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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Reisekosten: Wie Sie jetzt vorgehen, wenn Mitarbeiter Mahlzeiten direkt erhalten

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Reisekosten Reisekostenabrechnung Mahlzeiten Auswä

Von Günter Stein,

Verpflegen sich Mitarbeiter während einer Auswärtstätigkeit nicht selbst, sondern erhalten sie Mahlzeiten, ist das zunächst ein geldwerter Vorteil.Beispiel:

Beispiel:

Ihr Unternehmen führt eine externe Schulung für 20 Beschäftigte durch. Während der Schulung bekommen die Teilnehmer täglich ein Mittagessen. Für Mahlzeiten, die Ihr Unternehmen Mitarbeitern finanziert, dürfen Sie Sachbezugswerte ansetzen, wenn Ihr Unternehmen die Mahlzeiten direkt ausgibt oder einen Dritten (beispielsweise einen Catering-Service) direkt dazu veranlasst.

Dabei muss Ihr Unternehmen grundsätzlich auch Tag und Ort der Mahlzeit bestimmen. Die LStR 2011 haben den Nachweis in R 8.1 Abs. 8 dieser Voraussetzungen jetzt gelockert. Für einen Ansatz der Sachbezugswerte der während einer Auswärtstätigkeit ausgegebenen Mahlzeiten wird die nötige Arbeitgeberveranlassung jetzt grundsätzlich unterstellt. Prüfen Sie ab sofort nur noch zwei Voraussetzungen:

1. Die Kosten für Mahlzeiten werden direkt von Ihrem Unternehmen ersetzt.

Achtung:

Gleichgültig ist, ob die Rechnung zunächst vom Mitarbeiter selbst oder direkt durch Ihr Unternehmen, beispielsweise durch eine Firmenkreditkarte, beglichen wird.

2. Die Rechnung ist auf Ihr Unternehmen ausgestellt.

Achtung:

Informieren Sie die Mitarbeiter über diese Notwendigkeit.

So gehen Sie konkret vor

Sind die genannten Voraussetzungen erfüllt, entsteht für Mitarbeiter in Höhe der Sachbezugswerte von 2,83€ (2011) für ein Mittag- oder Abendessen, bzw. 1,57€ (2011) für ein Frühstück steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Sachbezugswerte gelten im In- und Ausland. Die Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44€ dürfen Sie bei einer Sachbezugsbewertung allerdings nicht anwenden. Daneben können Sie dem Mitarbeiter aber die Verpflegungspauschalen (s. o. S. R15/15) steuerfrei auszahlen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter erhält auf einer Auswärtstätigkeit ein von Ihrem Unternehmen finanziertes Mittagessen im Wert von 20€. Er ist 10 Stunden abwesend. Da er im laufenden Monat bereits Sachbezüge erhalten hat, kommt bei ihm die Anwendung der 44-€-Freigrenze von vornherein nicht mehr infrage. Sie bewerten die Mahlzeit deshalb mit dem entsprechenden Sachbezugswert von 2,83€, die für den Mitarbeiter steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt sind.

Zusätzlich können Sie ihm eine Pauschale in Höhe von 6,00€ steuer- und beitragsfrei auszahlen oder diese mit dem Sachbezug verrechnen und nur noch 3,17€ auszahlen. Alternativ hat der Beschäftigte die Möglichkeit, die Pauschale von 6,00€ für diesen Tag als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend zu machen.

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