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Rechnungswesen: Dienstwagenfahrer benutzt auch öffentliche Verkehrsmittel

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Von Günter Stein,

Die private Mitbenutzung des Dienstwagens, einst das beliebteste Gehalts-Extra schlechthin, ist seit Jahren Gegenstand immer neuer Entscheidungen der Finanzgerichte. Und ein Ende ist nicht abzusehen.

Denn angesichts stark steigender Benzinkosten versuchen immer mehr Dienstwagenfahrer, die finanzielle Belastung durch die Besteuerung des geldwerten Vorteils der privaten Mitbenutzung zu „drücken“. Schon ist Streit mit dem Finanzamt programmiert. Und Sie als Rechnungswesen-Profi stecken mittendrin.

BFH klärt 2 typische Praxisfälle

Der Streit entzündet sich daran, dass viele Mitarbeiter ihren Dienstwagen öfter mal stehenlassen, um mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu fahren. Oder Außendienstmitarbeiter reduzieren z. B. die Anzahl ihrer Fahrten in das Unternehmen auf das geringstmögliche Maß, um auf diese Art und Weise Benzinkosten zu sparen.

Wie sich diese Verhaltensweisen auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils auswirken, hat der Bundesfinanzhof (BFH) jetzt in 2 aktuellen Entscheidungen geklärt (BFH, Urteil vom 4.4.2008, Az. VI R 85/04; Urteil vom 4.4.2008, Az. VI R 68/05; beide veröffentlicht am 11.6.2008).

Worauf es bei der Dienstwagen-Besteuerung ankommt

Wird der geldwerte Vorteile der privaten Nutzung eines Dienstwagens typisierend nach der 1-%-Regelung besteuert, so erhöht sich diese Pauschale um monatlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Die BFH-Richter haben jetzt klargestellt, dass es für diesen Zuschlag entscheidend darauf ankommt, ob und in welchem Umfang der Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zur Arbeitsstätte genutzt wird.

1. Fall: Mitarbeiter benutzt auch öffentliche Verkehrsmittel

Ein leitender Angestellter durfte seinen Dienstwagen ebenso für private Fahrten und insbesondere für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mitbenutzen. Jahrelang fuhr er von seinem Wohnort direkt zum Unternehmen.

Als die Benzinpreise immer weiter stiegen, entschloss er sich, den öffentlichen Nahverkehr zu nutzen. Er fuhr mit seinem Dienstwagen bis zu einem Park-and-ride-Parkplatz und legte die restliche Fahrtstrecke ins Büro mit der Regionalbahn zurück.

Das Unternehmen ermittelte den 0,03-%-Zuschlag für die private Mitbenutzung des Dienstwagens fortan nicht mehr auf Basis der Entfernung von der Wohnung des Mitarbeiters zum Unternehmen (118 km), sondern nach der Teilstrecke zum Bahnhof (3,5 km).

Das Finanzamt „spielte“ erwartungsgemäß nicht mit. Es bestand darauf, dass dem Zuschlag die gesamte Entfernung zwischen Wohnort und Büro zu Grunde gelegt wird.

So geht es nicht, entschied jetzt der BFH und erinnerte an den Sinn und Zweck der 0,03-%-Regelung. Danach soll der überschießende pauschale Werbungskostenabzug kompensiert werden, der den Dienstwagenfahrern bei ihrer privaten Einkommensteuererklärung für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusteht, ohne dass sie eigene Aufwendungen tragen.

Die Folge: Konsequenterweise darf bei dem 0,03-%-Zuschlag dann auch nur auf die tatsächliche Nutzung des Dienstwagens abgestellt werden.

Praxis-Tipp für Fall 1:

Diese Entscheidung ist kein Freibrief für die Dienstwagenfahrer in Ihrem Unternehmen, nun pauschal zu behaupten, sie würden zumindest einen Teil der Fahrtstrecke zum Arbeitsplatz mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen. Konkret:

Lassen Sie sich deshalb von Ihren Dienstwagenfahrern unbedingt derartige „glasklare“ Belege vorlegen, bevor Sie bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils durch die private Mitbenutzung des Dienstwagens den 0,03-%-Zuschlag kürzen.

2. Fall: Außendienstler fährt seltener in die Firma

Einem Außendienstmitarbeiter wurde für Kundenbesuche ein Dienstwagen überlassen, den er auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen durfte. Da es sich organisatorisch so einrichten ließ und um Benzinkosten zu sparen, suchte er das Unternehmen nur noch einmal wöchentlich auf. Das Unternehmen berechnete für die Fahrten zum Firmensitz keinen 0,03-%-Zuschlag.

Das Finanzamt hingegen sah den Firmensitz als regelmäßige Arbeitsstätte des Außendienstlers an und forderte einen „Steuernachschlag“ für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

In diesem Fall teilten die BFH-Richter grundsätzlich die Auffassung der Finanzverwaltung und werteten den Firmensitz ebenfalls als regelmäßige Arbeitsstätte. Der Grund: Dem Unternehmenssitz kommt durch das fortdauernde und wiederholte Aufsuchen gegenüber den Tätigkeitsstätten des Außendienstlers bei den Kundenbesuchen eine zentrale Bedeutung zu.

Aber auch das stellten die BFH-Richter unmissverständlich klar: Der 0,03-%-Zuschlag ist nur dann zulässig, wenn der Dienstwagen auch tatsächlich für die Fahrten zum Firmensitz genutzt wird.

Praxis-Tipp für Fall 2:

Auch in diesen Fällen haben Ihre Außendienstler die Möglichkeit nachzuweisen, dass sie nicht mit dem Dienstwagen, sondern mit öffentlichen Verkehrsmitteln einmal wöchentlich in die Firma gefahren sind. Es zählen nur eindeutige Nachweise. Lassen Sie die betroffenen Abteilungen Anwesenheitslisten führen, in die sich die Außendienstler eintragen.

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