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Lohnsteuer: Warum es IHRE Aufgabe ist, eine Privatnutzung zu widerlegen

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Von Günter Stein,

Verfügen Mitarbeiter über einen Firmenwagen, den sie ausschließlich dienstlich fahren, sollten Sie dafür sorgen, dass die Privatnutzung ganz klar ausgeschlossen wird. Bei einem Firmenwagen wird die Privatnutzung nämlich von der Finanzverwaltung vermutet.

Sie sind verpflichtet, deren Ausschluss nachzuweisen. Können Sie das nicht, ist die vom Finanzamt geschätzte Privatnutzung des Firmenwagens steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt (Bundesfinanzhof (BFH), Beschluss vom 3.3.2009, AZ: VI B 107/08).

Lohnsteuer: Finanzamt darf von privater Dienstwagen-Nutzung ausgehen

Der BFH stellt in seinem Beschluss klar: Verfügt ein Arbeitnehmer über einen Dienstwagen seines Arbeitgebers, darf das Finanzamt zunächst auch von einer privaten Nutzung ausgehen. Macht der Mitarbeiter nicht von der Fahrtenbuchmethode Gebrauch, ermittelt das Finanzamt außerdem den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung zu Recht anhand der 1-%-Regelung.

Lohnsteuer: Sorgen Sie für Nachweise

Bei einem Ausschluss der Privatnutzung sollten Sie immer für klare schriftliche Regelungen sorgen. Unterstellt das Finanzamt nämlich einen eigentlich gar nicht bestehenden geldwerten Vorteil, hat das nicht nur für den Mitarbeiter Nachteile. Auch Ihr Unternehmen muss für den geldwerten Vorteil Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Unter Umständen kommt es deshalb spätestens nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu höheren Nachzahlungen.

Doch Achtung: Es reicht aber nicht aus, dass Sie die Privatnutzung des Dienstwagens einfach bestreiten oder im Arbeitsvertrag keine Privatnutzung geregelt ist. Aber:

Als Nachweis anerkannt sind folgende Unterlagen:

  1. schriftliche Anordnungen eines Vorgesetzten
  2. eine Vereinbarung mit dem Unternehmen, wonach die Privatnutzung untersagt ist und der Mitarbeiter den Firmenwagen plus Schlüssel jeden Tag nach Feierabend im Unternehmen abliefern muss

Lohnsteuer: Musterformulierung für die Nutzung des Dienstwagens

Hier eine Musterformulierung für Sie:

„Das Fahrzeug darf nur für betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit dem bestehenden Arbeitsverhältnis genutzt werden. Der Mitarbeiter ist verpflichtet, das Fahrzeug nach jedem Dienstschluss auf dem Firmengelände zu parken und die Schlüssel an der Pforte (oder Sonstiges) abzugeben.“

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