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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Regelmäßige Arbeit bei verschiedenen Kunden – welcher Zuschuss kann gezahlt werden?

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Von Günter Stein,

Die Frage: Kürzlich haben wir einen behinderten Arbeitnehmer (Rollstuhlfahrer) eingestellt, der wie ein Vertreter einen bestimmten Kundenkreis (3 andere Autohäuser, nicht ortsansässig) betreut und auch dort arbeitet. Da ihm für die Ausübung seiner Tätigkeit kein umgebautes Dienstfahrzeug gestellt werden kann, benutzt er sein Privatfahrzeug.\n\nWir möchten ihm 0,22 € pro gefahrenen Kilometer lohnsteuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer ermittelt anhand eines einfachen Fahrtenbuches die dienstlichen Fahrten so: km-Stand Beginn und Zielort, und km-Stand Ende und Wohnung des Arbeitnehmers.

Nun komme ich zum Knackpunkt:

Durch die regelmäßigen Arbeitsstätten ist eine steuerfreie Erstattung doch nicht möglich, oder? Ist auf Grund der Behinderung (Grad über 50%) eine lohnsteuerfreie Erstattung möglich, und der Arbeitgeber unterzieht diesen monatlichen Betrag der 15% pauschalen Lohnsteuer?

Die Antwort: Da das Reisekostenrecht immer noch kompliziert ist, hole ich für die übrigen Leser ein wenig aus:

Von einer beruflichen Veranlassung bei der Reisetätigkeit Ihres Mitarbeiters ist immer dann auszugehen, wenn Ihr Mitarbeiter vorübergehend

  • außerhalb seiner Wohnung und
  • an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig

wird. Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit Ihres Mitarbeiters. Darunter fällt jede ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung, die der Arbeitgeber betreibt und der der Mitarbeiter zugeordnet ist. Bei den besuchten Firmen handelt es sich aber nicht um von Ihnen als Arbeitgeber betriebenen Einrichtungen. Damit ergibt sich folgende Situation:

Beispiel: Ihr Außendienstmitarbeiter Walter H. kommt jeden Mittwoch in Ihren Betrieb, um erledigte Aufträge abzugeben und neue entgegenzunehmen. Den Rest seiner Arbeitszeit an diesen Tagen verbringt Walter H. im Außendienst.

Folge: Walter H. hat in Ihrem Unternehmen eine regelmäßige Arbeitsstätte. Denn er sucht Ihr Unternehmen mindestens einmal in der Woche – und damit nachhaltig – auf. Das bedeutet für Ihre Abrechnungsarbeit im Ergebnis:

Bei den Fahrten Ihres Mitarbeiters zwischen seiner Wohnung und Ihrer Firma handelt es sich „lediglich“ um Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte = hier kann der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss zahlen und diesen pauschal versteuern. Dann bleibt der Zuschuss für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Alle Fahrten zu den Kunden jedoch sind Auswärtstätigkeiten und die damit verbundenen Kosten steuer- und beitragsfrei ersetzbare Reisekosten. Also ohne Pauschalsteuer – aber mög-lichst mit Reisekostenabrechnungsformular.

Achtung: Die Vereinfachungsregelung (1 Tag/Woche) stellt lediglich auf die durchschnittliche Zeitdauer von einem Arbeitstag je Arbeitswoche auf das Kalenderjahr ab. Auch eine zusammen-hängende Tätigkeit von mindestens 46 Tagen pro Jahr (52 Wochen abzüglich sechs Wochen Urlaub) in Ihrem Unternehmen führt zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

Wie aber verhält es sich in Bezug auf die regelmäßigen Besuche und Aufenthalte beim Kunden?

Seit dem 1.1.2008 kann Ihr Mitarbeiter seine regelmäßige Arbeitsstätte auch in einer nicht Ihrem eigenen Betrieb zugehörigen Einrichtung haben. Dies kann z. B. der Betrieb eines Ihrer Kunden sein, wenn die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters dort auf Dauer angelegt ist.

Das wird akzeptiert, wenn Sie den Mitarbeiter bis auf Weiteres in der außerbetrieblichen Einrichtung einsetzen und er nicht damit rechnen muss, häufig oder regelmäßig woanders eingesetzt zu werden.

Beispiel 1:

Der Automationsbetrieb Ihrer X-GmbH wird mit den Mitarbeitern auf die Y-GmbH übertra-gen. Die Mitarbeiter üben ihre Tätigkeit nach wie vor für Ihre X-GmbH in Ihren Räumen aus.

Folge: Die Arbeitnehmer der Y-GmbH haben ihre regelmäßige Arbeitsstätte nach wie vor in den Räumen der X-GmbH, da sie dort ihre Tätigkeit ausüben.

Es ist unerheblich, dass es sich hierbei nicht um die Einrichtung ihres Arbeitgebers, der YGmbH, handelt.

Beispiel 2:

Sie haben ein Gebäudereinigungsunternehmen. Ihre Mitarbeiterin Susanne Sonnenschein ist arbeitstäglich ca. drei Stunden für Sie tätig und säubert ausschließlich die Büroräume einer Rechtsanwaltskanzlei.

Folge: Die Räumlichkeiten der Rechtsanwaltskanzlei sind der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit von Frau Sonnenschein und damit deren regelmä-ßige Arbeitsstätte.

Abwandlung Beispiel 2:

Sie haben ein Gebäudereinigungsunternehmen. Sie haben drei Mitarbeiter beschäftigt, die Sie als „Springer“ einsetzen. Diese säubern die Büroräume unterschiedlicher Kunden.

Folge: Bei den „Springern“ liegen beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten vor, da sie nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig werden. Sie haben im jeweiligen Betrieb der Kunden keine regelmäßige Arbeitsstätte. Die Tätigkeit ist jeweils nur vorübergehend und nicht auf Dauer angelegt.

Damit ist Ihre Frage nun geklärt:

  • Fahrten in den eigenen Betrieb sofern 1 Tag/Woche oder 46-Tage-Frist erzielt wird = Fahrtkostenzuschuss.
  • Fahrten zu den unterschiedlichen Betrieben = steuerfreie Erstattung bis max. 0,30 Cent/Kilometer.

 

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