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Lohnabrechnung: So nutzen Sie die neue Pauschalsteuer

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Bereits seit letztem Jahr können Sie Sachzuwendungen an Mitarbeiter (z.B. Incentivereisen) oder an Geschäftspartner mit 30 % pauschal besteuern.

Diese Regelung wurde aus Unsicherheit über die richtige Anwendung bisher kaum genutzt. Nachdem die OFD Rheinland schon in einigen Punkten für Klarheit gesorgt hat, liegt nun ein ausführliches BMF-Schreiben zum Thema vor (vom 29.4.2008, IV B 2 – S 2297– b/07/0001).

Lohnabrechnung: Pauschal oder individuell versteuern?

Demnach gilt Folgendes: Sie können frei entscheiden, ob Sie Zuwendungen pauschal oder individuell versteuern wollen. Wenn Sie sich jedoch für die Pauschalversteuerung entscheiden, müssen Sie sie einheitlich für alle Sachzuwendungen innerhalb eines Jahres anwenden. Nur für Mitarbeiter bzw. Geschäftspartner dürfen Sie getrennt entscheiden. Ob Sie die Pauschalversteuerung nutzen wollen, müssen Sie für Geschäftspartner im laufenden Wirtschaftsjahr, spätestens mit der letzten Lohnsteueranmeldung entscheiden.

Lohnabrechnung: Sie haben bis Ende Februar Zeit

Für Arbeitnehmer können Sie sich bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (bis 28. Februar des Folgejahres) Zeit lassen. Das gilt auch, wenn der Mitarbeiter im Lauf des Jahres ausgeschieden ist. Können Sie den Lohnsteuerabzug nicht mehr ändern, wenn Sie sich für die Pauschalversteuerung entscheiden, müssen Sie dem Mitarbeiter eine Bescheinigung über die Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG ausstellen. Der Mitarbeiter kann die Korrektur der bereits individuell besteuerten Zuwendung dann mit seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Lohnabrechnung: Welche Zuwendungen unter die Pauschalversteuerung fallen

Wenn Sie Mitarbeitern größere Sachzuwendungen zukommen lassen und deshalb die Pauschalierung nach § 37b EStG nutzen wollen, gilt diese nur für solche Sachbezüge, für die keine andere gesetzliche Bewertungs- und Pauschalierungsregel besteht:

  1. Der Firmenwagen wird trotzdem nach 1-%-Regel oder Fahrtenbuchmethode besteuert.
  2. Sie können auch weiterhin den kleinen Rabattfreibetrag von 44 € monatlich nutzen (z.B. für Benzingutscheine oder Darlehen).
  3. Aufmerksamkeiten im Wert bis 40 € (z.B. Geburtstagsgeschenk) sind nach wie vor steuerfrei. Wird die 40-€-Grenze überschritten, können Sie aber die Pauschalversteuerung nutzen. Vorsicht: Geschenke an Geschäftspartner fallen in den Anwendungsbereich des § 37b EStG, sobald ihr Wert 10 € übersteigt.

Beachten Sie: Nur Zuwendungen bis 10.000 € pro Mitarbeiter und Jahr können Sie nach § 37b EstG pauschal versteuern. Dabei handelt es sich einerseits um einen Freibetrag (von 3 Zuwendungen im Wert von je 5.000 € dürfen Sie die ersten beiden mit 30 % pauschal versteuern, die dritte ist beim Mitarbeiter lohnsteuerpflichtig). Andererseits liegt hier aber auch eine Freigrenze: Liegt eine einzelne Zuwendung im Wert über 10.000 €, ist die Pauschalversteuerung insgesamt ausgeschlossen.

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