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Lohnsteuer: Diese drei Zweifelsfälle bei der Pendlerpauschale sind nun geklärt

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Lohn Gehalt Lohnsteuer

Von Günter Stein,

In Sachen Pendlerpauschale gab es ja erfreuliches für Ihre Mitarbeiter zu berichten, wie Sie sicher wissen. Nachdem das Bundesverfassungsgericht die von der Bundesregierung beschlossene Regelung gekippt hat, kehrte die ja zur alten Rechtslage zurück.

Nach der können Sie Ihren Mitarbeitern für die Fahrt zur Arbeit

  • die Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer (ab dem 1. Kilometer) zahlen oder
  • die tatsächlichen Kosten öffentlicher Verkehrsmittel übernehmen und mit 15 % pauschal versteuern.

Aber ein paar Zweifelsfragen blieben nach wie vor. Drei davon klärt nun das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben (Az.: IV C 5 - S 2351/09/10002).

Lohnsteuer: Zweifelsfall 1 - Welche Strecke ist maßgeblich?

Das hätten Sie sich sicher denken können: Maßgeblich für die Berechnung der Entfernungspauschale ist immer die kürzeste Straßenverbindung.

Es gibt aber Ausnahmen: Sie dürfen auch eine andere als die kürzeste Straßenverbindung ansetzen. Voraussetzung ist: Diese muss verkehrsgünstiger sein, sodass Ihr Mitarbeiter den Betrieb in der Regel schneller erreicht. Dann winken Finanzamt und Betriebsprüfer auch diese Strecke durch.

Achtung: Die kürzeste Straßenverbindung ist auch maßgeblich, wenn Ihr Mitarbeiter teilweise öffentliche Verkehrsmittel nutzt.

Beispiel: Die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Betrieb beträgt 30 km. Davon legt Ihr Mitarbeiter die ersten 20 km mit dem eigenen Pkw zurück. Für den Rest nutzt er die Bahn. Bei 15 Fahrten/Monat beträgt die Entfernungspauschale

  • 15 x 20 km x 0,30 € = 90 € für die ersten 20 km,
  • 15 x 10 km x 0,30 € = 45 € für den Rest.

Sie können also für die Fahrt mit dem Auto monatlich 90 € zahlen und für die Bahnfahrt 45 € oder die tatsächlichen Kosten.

Das bedeutet allerdings: Ob die Bahnstrecke kürzer oder länger als 10 km ist, spielt keine Rolle.

Lohnsteuer: Zweifelsfall 2 - Höchstgrenze 4.500 €

Die Entfernungspauschale ist auf 4.500 € pro Jahr begrenzt. Nur wenn der Mitarbeiter mit dem eigenen oder einem Firmenwagen fährt, spielt die 4.500-€-Grenze keine Rolle. Nutzt ein Mitarbeiter etwa teilweise das eigene Auto und teilweise öffentliche Verkehrsmittel, beträgt die Entfernungspauschale für das öffentliche Verkehrsmittel höchstens 4.500€. Hinzu kommt dann noch die Entfernungspauschale für das Auto.

Lohnsteuer: Zweifelsfall 3 - Fahrgemeinschaften

Vielleicht haben sich ja einige Ihrer Mitarbeiter zu einer Fahrgemeinschaft zusammengeschlossen. Dann können Sie trotzdem jedem Mitarbeiter die Entfernungspauschale zahlen.

Maßgeblich ist dabei die für jeden einzelnen Mitarbeiter ermittelte kürzeste Straßenverbindung. Das gilt auch, wenn Sie ein Ehepaar beschäftigen, das gemeinsam zur Arbeit kommt.

Achtung: Umwegstrecken zum Abholen von Kollegen dürfen Sie also nicht berücksichtigen.

Tipp: Die 4.500-€-Grenze ist nur für die mitgenommenen Mitarbeiter bindend.

Darauf sollten Sie bei der Entfernungspauschale noch achten: Die Entfernungspauschale dürfen Sie nur einmal für jeden Arbeitstag zahlen, an dem der Arbeitnehmer den Betrieb aufgesucht hat. Das heißt,

  • keine Entfernungspauschale für Krankheits- oder Urlaubstage und
  • nur eine Entfernungspauschale, wenn der Mitarbeiter an einem Tag mehrmals in den Betrieb gekommen ist.

Aus Vereinfachungsgründen können Sie monatlich 15 Fahrten ansetzen.

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