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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Lohnabrechnung: So rechnen Sie Benzingutscheine rechtssicher ab

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Die aktuellen Rechtsstreitigkeiten rund um Gutscheine zeigen immer wieder: Hier lauern ungezählte Fehlerquellen und den Unternehmen drohen hohe Nachzahlungen.

Auf Grund der zahlreichen noch offenen Fragen zu diesem Thema hat die Oberfinanzdirektion (OFD) Hannover einen Erlass (vom 24.4.2008, AZ: S 2334-281-StO 212) veröffentlicht. Dieser klärt bisher zweifelhafte Details und liefert Ihnen praktikable Muster.

Für Benzingutscheine gilt grundsätzlich: Sie bleiben steuerfrei, wenn sie ein Sachbezug sind. Das ist dann der Fall, wenn sie eine ganz bestimmte Sache, aber keinen Geldbetrag nennen (z. B. 20 l Benzin). Der Wert des Sachbezugs darf die Grenze von 44 € pro Mitarbeiter und Monat außerdem nicht überschreiten (Freigrenze). Sozialversicherungsfrei (und damit auch kein Arbeitsentgelt) bleibt der Benzingutschein, wenn er steuerfrei ist und der Mitarbeiter den Gutschein zusätzlich zu seinem Entgelt erhält.

Benzingutschein: Mit diesen Vorlagen können Sie jetzt arbeiten

Darüber, wann die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit genau vorliegen, herrscht in zahlreichen Lohnbüros große Unsicherheit. Problematisch bei den sich ständig verändernden Benzinpreisen ist vor allem, dass kein Geldbetrag genannt werden darf. Welche Menge an Benzin kann also angegeben werden, ohne die Grenze von 44 € monatlich zu überschreiten? Die OFD Hannover stellt Ihnen für die Lösung dieses Problems einige rechtssichere Vorlagen zur Verfügung. Außerdem wird empfohlen, eine Regelung mit den Mitarbeitern und einen Ablaufplan mit der Tankstelle zu vereinbaren.

Benzingutschein: Wie Sie unklare Fälle jetzt beurteilen

Obwohl Benzingutscheine seit vielen Monaten ein großes Thema bei Verwaltung und Rechtsprechung sind, waren einige in der Praxis sehr häufig vorkommende Fälle nach wie vor unklar. Hier wurden jetzt eindeutige Entscheidungen getroffen, an denen Sie sich in Zukunft orientieren können:

Benzingutschein - 1. Fall: Gutschein auf eigenem Briefpapier

Der Arbeitgeber stellt selbst einen Benzingutschein her, und zwar auf seinem Briefpapier. Art und Menge des Kraftstoffs sowie die Tankstelle sind genau bezeichnet. Die Mitarbeiter lösen diese Gutscheine, die sie zusätzlich zum Arbeitsentgelt erhalten, bei der Tankstelle ein. Mit dieser hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Danach erfolgt die Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Tankstelle.

Lösung: Es handelt sich um einen steuerfreien (und damit auch sozialversicherungsfreien) Sachbezug, sofern die Freigrenze beachtet wurde. Kein Problem stellt es dar, dass der Arbeitgeber selbst eine so genannte Anweisung hergestellt und die Gutscheine nicht bei der Tankstelle besorgt hat.

Benzingutschein - 2. Fall: Gutschein gegen Tankkarte

Die Mitarbeiter erhalten Gutscheine, auf denen nur die Ware und kein Geldbetrag vermerkt ist. Die Gutscheine werden aber nicht bei der Tankstelle eingereicht. Vielmehr dürfen die Mitarbeiter, die einen Gutschein erhalten haben, die angegebene Menge mit einer Tankkarte des Arbeitgebers tanken.

Lösung: Es handelt sich nicht um einen Sachbezug, sondern um steuerpflichtigen Barlohn. Durch Ausgabe der Tankkarte tilgt der Arbeitgeber eine Verbindlichkeit des Arbeitnehmers mit Geld.

Benzingutschein - 3. Fall: Tanken auf Tankkarte

Auf Grund einer Vereinbarung dürfen die Mitarbeiter eine bestimmte Menge Benzin mit Tankkarten tanken. Die Karten lauten auf den Arbeitgeber. Daneben erhalten die Beschäftigten eine Bescheinigung, die belegt, dass im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers getankt wird. Das Benzin wird direkt zwischen Tankstelle und Arbeitgeber abgerechnet.

Lösung: Es handelt sich um steuerpflichtigen Barlohn. Die Tankkarte hat die Wirkung einer Firmenkreditkarte, die ebenfalls zu steuerpflichtigem Entgelt führt.

Benzingutschein - 4. Fall: Blankogutscheine

Der Arbeitgeber gibt Blankogutscheine für eine bestimmte Tankstelle aus. Blanko bedeutet: Art und Menge des Kraftstoffs werden erst bei Einlösung des Gutscheins von der Tankstelle eingetragen. Der Arbeitgeber rechnet mit der Tankstelle ab.

Lösung: Es handelt sich um steuerpflichtiges Arbeitsentgelt. Für einen steuerfreien Sachbezugswert müssen Art und Menge der konkret bezeichneten Ware von vornherein auf dem Gutschein stehen.

Benzingutschein - 5. Fall: Abrechnung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber

Der Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern Gutscheine über eine bestimmte Menge Benzin zur Verfügung. Ein Betrag ist nicht genannt. Die Beschäftigten können die Gutscheine bei einer Tankstelle ihrer Wahl „einlösen“, bezahlen das Benzin aber zunächst selbst und rechnen dann mit dem Arbeitgeber ab.

Lösung: Es handelt sich um eine steuerpflichtige Geldleistung. Der Gutschein spielt hier gar keine Rolle, da der Arbeitgeber nicht Vertragspartner der Tankstelle wird und auch nicht mit dieser abrechnet.

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