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Lohnabrechnung: Privatnutzung eines Dienstwagens mit Fahrtenbuch - So beurteilen Sie richtig

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Von Günter Stein,

Kürzlich haben wir berichtet, dass das Bundesfinanzministerium (BMF) mit einem ganz aktuellen Schreiben klargestellt hat, wie Sie Zuzahlungen des Mitarbeiters zur Anschaffung eines Dienstfahrzeugs behandeln müssen (6.2.2009, AZ: IV C 5 – S 2334/08/10003).

Kürzlich haben wir berichtet, dass das Bundesfinanzministerium (BMF) mit einem ganz aktuellen Schreiben klargestellt hat, wie Sie Zuzahlungen des Mitarbeiters zur Anschaffung eines Dienstfahrzeugs behandeln müssen (6.2.2009, AZ: IV C 5 – S 2334/08/10003). Das hängt auch davon ab, ob die Abrechnung der Privatnutzung eines Dienstwagens nach einem Fahrtenbuch oder nach der pauschalen Berechnung mit der so genannten 1-%-Methode erfolgt. Wie Sie nach dem neuen BMF-Schreiben bei der 1-%-Methode erfahren, habe ich Ihnen in der letzten Ausgabe erläutert. Jetzt geht es um das Thema:

Lohnabrechnung: Wie die Fahrtenbuchmethode funktioniert

Wie Sie bei der Fahrtenbuchmethode verfahren: Die Fahrtenbuchmethode ist für Ihr Unternehmen und den Mitarbeiter häufig günstiger. Achten Sie aber darauf, dass eine schriftliche Vereinbarung über die Ermittlung des geldwerten Vorteils per Fahrtenbuch zwischen Unternehmen und Mitarbeiter besteht.

Lohnabrechnung: Das Fahrtenbuch muss lückenlos sein

Form und Vollständigkeit des Fahrtenbuchs dürfen nicht zu beanstanden sein. Sonst stellt es ein gefundenes Fressen für den Betriebsprüfer bei der nächsten Lohnsteueraußenprüfung dar.

Wichtig: Der Arbeitnehmer muss die Kilometer für sämtliche dienstliche und private Fahrten nach einem bestimmten Schema (s. u.) aufschreiben. Das gilt auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Kontrollieren Sie die Aufzeichnungen regelmäßig. Konkret müssen Sie dabei auf folgende Anforderungen (R 8.1 Abs. 9 Lohnsteuer-Richtlinie (LStR)) achten:

Dienstliche Fahrten:

Für jede dienstliche Fahrt, die der Mitarbeiter unternimmt, muss er

  • das Datum der Fahrt (zur besseren Übersicht können Sie außerdem die Uhrzeit vermerken lassen),
  • den km-Stand zu Beginn und am Ende der Auswärtstätigkeit,
  • das Reiseziel,
  • die gewählte Reiseroute bei Umwegen,
  • den Reisezweck und
  • den aufgesuchten Geschäftspartner

aufschreiben.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:

Hier genügt es, wenn der Mitarbeiter den Anfangskilometerstand, den Kilometerstand am Ende der Fahrt und die gefahrenen Kilometer aufzeichnet.

Privatfahrten:

Auch für Privatfahrten sind die Kilometerangaben ausreichend.

Lohnabrechnung: So berechnen Sie den geldwerten Vorteil

Aus dem Fahrtenbuch ersehen Sie die Fahrleistung des Dienstwagens für den Abrechnungszeitraum. Außerdem benötigen Sie die Gesamtkosten für das Fahrzeug im selben Zeitraum. Aus diesen beiden Größen errechnen Sie dann den geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer, der auf die Privatfahrten entfällt.

Die Gesamtkosten entsprechen dem tatsächlichen Kostenaufwand für den Firmenwagen laut der betrieblichen Buchführung. Dazu gehören Abschreibung, die laufenden Kosten, Unfallkosten.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält einen Dienstwagenauch zur privaten Nutzung. Der Listenpreis inklusive 19 % Umsatzsteuer des am 1.1.2008 gekauften Neuwagens beläuft sich auf 47.600 €. Der Beschäftigte hat sich an den Anschaffungskosten mit 10.000 € beteiligt. Die angefallenen laufenden Kosten betragen inklusive Umsatzsteuer 10.710 €. Laut Fahrtenbuch ist der Mitarbeiter im Jahr 2008 insgesamt 30.000 km gefahren, davon 5.000 km privat und 3.000 km zwi-schen Wohnung und Arbeitsstätte.

Den Kilometersatz berechnen Sie aus diesen Daten nun folgendermaßen:

AfA 1/8 (Neuwagen werden über 8 Jahre abgeschrieben) von 47.600 €: 5.950 €

+ laufende Kosten laut Buchhaltung 10.710 €

= Gesamtkosten in Höhe von 16.660 €

Daraus berechnen Sie den Kilometersatz mit der Formel:

Gesamtkosten : Gesamtkilometer = Kilometersatz

16.660 € : 30.000 km = 0,56 €

Den Kilometersatz multiplizieren Sie mit den privat gefahrenen Kilometern (inklusive Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte):

8.000 x 0,56 € = 4.480 €.

Ergebnis: Der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer betrug für das Jahr 2008 4.480 €, bzw. 373,33 € monatlich. Die darauf anzurechnende Zuzahlung des Arbeitnehmers beträgt 10.000 €. Diese rechnen Sie aber im Kalenderjahr max. in Höhe des Nutzungswerts von 4.480 € an. Es verbleibt danach ein Nutzungswert von 0 €. Der Restbetrag von 5.520 € (10.000 € – 4.480 €) kann in den Folgejahren auf den Nutzungswert angerechnet werden.

Achtung: Den Wert von 4.480 € dürfen Sie auch für 2009 zu Grunde legen. Die oben durchgeführte exakte Berechnung für 2009 ist erst am Ende des Jahres möglich. Zum Ende des Kalenderjahrs oder zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie dann eine Endabrechnung vornehmen und die Differenzen zu Gunsten oder zum Nachteil (je nach Berechnungsergebnis) des Mitarbeiters ausgleichen.

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