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Lohnabrechnung: Wann Ihr Mitarbeiter Verpflegungspauschale geltend machen kann

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Wenn ein Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit auf Ihre Veranlassung hin kostenlose Mahlzeiten erhält, können Sie ihm trotzdem die üblichen Verpflegungspauschalen steuerfrei zahlen. Allerdings müssen Sie im Gegenzug den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeiten (2009: 1,53 € für ein Frühstück, 2,73 € für ein Mittag- oder Abendessen) als geldwerten Vorteil der Lohnsteuer unterwerfen (R 8.1 Abs. 8 LStR).

Der Bundesfinanzhof sieht das jedoch ganz anders (BFH, 19.11.2008, VI R 80/06) – und das Finanzministerium ist seiner Vorgabe gefolgt. Demnach gilt:

Lohnabrechnung: Der tatsächliche Wert der Mahlzeit ist anzusetzen

Nach Auffassung des BFH sind die amtlichen Sachbezugswerte nur für solche Fälle maßgeblich, in denen der Mitarbeiter die Verpflegung für eine gewisse Dauer als Teil des Arbeitslohns erhält. Das ist bei einzelnen Auswärtstätigkeiten (hier: 2-tägige Fortbildungsveranstaltung) nicht der Fall. In solchen Fällen müsse daher der um übliche Preisnachlässe geminderte Endpreis (§ 8 Abs. 2 EStG) als geldwerter Vorteil erfasst werden. Aus Vereinfachungsgründen können Sie dabei mit 96 % des tatsächlichen Preises rechnen.


Lohnabrechnung: Wann der kleine Rabattfreibetrag greift

Interessant dabei: Wenn der Wert der Mahlzeiten höchstens 44 €/Monat beträgt und der Mitarbeiter keine anderen Sachbezüge erhält, sind die Mahlzeiten im Rahmen des kleinen Rabattfreibetrags steuerfrei. Dabei dürfen Sie vom Wert der Mahlzeit sogar noch die steuerfreien Verpflegungspauschalen abziehen, sofern Sie sie nicht ausgezahlt haben.

Beispiel: Sie laden Ihre Mitarbeiter zu einem 2-tägigen Seminar in ein nahe gelegenes Hotel ein, Beginn: Montag, 9 Uhr, Ende: Dienstag, 16 Uhr. Für die Verköstigung an diesen Tagen (1 Frühstück, 2 Mittagessen und 1 Abendessen) zahlen Sie 60 € pro Person. Verpflegungspauschalen für diese Tage zahlen Sie nicht.

Abrechnung laut BFH:

Wert der Mahlzeiten: 96 % von 60 € = 57,60 €

./. Verpflegungspauschale (2 x 12 €) = 24,00 €

Geldwerter Vorteil = 33,60 €

Die 33,60 € können auf den kleinen Rabattfreibetrag angerechnet werden. Sie sind steuer- und beitragsfrei, sofern die 44-€-Grenze nicht durch Zusammenrechnung mit anderen Sachbezügen überschritten wird.

Abrechnung nach Lohnsteuerrichtlinien:

2 Mittag- und 1 Abendessen: 3 x 2,73 € = 8,19 €

1 Frühstück = 1,53 €

Geldwerter Vorteil = 9,72 €

Die 9,72 € sind steuer- und beitragspflichtig. Sie können nicht auf den kleinen Rabattfreibetrag angerechnet werden. Der Mitarbeiter kann jedoch die Verpflegungspauschale (24 €) in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Lohnabrechnung: Die Konsequenzen für Sie

Nach Lohnsteuerrichtlinien abzurechnen, ist sinnvoll, wenn Sie den kleinen Rabattfreibetrag anderweitig ausschöpfen. Nutzen Sie den kleinen Rabattfreibetrag jedoch noch nicht, lohnt sich die Abrechnungsmethode des BFH.

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