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Mit diesen 5 Tipps reduzieren Sie die Kosten auf Dienstreisen

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Dienstreise

Von Günter Stein,

Bei vielen Arbeitgebern laufen die Ausgaben für Dienstreisen immer mehr aus dem Ruder. Wenn ein Mitarbeiter im Auftrag der Firma unterwegs ist, dann bedeutet das nicht automatisch, dass die Firma auch alle Kosten der Reise tragen muss. Hier sind 5 bewährte Spar-Tipps für Sie:TIPP 1: Der Heimweg ist gratisBeispiel: Reisezeit statt FreizeitTIPP 2: Bis zu 50 % sparenTIPP 3: FreizeitopferTIPP 4: Kein DienstwagenTIPP 5: Nur die Benzinkosten

Heimweg ist kein Dienstweg

Machen Sie sich als Arbeitgeber klar, ob die Fahrt dienstlich oder privat ist. Denn nicht jede Fahrt Ihres Mitarbeiters ist automatisch eine Dienstreise. Der tägliche Weg Ihres Mitarbeiters von seiner Wohnung in den Betrieb ist beispielsweise keine dienstliche Fahrt und muss von Ihnen als Arbeitgeber deswegen auch nicht vergütet werden.

Nach Ansicht der Arbeitsgerichte liegt eine Dienstreise in Anlehnung an § 2 Bundesreisekostengesetz (BReiseKG) nur vor, wenn ein Mitarbeiter zur Erledigung dienstlicher Geschäfte an einen Ort außerhalb des Dienstortes reist.

TIPP 1: Der Heimweg ist gratis

Weil der Weg von der eigenen Wohnung in Ihren Betrieb die private Angelegenheit Ihres Mitarbeiters ist, müssen Sie die Fahrtzeit, die Ihr Mitarbeiter in der Regel von der eigenen Wohnung bis an seinen Arbeitsplatz aufwendet, auf einer Dienstreise nicht vergüten. Voraussetzung für diese Anrechnung ist, dass Ihr Mitarbeiter die Dienstreise direkt von zu Hause aus antritt.

 

Reisen außerhalb der Arbeitszeit

Vor allem in Betrieben mit einem großen Service oder Vertriebsgebiet müssen Arbeitnehmer nicht selten auch Dienstreisen zu entfernteren Orten antreten. Dies gilt vor allem für Mitarbeiter im Außendienst. Hin und wieder aber müssen auch in anderen Betrieben Mitarbeiter größere Dienstreisen, etwa zu einer Schulung oder zu einer Messe, unternehmen. Sind Ihre Mitarbeiter in einem solchen Fall länger unterwegs als ihre eigentliche Arbeitszeit dauert, dann müssen Sie Ihnen diese zusätzlich aufgewendete Zeit, in der Ihre Mitarbeiter sonst frei hätten, zusätzlich vergüten.

Beispiel: Reisezeit statt Freizeit

Manuela T. ist in Ihrem Kaufhaus in Hamburg als Dekorateurin beschäftigt. Sie schicken Sie zu einer auswärtigen 1-Tages-Fortbildung, die 8 Stunden dauert. So viel beträgt auch die normale Arbeitszeit von Manuela T. in Ihrem Betrieb. Am Tag der Schulung ist sie aber zusätzlich 3 Stunden mit der Bahn unterwegs.

Folge: Sie müssen Manuela T. die zusätzlichen 3 Stunden Fahrtzeit, die über ihre übliche Arbeitszeit hinausgehen, vergüten.

Allerdings müssen Sie Ihren Mitarbeitern auf einer Dienstreise die aufgewendete Reisezeit nur selten voll vergüten. Diese Pflicht haben Sie nur dann, wenn der Mitarbeiter auf der Reise, also in der Bahn oder im Flugzeug, tatsächlich arbeitet, also etwa Akten liest.

TIPP 2: Bis zu 50 % sparen

Opfert der Mitarbeiter hingegen seine Freizeit, weil er außerhalb seiner Arbeitszeit noch in Bus, Bahn oder Flugzeug sitzt, ohne dabei aber einer größeren Belastung ausgesetzt zu sein, können Sie für die Reisezeit seine Vergütung nach billigem Ermessen kürzen. Im Einzelfall ist eine Reduzierung auf bis zu 50 % seines üblichen Verdienstes denkbar! Statt der gesonderten Vergütung können Sie – solange keine andere Regelung besteht – die Reisezeiten aber auch mit Freizeit ausgleichen!

Vieles ist „inklusive“

Ausnahmen von dieser Regelung bestehen aber bei gut dotierten leitenden Angestellten. Bei diesen sind Reisezeiten zum Teil mit der Vergütung abgegolten.

TIPP 3: Freizeitopfer

Treten solche Mitarbeiter auf Anordnung eine Dienstreise an, gilt: Im Gegensatz zu normal verdienenden Mitarbeitern müssen leitende Angestellte auf Dienstreise täglich 2 Reisestunden über ihre normale Arbeitszeit hinaus aufwenden, ohne dafür eine zusätzliche Vergütung verlangen zu können (BAG, Urteil vom 03.09.1997, Az. 5 AZR 428/96). Das kleine Freizeitopfer ist in der höheren Vergütung eines leitenden Mitarbeiters sozusagen „inklusive“.

Gerade bei Dienstreisen glauben manche Mitarbeiter, Forderungen stellen zu können. Lassen Sie sich nicht beeindrucken. Einerseits können Sie als Arbeitgeber auf Grund Ihres arbeitsvertraglichen Weisungsrechts, sofern das Tätigkeitsfeld Ihres Mitarbeiters oder sein Berufsbild das nahe legt, regelmäßig Dienstreisen nach billigem Ermessen anordnen. Andererseits müssen Sie der Forderung nach einem Dienstwagen nicht unbedingt nachkommen.

TIPP 4: Kein Dienstwagen

Ihr Direktionsrecht als Arbeitgeber erlaubt es Ihnen, sofern Sie Ihren Mitarbeiter zur Vornahme einer Dienstreise anweisen können (s. o.), ihn auch zugleich ohne eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag zu verpflichten, für die Dienstreise den privaten PKW zu benutzen.

Dies gilt übrigens auch für Mitarbeiter im Außendienst, wenn Sie diesen im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich einen Firmenwagen zugesichert haben. Allerdings müssen Sie die Kosten für die Benutzung des Privatwagens übernehmen. Bei einer angeordneten Dienstreise müssen Sie als Arbeitgeber natürlich für die dadurch entstehenden Fahrtkosten aufkommen.

Im Normalfall muss der Mitarbeiter diese zunächst vorlegen und bekommt sie später von Ihnen erstattet.

TIPP 5: Nur die Benzinkosten

Benutzt der Mitarbeiter nach Absprache mit Ihnen den eigenen PKW, müssen Sie – sofern keine andere Vereinbarung besteht – nur die Treibstoffkosten erstatten. Entgegen einer weit verbreiteten Meinung kann Ihr Mitarbeiter ohne eine spezielle Regelung nicht die steuerlichen Pauschalen als Aufwendungsersatz für die Nutzung des Privatwagens verlangen.

 

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