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Lohnsteuer: Die neue „18-Monate-Grenze“ ist da

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Von Günter Stein,

Seit diesem Jahr ist bei den Reisekosten nichts mehr, wie es war.

Nach den Lohnsteuerrichtlinien (LstR), die für die Abrechnungszeiträume ab 1.1.2008 gelten, müssen Sie bei der Reisekostenerstattung mit einigen Neuerungen arbeiten, sofern ein Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht.

Lohnsteuer: "Beruflich bedingte Auswärtstätigkeit" prüfen

Demnach gilt grundsätzlich: Möchten Sie einem Mitarbeiter seine Reisekosten ersetzen, müssen Sie nun zunächst überprüfen, ob den angefallenen Kosten eine „beruflich bedingte Auswärtstätigkeit“ nach R 9.4 Abs. 1 LstR zu Grunde liegt. Das ist immer dann der Fall, wenn sich ein Arbeitnehmer auf Dienstreise befindet, also vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Oder zweitens im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit, d. h. Bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeitet oder auf einem Fahrzeug, also im Rahmen einer Fahrtätigkeit, beschäftigt ist. Die Finanzverwaltung hat nun in einem aktuellen Erlass Stellung zu der Frage genommen, ob eine Auswärtstätigkeit von 18 Monaten noch vorübergehend ist oder nicht.

Zur Erinnerung: Bis zum 31.12.2007 galt eine 3-Monats-Frist, das heißt: War ein Arbeitnehmer langfristig an einer anderen Tätigkeitsstätte tätig, konnten Sie Reisekosten nur für die ersten 3 Monate abrechnen. Diese Regelung ist ab 2008 entfallen. Das bedeutet: Selbst wenn der Arbeitnehmer länger als 3 Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeitet, können Sie Reisekosten erstatten.

Lohnsteuer: Keine Beanstandung bei weniger als 18 Monaten

Knackpunkt war bislang aber die Frage: Wie lang ist denn nun „vorübergehend“? Hier haben die Finanzbehörden nun Folgendes entschieden: Bei einer Auswärtstätigkeit, die maximal 18 Monate dauert, wird es keine Beanstandung durch die Finanzbehörden geben (Finanzbehörde Hamburg, Erlass vom 19.2.2008, Az. 52 – S 2353 – 018/06). Doch Achtung! Bei den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 6, 12 oder 24 € müssen Sie auch weiterhin die 3-Monats-Grenze beachten. Das gilt auch für den Arbeitnehmer, falls er keine Erstattung von Ihnen erhält und diese Pauschbeträge als Werbungskosten abziehen möchte!

Lohnsteuer: 18-Monats-Frist sind reine Orientierungshilfe

Beispiel: Ihr Monteur Walter Müller hat keine regelmäßige Arbeitsstätte. Er arbeitet für 18 Monate an einer Großbaustelle in Musterstadt. Danach wird er an einer anderen Baustelle eingesetzt.

In diesem Fall können Sie die Fahrtkosten zur Tätigkeitsstätte für den gesamten Zeitraum von 18 Monaten in tatsächlicher Höhe bzw. pauschal mit 0,30 € je Kilometer steuerfrei erstatten, bzw. kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Werbungskosten abziehen. Das gilt auch für Übernachtungskosten.

Tipp: Weder in den Lohnsteuerrichtlinien noch im Einkommensteuergesetz gibt es eine solche 18-Monats-Frist. Die im Erlass genannten 18 Monaten gelten vor allem als Orientierungshilfe für Finanzbehörden und Arbeitgeber. Sollte einer Ihrer Arbeitnehmer länger einer solchen Auswärtstätigkeit nachgehen, empfiehlt es sich, „Gründe“ zu sammeln, die das Überschreiten des 18-Monats-Zeitraums begründen. Zum Beispiel „Verzögerung durch Schlechtwetter“, „Vertretung eines erkrankten Kollegen“ usw. Dann haben Sie Verhandlungsmasse, um die 18-Monats-Grenze zu knacken bzw. bei einer Betriebsprüfung nicht darüber zu stolpern.

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