilt nunmehr auch für die Frage, ob ein Teil der Aufwendungen als beruflich veranlasst eingestuft werden kann. Unterschiedliche Reiseabschnitte können unterschiedlich beruflich oder privat veranlasst sein. Die Aufwendungen sind dann entsprechend aufzuteilen. Bei Geschäftsreisen, insbesondere bei Flugreisen ins Ausland, wird es nicht immer möglich sein, unmittelbar nach dem Ende der betrieblichen Veranstaltung zurückzureisen. Soweit sich dadurch der Aufenthalt verlängert, ist dies nicht als privater Aufenthalt einzustufen.

Aufteilung der Kosten bei Arbeitnehmern

Unternimmt Ihr Arbeitnehmer eine gemischte Geschäfts-/Dienstreise, unterscheiden Sie wie folgt:

  • Ihr Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Ihre Anordnung. Sie übernehmen insgesamt die Kosten der Geschäfts-/Dienstreise.
  • Ihr Arbeitnehmer unternimmt eine Reise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Kombiniert der Arbeitnehmer, der die Aufwendungen selbst trägt, seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann teilt er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten auf, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

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