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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Lohnsteuer: Aufwendungen für Übernachtungen korrekt erstatten

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Lohn Gehalt Lohnsteuer

Von Günter Stein,

Bei der Erstattung der Übernachtungskosten war durch die Lohnsteuer-Richtlinien eigentlich eine Änderung geplant: Es sollte nicht mehr möglich sein, Übernachtungskosten pauschal abzugelten.

Lohnsteuer-Richtlinie: Pauschale Abgeltung weiter möglich

Wider Erwarten bleibt es aber nun doch bei der pauschalen Abgeltungsmöglichkeit. Das bedeutet für Sie: Der Mehraufwand, den diese Änderung bedeutet hätte, bleibt aus. Nach der aktuellen R 9.7 LstR sind Übernachtungskosten die tatsächlichen Kosten, die einem Mitarbeiter für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Für Auswärtstätigkeiten dürfen Sie im Rahmen einer Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer pro Inlandsübernachtung pauschal 20 Euro erstatten. Der Mitarbeiter muss Ihnen keine Nachweise vorlegen, allerdings muss feststehen, dass der Mitarbeiter auch tatsächlich übernachtet hat.

Lohnsteuer-Richtlinie: Wie Sie die Kosten ermitteln

Alternativ zur pauschalen Erstattung können Sie dem Mitarbeiter auch die nachgewiesenen Kosten in voller Höhe ersetzen. Beachten Sie dabei nach den aktuellen LstR Folgendes:

  1. ein Mitarbeiter nutzt während einer Auswärtstätigkeit ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun haben (Beispiel: Der Ehepartner begleitet den Mitarbeiter auf einer Dienstreise). In diesem Fall müssen Sie die Kosten ermitteln, die entstanden wären, wenn der Mitarbeiter in einem Einzelzimmer übernachtet hätte.
  2. Übernachten mehrere Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit in einem Mehrbettzimmer, teilen Sie die Kosten gleichmäßig unter den Mitarbeitern auf.
  3. Umfasst die Hotelrechnung auch die Kosten für Verpflegung (in der Regel gilt dies zumindest für das Frühstück), müssen Sie den Gesamtbetrag um die Kosten für die Verpflegung kürzen. Gehen diese aus der Rechnung nicht hervor, setzen Sie einfach die Werte an, die R 9.7 Abs. 1 LstR vorgibt:
    • für ein Frühstück 20 % des Gesamtbetrags
    • Für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % des Gesamtbetrags

 

Lohnsteuer-Richtlinie: Immer von Frühstück im Übernachtungspreis ausgehen

Der Abzug der fiktiven Frühstückskosten dient nur der Ermittlung der Übernachtungskosten. Sie dürfen nicht von diesen Werten ausgehen, wenn es um die Erstattung der Verpflegungsaufwendungen geht. Hier gehen Sie ausschließlich von den Pauschalen aus.

Wichtig: Sie müssen immer davon ausgehen, dass die Übernachtungskosten auch die Kosten für das Frühstück enthalten, wenn das Hotel dies nicht ausdrücklich auf der Rechnung vermerkt (also z. B. „Die Gesamtkosten enthalten nicht die Kosten für das Frühstück“).

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