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Lohnabrechnung: So rechnen Sie Mahlzeiten auf der Dienstreise wieder richtig ab

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Die Frage: Ein Mitarbeiter war vom 18.8.2010, ab 6.00 Uhr, bis 20.8.2010, 14.30 Uhr, auf Dienstreise in den Niederlanden. Er nahm an beiden Abenden jeweils an Arbeitsessen teil. Finanziert wurden die Abendessen von uns als Arbeitgeber.

Unser Mitarbeiter berechnete im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung: 23 € + 39 € +23 € = 85 € für Verpflegungsmehraufwendungen. Welche Beträge sind von uns für die beiden Essen abzuziehen?

Welche Pauschbeträge Sie steuerfrei erstatten können

Die Antwort: Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen in den Niederlanden können Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei erstatten:

  • bei Abwesenheit von 24 Stunden 39 €
  • bei Abwesenheit von mindestens 14 Stunden 26 € (nicht 23 € – wie vom Mitarbeiter berechnet)
  • bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden 13 €

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die amtlichen Sachbezugswerte für die unentgeltliche Mahlzeitengewährung nur dann anzuwenden sind, wenn die Verpflegungskosten für eine „gewisse Dauer“ anfallen. Dabei hat er nicht unterschieden zwischen ein- oder zweitägigen Dienstreisen. Die Gewährung von zwei unentgeltlichen Mahlzeiten ist nicht vom Begriff „gewisse Dauer“ erfasst. Diese unentgeltlichen Mahlzeiten sind daher mit den tatsächlichen Werten am Abgabeort (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG) als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Das Bundesfinanzministerium hat ein Wahlrecht eingeräumt

Danach dürfen Sie als Arbeitgeber ansetzen:

  1. tatsächliche Aufwendungen als geldwerter Vorteil (also so, wie der Bundesfinanzhof entschieden hat) oder
  2. die amtlichen Sachbezugswerte (1,57 € für Frühstück, 2,80 € für Mittagessen, 2,80 € für Abendessen).

Diese zweite Variante ist aber nur möglich, wenn der Wert der jeweiligen Mahlzeit 40 € (brutto) nicht übersteigt („Üblichkeitsgrenze“). Wird dieser Wert überschritten, ist der geldwerte Vorteil der unentgeltlichen Mahlzeiten mit dem Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Beide Varianten möglich

Für Ihren geschilderten Fall wären somit beide Varianten möglich:

  1. Endpreis (brutto) unter 40 € geldwerter Vorteil je Abendessen: 2,80 € x 2 Tage = 5,60 €
  2. Endpreis (brutto) des Abendessens am Abgabeort z. B. 40 € geldwerter Vorteil je Abendessen 20 x 2 Tage = 40 €.

Die unentgeltliche Mahlzeitengewährung muss als geldwerter Vorteil von Ihrem Mitarbeiter versteuert werden.

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