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Lohnabrechnung: Bleiben Arbeitnehmer jetzt auf ihren Fahrtkosten sitzen?

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Von Günter Stein,

Steht im Arbeitsvertrag nicht, dass Kosten für dienstliche Fahrten übernommen werden, bleibt der Arbeitnehmer darauf sitzen. Denn Arbeitnehmer müssen die Fahrtkosten zum Arbeitsplatz in diesem Fall auch bei wechselnden Einsatzorten selbst tragen.

So das Landesarbeitsgericht (LAG) Rheinland-Pfalz in seinen in dieser Woche veröffentlichten Urteil (Az. 1 Sa 331/09). Im Klartext heißt das: Sie als Arbeitgeber müssen sich in solchen Fällen nur dann an den Kosten beteiligen oder diese übernehmen, wenn Sie dies im Arbeitsvertrag ausdrücklich vereinbart haben.

Lohnabrechnung: Arbeitnehmer verlangte Kostenerstattung

Mit diesem Urteil hat das Gericht die Klage eines Zeitarbeitnehmers abgewiesen, der im Auftrag eines Unternehmens dessen Kunden mit seinem privaten Auto zu Hause aufsuchte. Dafür verlangte er eine Kostenerstattung von 0,25 Euro pro Kilometer, denn letztlich habe es sich jeweils um eine Art Dienstfahrt gehandelt. Der Arbeitgeber aber sah das anders: Nach geltendem Recht seien die Kosten für die Fahrt zum Arbeitsplatz mit dem Lohn abgegolten. Einen allgemeinen Rechtsgrundsatz, dass dies bei wechselnden Arbeitsstätten anders sei, gebe es nicht.

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Lohnabrechnung: Was dieses Urteil für Sie bedeutet

Auch wenn dieses Urteil deutlich macht: Als Arbeitgeber können Sie (aber brauchen eben nicht) die dienstlich veranlassten Fahrt- und Reisekosten nicht erstatten, rate ich doch davon ab. Wenn ein Arbeitnehmer für Sie Fahrten unternehmen muss, und Sie ihm die Kosten nicht ersetzen wollen, können Sie ja darüber nachdenken, ihm für diese Fahrten einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen. Doch auch wenn er die Fahrten mit dem Privatwagen unternimmt, und die Kosten erstattet haben möchte, ist dies steuerlich unproblematisch. In diesem Fall können Sie ihm die Kosten für die gefahrenen Kilometer steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen – entweder im Rahmen einer Einzelberechnung oder pauschal.

Wichtig: Um Ihrem Mitarbeiter die gefahrenen Kilometer steuerfrei ersetzen zu können, müssen in jedem Fall

  • die Auswärtstätigkeit an sich und
  • die gefahrenen Kilometer

nachgewiesen werden. Das kann Ihr Arbeitnehmer z. B. durch Führung eines Fahrtenbuchs tun. Ihr Mitarbeiter muss dieses aber penibel genau führen, damit es das Finanzamt auch anerkennt. Folgende Mindestangaben zu Dienstfahrten muss er auf alle Fälle machen (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 3 LStR 2008):

  • Datum, Kilometerstand bei Beginn und am Ende der Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel, falls Umwege gemacht werden, auch die Reiseroute
  • Zweck der Reise und aufgesuchte Geschäftspartner

Lohnabrechnung: Was Sie ersetzen können

Einen Kilometerersatz können Sie Ihrem Mitarbeiter dann für die folgenden Fahrten leisten:

  • Fahrten zwischen Wohnung und dem Ort der Auswärtstätigkeit
  • Fahrten zwischen der regelmäßigen Arbeitsstätte und dem auswärtigem Tätigkeitsort
  • bei Übernachtungen: Fahrten von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte zur Übernachtungsstätte am auswärtigem Tätigkeitsort
  • Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten
  • Fahrten von der Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort zur Tätigkeitsstätte
  • Familienheimfahrten

In diesem Fall muss Ihnen Ihr Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten nachweisen, die Im Rahmen der Auswärtstätigkeit bei seinem Fahrzeug angefallen sind. Hierbei werden alle festen und laufenden Kosten berücksichtigt, etwa Garagenmiete, Versicherung, Kfz-Steuer, Kraftstoff, Öl, Reparaturen und die Umsatzsteuer. Ihr Arbeitnehmer muss diese Kosten für einen Zeitraum von zwölf Monaten (rein rechnerisch, also nicht unbedingt für das Kalenderjahr) nachweisen. Aus diesen Gesamtkosten wird dann ein Durchschnittswert der Kosten für das Fahrzeug je Kilometer errechnet. Dieser Wert bleibt so lange maßgeblich, bis sich wesentliche Änderungen ergeben.

Lohnabrechnung: Pauschaler Ersatz

Deutlich einfacher ist die Erstattung im Rahmen von Pauschalen, weil in diesem Fall die komplette Ermittlung und Überprüfung der Einzelkosten pro Kilometer entfallen. Für den steuer- und sozialversicherungsfreien Kostenersatz gelten dann 2009 und auch 2010 folgende Werte:

Verkehrsmittel

Pauschale pro gefahrenen Kilometer

Kraftwagen

0,30 €

Motorräder/-roller

0,13 €

Moped/Mofa

0,08 €

Fahrrad

0,05 €

Oft ist es so, dass nicht nur einer Ihrer Arbeitnehmer am auswärtigen Tätigkeitsort sein wird, sondern gleich mehrere, z. B. bei einer Projektarbeit. Dann ist es zweckmäßig, wenn sich diese Kollegen zu einer Fahrgemeinschaft zusammenschließen. Dem Mitarbeiter, der den oder die Kollegen dann mitnimmt, können Sie eine Mitnahme-Entschädigung erstatten. Das sind:

Kraftwagen

0,02 €

Motorräder/-roller

0,01 €

 

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