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Lohnabrechnung: So können Sie Ihren Mitarbeitern Telefonkosten erstatten

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Lohnabrechnung Telefonkosten

Von Günter Stein,

Die Frage: Ich habe sehr engagierte Mitarbeiter, die auch schon einmal von zu Hause oder mit ihrem Privat-Handy berufliche Gespräche führen. Jetzt fragte einer meiner Mitarbeiter, ob ich diese Kosten nicht erstatten könne.

Die Frage: Ich habe sehr engagierte Mitarbeiter, die auch schon einmal von zu Hause oder mit ihrem Privat-Handy berufliche Gespräche führen. Jetzt fragte einer meiner Mitarbeiter, ob ich diese Kosten nicht erstatten könne. Wie und unter welchen Voraussetzungen kann ich meinen Mitarbeitern hier etwas „Gutes tun“?

Betriebliches Telefon erspart die Erstattung von Telefonkosten

Die Antwort: Stellen Sie Ihren Arbeitnehmern ein betriebliches Telefon zur Verfügung. Dies gilt für alle Geräte im Betrieb, am Heimarbeitsplatz zu Hause und für Mobiltelefone! Mit dem betrieblichen Telefon ersparen Sie sich erheblichen Abrechnungsaufwand. Sie zahlen die vollen Gebühren an das Telekommunikationsunternehmen. Ob Ihr Arbeitnehmer auch privat telefoniert, interessiert dabei steuerlich nicht. Die Privatnutzung eines betrieblichen Telefon- oder Faxanschlusses ist steuerfrei nach § 3 Nr. 45 Einkommenssteuergesetz.

Telefonkosten als Auslagenersatz ohne Lohnsteuer zahlbar

Wollen Sie das nicht, da Sie keine ausufernden Kosten übernehmen möchten, kann ich das auch gut verstehen. Dann wird es allerdings etwas schwieriger. Führt Ihr Arbeitnehmer vom privaten Telefon betriebliche Telefonate, können Sie selbstverständlich die Telefonkosten als Auslagenersatz steuerfrei zahlen. Dazu gehören Gesprächsgebühren, Grundgebühr und Nutzungsentgelte für die Telefonanlage. Ihr Mitarbeiter hat die Kosten nachzuweisen. Dies ist mit einem Einzelnachweis oder einem Pauschalnachweis möglich. Beim Einzelnachweis rechnen Sie folgendermaßen:

So berechnen sich die Telefonkosten beim Einzelnachweis

Gesamtgebühren x betrieblich veranlasste Verbindungsengelte : gesamte Verbindungsentgelte (inkl. Internet)

Dabei hat Ihr Arbeitnehmer die betrieblichen Gespräche und die darauf entfallenden Gesprächsgebühren anhand von Unterlagen nachzuweisen. Kann er dies nicht, rechnen Sie pauschal ab. Nehmen Sie dann 20 % der von Ihrem Mitarbeiter im jeweiligen Monat insgesamt entstandenen Kosten. Der Höchstbetrag für steuerfreie Erstattungen liegt allerdings bei 20 € Euro pro Monat.

Wichtig: Auch in diesem Fall lassen Sie sich Kopien der monatlichen Telefonrechnungen vorlegen.

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