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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Lohnabrechnung: ELENA – oder - Was sich für Sie ab 1.10.2010 ändert

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Kennen Sie ELENA? Wenn nicht, dann wird es höchste Zeit, dass Sie sie kennen lernen. Beziehungsweise ihn – den elektronischen Entgeltnachweis, der Sie ab 1.10.2010 beschäftigen wird. ELENA ist das Verfahren, mit dem Sie zukünftig Einkommensnachweise elektronisch mit Hilfe einer Chipkarte mit integriertem Zertifikat zur Erstellung qualifizierter Signaturen erbringen.

Folge: Ab 1.1.2010 müssen Sie eine elektronische Meldung mit der Entgeltabrechnung fertigen.

Aber: Schon 2009 – also in den letzten beiden Monaten diesen Jahres, können Sie schon mit Elena konfrontiert werden. Man kann Sie auffordern, das Verfahren zu Testzwecken einzusetzen.

ELENA: Lohnabrechnung - Warum das Ganze?

Durch das neue Meldeverfahren sollen für die Zukunft bestimmte Meldungen ersetzt werden, wie beispielsweise die Arbeitsbescheinigung, die Sie jedem Arbeitnehmer bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zur Vorlage bei der Agentur für Arbeit auszuhändigen haben. Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen hat zusammen mit anderen Organisationen (wie z. B. dem Deutschen Städtetag) gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) herausgegeben. Diesen Grundsätzen hat das Bundesarbeitsministerium im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände zugestimmt.

ELENA: Lohnabrechnung - Monatliche Meldung an die ZSS vorgeschrieben

Wichtig für Sie: In diesen Grundsätzen wird festgehalten, dass vom Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung monatlich eine Meldung an die ZSS zu erstatten ist. Dies gilt auch für Monate, in denen kein Entgelt gezahlt wird, das Arbeits-, Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis aber weiter besteht. Die Meldungen müssen Sie übrigens unter Angabe der Rentenversicherungsnummer erstatten. Die Nummer finden Sie im Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers.

Tipp: Ist eine Versicherungsnummer nicht vorhanden, müssen Sie mit der ersten Meldung an die ZSS die Vergabe einer so genannten Vergabenummer beantragen.

Angeben müssen Sie auch die Schlüsselzahlen für die

  • Beitragsgruppen und
  • die Personengruppen

ELENA: Lohnabrechnung - Meldepflichten wie bei der "normalen" Sozialversicherungsmeldung

Auch die Betriebsnummer Ihres Betriebs müssen Sie angeben. Ihre Meldepflichten entsprechen im Grunde also den Angaben in der „normalen“ Sozialversicherungsmeldung.

Achtung: Sie haben die Meldungen durch verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfen zu erstatten.

Tipp: Sie können hierzu das von den Krankenkassen kostenlos zur Verfügung gestellte Verfahren sv-net verwenden. Es handelt sich dabei um das Verfahren, das auch bei Erstattung der „üblichen“ Sozialversicherungsmeldungen angewendet wird.

 

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