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Lohnabrechnung: Pauschalierung von Sachbezugswerten

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Von Günter Stein,

Sie haben die Möglichkeit, Sachzuwendungen an Ihre Mitarbeiter oder andere Personen pauschal zu versteuern. Aber was auf den ersten Blick einfach erscheint, hat seine Tücken.

Daher hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 29. 4. 2008,Az. IV B 2 – S 2297-b/07/0001, dazu ausführlich Stellung genommen: Sie führen einen pauschalen Einkommensteuersatz von 30 % an die Finanzverwaltung ab. Hinzu kommen noch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Die Höchstgrenze beträgt je Zuwendung und Person 10.000 € je Wirtschaftsjahr. Nutzen Sie diese Pauschalierungsmöglichkeit, ist für den Empfänger alles erledigt. Eine Versteuerung findet bei ihm nicht mehr statt.Möglich macht dies die Regelung des § 37b Einkommensteuergesetz (EStG).

Lohnabrechnung: Wenn Sie Ihre Kundschaft beschenken möchten

Sie möchten 10 besonders verdienten Kunden eine Digital-Kamera zukommen lassen, damit sie ihre Urlaubserlebnisse fotografieren können. Jede Kamera kostet 300 €. Um steuerlich alles zutreffend abzuwickeln, müsste jeder Empfänger, ohne die Pauschalierungsmöglichkeit, den Wert der Kamera als Einnahme in seiner Gewinnermittlung erfassen und letztendlich hierfür Steuern zahlen. Bei Ihnen wären Geschenke in dieser Größenordnung nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Doch hier greift jetzt die neue Pauschalierungsmöglichkeit. Sie rechnen:

Ermittlung Pauschalsteuer:

  • 10 Kameras à 300 € = inkl. Umsatzsteuer 3.000,00 €
  • Pauschalsteuer nach § 37b EStG, 30%: 900,00 €
  • Solidaritätszuschlag: 49,50 €
  • Kirchensteuer (z. B.NRW, 7 %): 63,00 €
  • Gesamtsteuerbelastung: 1.012,50 €

Die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung der Sachzuwendungen kann von jeder natürlichen oder juristischen Person in Anspruch genommen werden. Dies gilt auch in den Fällen, in denen ein ausländisches Unternehmen in Deutschland lebende Personen beschenkt. Zuwendungsempfänger können entweder

  • die eigenen Arbeitnehmer oder
  • dritte Personen, unabhängig von ihrer Rechtsform sein. Sie können daher auch AGs, GmbHs, Aufsichtsräte, Vereine, Geschäftspartner, deren Familienangehörige oder auch Mitarbeiter befreundeter Unternehmen beschenken.

Lohnabrechnung: Einheitliches Pauschalierungswahlrecht

Es besteht keine Verpflichtung, dass Sie Zuwendungen an Ihre Mitarbeiter oder Geschäftsfreunde auf der Grundlage des § 37b EStG pauschal versteuern.Vielmehr haben Sie ein Wahlrecht. Entscheiden Sie sich für die Pauschalierungsmöglichkeit, so gilt dies einheitlich für alle innerhalb des Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen. Sie dürfen jedoch Ihr Wahlrecht für Zuwendungen an Dritte und an Ihre eigenen Arbeitnehmer gesondert ausüben. Bei dem Pauschalierungshöchstbetrag handelt es ich um einen Bruttobetrag, also einschließlich Umsatzsteuer.Dabei gilt es, die Höchstgrenze je Person und Zuwendung zu beachten.

1.Beispiel: 3 Geschenke zu je 4.000 €: Sie lassen einem Geschäftspartner 3 Sachzuwendungen im Wert von jeweils 4.000 € zukommen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung können Sie die Pauschalierungsmöglichkeit nicht nur für die ersten beiden Sachzuwendungen anwenden, sondern auch noch für die Hälfte der 3.Zuwendung. Für die restlichen 2.000 € des 3. Sachgeschenks scheidet die Pauschalierung allerdings aus. Ihr Geschäftspartner muss die restlichen 2.000 € daher als Einnahme erfassen.

2.Beispiel: 1 Geschenk über 10.000 €: Sie lassen einem Geschäftspartner eine Reise im Wert von 15.000 €zukommen.Hier ist eine Pauschalierung ausgeschlossen, da der Wert die Höchstgrenze von 10.000 € übersteigt.

3.Beispiel: 3 Geschenke über 10.000 €: Sie lassen einem Geschäftspartner 3 Sachzuwendungen im Wert von 3.000 €, 5.000 € und 12.000 € zukommen. In diesem Fall überschreiten Sie zwar auch die Höchstgrenze einer Einzelzuwendung von 10.000 €, dennoch ist es zulässig,dass Sie für die anderen beiden Zuwendungen in Höhe von insgesamt 8.000 € die Pauschalierungsmöglichkeit in Anspruch nehmen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Mitarbeiter oder Ihre Geschäftspartner beschenken und die Pauschalierungsmöglichkeit nutzen, erfolgt die Zahlung der Pauschalsteuer über die Lohnsteuer-Anmeldung. Die Beträge tragen Sie in den Zeilen 18 (pauschale Lohnsteuer), 23 (Solidaritätszuschlag) und 24 bis 28 (Kirchensteuer) ein. Die einzelnen Empfänger führen Sie in Ihrer Meldung an das Finanzamt allerdings nicht mit auf.

Lohnabrechnung: Zulässigkeit der Wahlrechtausübung

Sie müssen sich nicht sofort entscheiden, ob Sie die Pauschalierungsmöglichkeit in Anspruch nehmen möchten.Vielmehr haben Sie laut Textziffer 7 des o. g. BMF-Schreibens bis zur letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Kalenderjahres Zeit. Dies gilt aber nicht für den Zeitpunkt der pauschalen Steuerzahlung. Hier stellt die Finanzverwaltung auf den Zeitpunkt ab, an dem Sie die Zuwendung an den jeweiligen Empfänger überreicht haben, bzw.wann er den Vorteil erhalten hat.

Beispiel: Sie überreichen einem Kunden im Juni 2008 2 Eintrittskarten zum Finale der Fußball-Europameisterschaft. Da die Übergabe der Karten im Juni 2008 erfolgte, ist die Pauschalsteuer in der Juni-Lohnsteuer-Anmeldung anzumelden und an den Fiskus zu zahlen. Entscheiden Sie sich im Verlauf des Jahres doch gegen die Pauschalsteuer,können Sie dies bis zur Dezember-Lohnsteuer-Anmeldung berichtigen.

Voraussetzung für die Pauschalierung ist weiterhin, dass es sich bei dem Geschenk um eine zusätzliche Zuwendung zur ohnehin geschuldeten Leistung oder zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn handelt.Weiterhin darf die Zuwendung nicht durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sein oder in Geld bestehen. Als Zuwendungen kommen regelmäßig Geschenke oder Incentives in Betracht. Hierzu gehören z. B. Reisen oder Sachpreise, die auf Grund eines Verkaufs- oder Außendienstwettbewerbs ausgelobt werden. Geschenke sind nach Auffassung der Finanzverwaltung auch Nutzungsüberlassungen. Zuzahlungen des Zuwendungsempfängers mindern die Bemessungsgrundlage.

Beispiel: Außendienstmitarbeiter A gewinnt eine 4-Tages-Kurzreise auf der AIDA. Die Kosten für diese Reise betragen für eine Balkonkabine 735 €. Hiervon muss A einen Eigenanteil von 135 € leisten. Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung mindert sich somit um 135 € auf 600 €.

Hinweis: Sachzuwendungen, deren Anschaffungskosten oder Herstellungskosten nicht mehr als 10 € betragen, behandelt der Fiskus als so genannte Streuwerbeartikel, die nicht mit in die Berechnung der Pauschalsteuer einzubeziehen sind.

Erhalten Ihre Mitarbeiter von einem Dritten Geschenke, so können Sie diese Geschenke nicht mit in die Bemessungsgrundlage Ihrer Pauschalsteuer einbeziehen. Die Pauschalsteuer ist hier vom Zuwender zu übernehmen.

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