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Lohnbrechnung: Kann Sie ein Arbeitnehmer wirklich so auf Trab halten?

4 1 Beurteilungen

Von Günter Stein,

Die Frage: Ein Mitarbeiter von uns ist September 2008 ausgeschieden. Durch mehrmaligen Umzug etc. hat er seine Unterlagen wie z. B. Lohnsteuerbescheinigung, Gehaltsabrechnung usw. „verloren“.

In den vergangen Monaten die seit seinem Ausscheiden vergangen sind, haben wir ihm selbst diese Unterlagen 2 x wiederholt ausgedruckt und auf dem Postweg zukommen lassen, sowie der Agentur für Arbeit zweimal die erstellte Arbeitsbescheinigung. Nun ruft er wieder an und bittet um Zusendung dieser Unterlagen, da er sie wieder nicht verfügbar hat. Die Frage hierzu – wie oft ist man als Arbeitgeber verpflichtet Unterlagen, die der Mitarbeiter „verschlampt hat, dem Arbeitnehmer zukommen zu lassen?

Lohnabrechnung: Wann Sie die Unterlagen zur Verfügung stellen müssen

Die Antwort: Hierzu sind Sie überhaupt nicht verpflichtet. Denn als Arbeitgeber haben Sie dem Arbeitnehmer direkt nach / bei seinem Ausscheiden die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen – und gut ist. Was er dann damit macht, ist ganz alleine seine Sache. Doch lassen Sie uns einen Blick auf die rechtlichen Hintergründe werfen:

Lohnabrechnung: Wenn das Arbeitsverhältnis endet

Endet das Arbeitsverhältnis, haben Sie als Arbeitgeber die Pflicht, sämtliche Arbeitspapiere sorgfältig und richtig zu erstellen und Ihrem ausscheidenden Mitarbeiter herauszugeben (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 20.02.1997, Aktenzeichen: 8 AZR 121/95). Folgende Arbeitspapiere müssen Sie zusammenstellen und Ihrem Mitarbeiter aushändigen:

  • Lohnsteuerkarte, § 39b Einkommensteuergesetz (EStG)
  • Bescheinigung über im Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub (Urlaubsbescheinigung), § 6 Absatz 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
  • Arbeitserlaubnis, § 285 SGB III
  • Arbeitsberechtigung, § 286 SGB III
  • Arbeitsbescheinigung zur Vorlage bei der Agentur für Arbeit (vormals Arbeitsamt), § 312 SGB III
  • Meldungen zur Sozialversicherung (Versicherungsnachweis nach 2. DEVO)
  • Zeugnis, § 109 Gewerbeordnung (GewO); § 8 Berufsbildungsgesetz (BBiG)
  • Entgeltbelege nach § 9 Heimarbeitsgesetz (HAG)
  • Gesundheitsbescheinigung für Jugendliche, § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz
  • Gesundheitszeugnis im Einzelhandel, § 18 Bundesseuchengesetz.
  • Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter sämtliche Bewerbungsunterlagen zurückgeben, die er Ihnen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses überlassen hat. (Lebenslauf und Bewerbungsschreiben gehören nicht zu diesen Arbeitspapieren und müssen deshalb nicht zurückgegeben werden.)

Maßgebend ist die tatsächliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das kann das Ende der Beschäftigung, der Ablauf des zum Ende des Arbeitsverhältnisses gewährten Urlaubs oder aber das Ende einer Freistellung sein.

Wichtiger Hinweis! Um sich unnötigen Ärger zu ersparen, halten Sie als Arbeitgeber die Arbeitspapiere für Ihren Mitarbeiter an seinem letzten Arbeitstag bereit, denn dann ist die Herausgabe der Papiere fällig. Daran ändert sich auch nichts, wenn Ihr Arbeitnehmer vor seinem Ausscheiden im Urlaub ist oder wenn er von Ihnen unwiderruflich beurlaubt wurde. Hat Ihr Mitarbeiter gegen seine Kündigung Kündigungsschutzklage erhoben, gilt auch für den laufenden Kündigungsschutzprozess, dass Sie die Arbeitspapiere am letzten Arbeitstag bereithalten müssen. Der Fälligkeitstermin zur Herausgabe der Arbeitspapiere ändert sich auch durch eine Kündigungsschutzklage nicht.

Tipp: Für den Fall, dass die tatsächliche Beschäftigung Ihres Mitarbeiters unerwartet vorzeitig endet, beispielsweise durch fristlose Kündigung einer Seite oder durch Vertragsbruch Ihres Arbeitnehmers, kann Ihnen als Arbeitgeber nicht zugemutet werden, am selben Tag die ordnungsgemäß ausgefüllten Arbeitspapiere bereitzuhaben und herauszugeben. Sie dürfen sich in einem solchen Fall bis zum nächsten betriebsüblichen Abrechnungstermin Zeit lassen (vgl. Hessisches Landesarbeitsgericht (LAG), Urteil vom 01.01.1984, Aktenzeichen: 10 Sa 858/83).

Lohnabrechnung: Mitarbeiter muss Arbeitspapiere persönlich abholen

Die Arbeitspapiere muss sich Ihr Mitarbeiter persönlich in Ihrem Betrieb abholen

Er kann allerdings auch eine bevollmächtigte Person schicken, um die Papiere entgegenzunehmen. Dies folgt aus dem Grundsatz, dass für sämtliche Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis der Ort der Arbeitsstätte so genannter Erfüllungsort ist, § 269 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Sie sind als Arbeitgeber nur dann verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter die Arbeitspapiere zu übersenden, wenn Sie nicht in der Lage waren, die Unterlagen rechtzeitig und vollständig verfügbar zu haben, um sie dem ausscheidenden Mitarbeiter auszuhändigen. Ist Ihr Mitarbeiter aus persönlichen Gründen, beispielsweise wegen Krankheit, nicht in der Lage, die Arbeitspapiere in Ihrem Betrieb abzuholen, oder ist es ihm auf Grund eines weit entfernten Wohnsitzes nicht zuzumuten, persönlich in den Betrieb zu kommen, so sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die vollständigen Unterlagen an Ihren Mitarbeiter zu versenden (BAG, Urteil vom 08.03.1995, Aktenzeichen: 5 AZR 848/93).

Wichtig: Sie haben als Arbeitgeber kein Recht, die Arbeitspapiere zurückzuhalten, da Ihr Arbeitnehmer die Arbeitspapiere zur Vorlage bei einem neuen Arbeitgeber oder der Agentur für Arbeit benötigt. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitspapieren haben Sie daher grundsätzlich nicht. Allerdings kann auch Ihr Mitarbeiter seine Arbeitspapiere nicht beliebig von Ihnen fordern. Sind die folgenden Fristen verstrichen, kann Ihr Mitarbeiter nicht mehr die Herausgabe von Arbeitspapieren verlangen:

  • Der Anspruch auf Ausfüllung der Arbeitspapiere verjährt nach 3 Jahren, § 195 BGB, und
  • der Anspruch Ihres Arbeitnehmers auf Herausgabe der Arbeitspapiere verjährt nach 30 Jahren, § 197 Absatz 1 Nr. 1 BGB.

Wichtiger Hinweis! Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter die erforderlichen Papiere verspätet oder überhaupt nicht herausgeben, dann können Sie sich schadensersatzpflichtig machen. Sie geraten als Arbeitgeber ohne weitere Mahnung in Verzug, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter am letzten Arbeitstag die erforderlichen Arbeitspapiere nicht zur Verfügung stellen.

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