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Lohnsteuer: Fiskus muss Fahrtenbuch trotz Mängel akzeptieren

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Von Günter Stein,

Die BFH-Richter haben jetzt entschieden, dass die Finanzverwaltung ein Fahrtenbuch auch dann akzeptieren muss, wenn es kleinere Fehler enthält.

Lohnsteuer: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht definiert

Im Urteilsfall ging es um folgende Mängel: Eine Fahrt, für die eine Tankrechnung vorliegt, war nicht aufgezeichnet worden. In zwei Fällen bestand zwischen den Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen keine genaue Übereinstimmung. Darf Ihr Mitarbeiter den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, ist der Privatanteil zu versteuern. Dies kann auf Grundlage der 1-%-Methode erfolgen. Wird ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt, kann sich die Versteuerung der Privatnutzung auch an den tatsächlichen Verhältnissen orientieren. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) sind jedoch die Voraussetzungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, im Wesentlichen geklärt.

Lohnsteuer: Diese Angaben gehören in ein Fahrtenbuch

  1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form (z. B. Fahrtenbuch aus dem Fachhandel, keine Excel-Ausdrucke auf einem Heftstreifen) geführt werden.
  2. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des am Ende erreichten Gesamtkilometerstands müssen im Fahrtenbuch vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.
  3. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
  4. Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands. Voraussetzung ist aber, dass zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
  5. Wird andererseits der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zu Gunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, so stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Lohnsteuer: Angaben müssen richtig und vollständig sein

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen neben den o. g.Voraussetzungen außerdem eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten:

  • Das Finanzamt muss mit vertretbarem Aufwand die materielle Richtigkeit überprüfen können.
  • Weisen die Fahrtenbücher inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen.

In ihrer Urteilsbegründung führen die BFH-Richter aus, dass nicht jeder kleinere Fehler zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und Anwendung der 1-%-Regelung führt, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Selbst wenn Ihre Buchführung kleinere Fehler enthält, führt dies auch nicht dazu, dass Ihrer Buchführung die Ordnungsmäßigkeit aberkannt wird. Maßgeblich für eine steuerliche Anerkennung ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben.

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