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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Neue Pflichten bei Lohnsteuerbescheinigungen ab 1.1.2009

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Lohn Gehalt Lohnsteuer

Von Günter Stein,

Mit Beginn des neuen Jahres gelten für alle Arbeitgeber neue Anforderungen an die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungsdaten ihrer Mitarbeiter.

Hierauf weist die Oberfinanzdirektion Hannover mit Pressemitteilung vom 29. 9. 2008 hin. Die Lohnsteuerbescheinigungsdaten für Arbeitslöhne, die ab dem 1. 1. 2009 gezahlt werden, können gemäß § 41b des Einkommensteuergesetzes (EStG) nur noch authentifiziert an die Finanzverwaltung via Internet übermittelt werden (sog. Sicherheitsauthentifizierung).

Lohnsteuerbescheinigungen 2008 nicht betroffen

Die Lohnsteuerbescheinigungen für das Kalenderjahr 2008 sind von der Neuregelung noch nicht betroffen. Allerdings gilt die Neuregelung für alle ab dem 1.1.2009 ausgezahlten Arbeitslöhne. Für die Sicherheitsauthentifizierung ist die einmalige Registrierung im Elster- Online-Portal unter www.elsteronline.de/eportal/ erforderlich. Diese Registrierung ist unabhängig von Ihrer eingesetzten Lohnbuchhaltungssoftware notwendig. Mit dem bei der Registrierung erzeugten elektronischen Zertifikat kann die Finanzverwaltung feststellen, von wem eingehende Steuerdaten übermittelt werden. Dieses Authentifizierungsverfahren gewährleistet gewährleistet ein Höchstmaß an Datensicherheit und ist gerade in Zeiten, in denen 17 Millionen Kundendaten „entwendet“ werden können, von höchster Wichtigkeit.

Der Registrierungsvorgang ist in 3 zeitlich getrennte Einzelschritte unterteilt. Ab Beginn der Registrierung bis zum Abschluss des Vorgangs können bis zu 2 Wochen vergehen.

1. Schritt: Zunächst entscheiden Sie sich für ein Anmeldeverfahren. Zur Auswahl stehen:

  • ElsterBasis (kostenlos, Softwarezertifikat wird auf Ihrem Rechner gespeichert)
  • ElsterSpezial (Elster-Stick erforderlich, kostet einmalig rund 35 €; höhere Sicherheitsstufe, da das Zertifikat auf dem Stick gespeichert wird)
  • ElsterPlus (Signaturkarte erforderlich, höchste Sicherheitsstufe, Kartenlesegerät der Sicherheitsstufe 3 erforderlich, Kosten rund 90 €, Signaturkarte alle 4 Jahre rund 45 €)

Empfehlung: Entscheiden Sie sich zunächst für das Basisangebot. Wollen Sie aber von verschiedenen Rechnern mit dem Fiskus Daten austauschen, nehmen Sie das Spezial-Paket. ElsterPlus ist nur dann wirklich interessant, wenn Sie ohnehin die Signaturkarte auch für andere, außersteuerliche Bereiche einsetzen und Ihr Steuerkonto regelmäßig selbst überprüfen möchten.

Nachdem Sie sich z. B. Für das Elster-Basis- Angebot entschieden haben, registrieren Sie sich über www.elsteronline.de. Wie das Registrierungsverfahren funktioniert, stelle ich Ihnen anhand des Standardpakets ElsterBasis vor.

Lohnsteuer als ElsterBasis

Melden Sie sich für ElsterBasis an, tragen Sie Ihre Unternehmens-Daten in das Registrierungsformular ein. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, deren Link Sie anklicken müssen. Erst jetzt ist der erste Schritt Ihrer Registrierung abgeschlossen.

2. Schritt: Unmittelbar danach erhalten Sie ebenfalls per E-Mail Ihre Aktivierungs-ID für das ElsterOnline-Portal. Speichern Sie diese E-Mail ab, da Sie die Aktivierungs-ID erst im 3. Schritt benötigen.Zusätzlich erhalten Sie per Post (an die beim Finanzamt gespeicherte Anschrift) Ihren einmaligen Aktivierungscode.

3. Schritt: Erst wenn Sie sowohl Ihre Aktivierungs- ID, die Sie per Post erhalten haben, und Ihren Aktivierungscode im Registrierungsformular eingegeben haben, können Sie das neue Portal nutzen. Ihr Zugangscode wird passwortgeschützt auf Ihrem Rechner abgelegt.

Praxis-Tipp: Aufgrund der für das Kalenderjahr 2009 geltenden gesetzlichen Verpflichtung zur authentifizierten Übermittlung sollten Sie schon jetzt eine Registrierung durchführen.Dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Sobald Sie die Registrierung erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie direkt Ihre Steuerdaten (z. B. Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen) authentifiziert übermitteln und somit die Datensicherheit erhöhen.

Lohnsteuer: Bereits registrierte Nutzer haben Vorteile

Nutzt Ihr Unternehmen bereits die Möglichkeit, die Lohnsteuerbescheinigungsdaten authentifiziert an die Finanzverwaltung zu übermitteln, so ist eine erneute Registrierung nicht erforderlich. Sie brauchen auch nichts weiter zu veranlassen, wenn Sie die Dienstleistung eines Unternehmens nutzen, das die Lohnsteuerbescheinigungsdaten für Sie authentifiziert übermittelt. Der ELSTER-Stick ist ein USB-Device, das einen Kartenleser und einen Chip beinhaltet. Der Stick ähnelt in seiner Größe einem USB-Speicherstick. Die Funktionen des integrierten Chips entsprechen in Hard- und Software denen einer Chipkarte. Damit ist der ELSTER-Stick ein Computer im Kleinformat. Sensible kryptographische Operationen mit Ihrem geheimen Schlüssel werden innerhalb des ELSTERSticks durchgeführt. Zudem können die geheimen Schlüssel nicht aus dem ELSTER- Stick ausgelesen werden. So erfüllt der ELSTER-Stick auch höchste Sicherheitsanforderungen.

Leider gibt’s den ELSTER-Stick nicht kostenlos. Sie können den Stick im Elster- Online-Shop für einmalig 34,45 € zzgl. Umsatzsteuer und Versandkosten erwerben. Möchten Sie die Signaturkarte nutzen, informieren Sie sich unter www.elsteronline.de, ob sie unterstützt wird. Möchten Sie das Verfahren mittels ELSTER- Stick nutzen, beachten Sie, dass die Lieferzeit rund 10 Tage beträgt.

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