Sie sind verpflichtet, deren Ausschluss nachzuweisen. Können Sie das nicht, ist die vom Finanzamt geschätzte Privatnutzung des Firmenwagens steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt (Bundesfinanzhof (BFH), Beschluss vom 3.3.2009, AZ: VI B 107/08).
Lohnsteuer: Finanzamt darf bei Dienstwagen von privater Nutzung ausgehen
Der BFH stellt in seinem Beschluss klar: Verfügt ein Arbeitnehmer über einen Dienstwagen seines Arbeitgebers, darf das Finanzamt zunächst auch von einer privaten Nutzung ausgehen. Macht der Mitarbeiter nicht von der Fahrtenbuchmethode Gebrauch, ermittelt das Finanzamt außerdem den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung zu Recht anhand der 1-%-Regelung.
Lohnsteuer: Sorgen Sie für Nachweise über Nutzung des Dienstwagens
Bei einem Ausschluss der Privatnutzung sollten Sie immer für klare schriftliche Regelungen sorgen. Unterstellt das Finanzamt nämlich einen eigentlich gar nicht bestehenden geldwerten Vorteil, hat das nicht nur für den Mitarbeiter Nachteile. Auch Ihr Unternehmen muss für den geldwerten Vorteil Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Unter Umständen kommt es deshalb spätestens nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu höheren Nachzahlungen. Es reicht aber nicht aus, dass Sie die Privatnutzung des Dienstwagens einfach bestreiten oder im Arbeitsvertrag keine Privatnutzung geregelt ist.
Lohnsteuer: Welche Nachweise das Finanzamt anerkennt
Als Nachweis anerkannt sind folgende Unterlagen:
- schriftliche Anordnungen eines Vorgesetzten
- eine Vereinbarung mit dem Unternehmen, wonach die Privatnutzung untersagt ist und der Mitarbeiter den Firmenwagen plus Schlüssel jeden Tag nach Feierabend im Unternehmen abliefern muss
Musterformulierung: „Das Fahrzeug darf nur für betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit dem bestehenden Arbeitsverhältnis genutzt werden. Der Mitarbeiter ist verpflichtet, das Fahrzeug nach jedem Dienstschluss auf dem Firmengelände zu parken und die Schlüssel an der Pforte (oder Sonstiges) abzugeben.“
