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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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So bleiben Ihre Geschenke an die Mitarbeiter steuerfrei

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

In Sachen Geschenke für Ihre Mitarbeiter können Sie zu Weihnachten auch gleich das Angenehme – Schenken – mit dem Nützlichen – der jährlichen Gehaltsverhandlung – verbinden.

Von einer reinen Gehaltserhöhung hat Ihr Mitarbeiter nämlich oft nicht sehr viel – je nach Steuerklasse und persönlichen Freibeträgen. Und Sie zahlen obendrein zusätzlich den Arbeitgeberanteil an die Sozialkassen. Besser ist es da, Sie sprechen mal über Sachleistungen mit ihm.

Nutzen Sie die ohnehin wahrscheinlich anstehende Gehaltsverhandlung also, um über Naturalien anstelle einer Lohn- oder Gehaltserhöhung zu sprechen. Schenken Sie Ihrem Mitarbeiter etwas, nützt ihm das viel mehr, weil das Finanzamt leer ausgeht. Voraussetzung ist allerdings: Die Sachzuwendung muss zusätzlich erfolgen. Versuchen Sie daher keinesfalls, eine Gehaltsminderung auf diesem Weg durchzusetzen. Da wird auch das Finanzamt nicht mitspielen.

Komplett steuerfrei: 44 geschenkte Euro pro Monat

Zumindest bis zu einer gewissen Höhe geht das Finanzamt bei Sachleistungen leer aus. Steuerfrei sind Waren und Dienstleistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren immer, wenn deren Wert 44 Euro monatlich nicht übersteigt. Das hat zuletzt auch noch mal die Oberfinanzdirektion Hannover in ihrer Verfügung vom 28.4.2008 (Az.: S 2334 – 281 – StO 212) bekräftigt.

Lohnerhöhung gegen Geschenk

Wollen Sie mit Ihrem Mitarbeiter beispielsweise über eine Lohnerhöhung von 60 Euro verhandeln, kalkulieren Sie so:

Gehaltserhöhung oder Sachleistung von 60 Euro monatlich
Gehalt60,00 €16,00 €
Steuerfreie Sachleistung z.B. für Tankgutscheine
oder Telefon- und Internetkosten
44,00 €
Summe60,00 €60,00 €
Kosten für den Arbeitgeber72,60 €60,00 €
Netto übrig für den Arbeitnehmer
(30 % Steuern, 21 % Sozialversicherung)
30,60 €51,84 €

 

Mit Tankgutscheinen steuerfrei die Fahrtkosten drücken

Was Sie Ihren Mitarbeitern schenken, da sind Ihrer Phantasie im Grunde keine Grenzen gesetzt. Sie können sie mit PC oder Notebook beglücken, ihnen monatlich Tankgutscheine in die Hand drücken oder auch die privaten Telefon- und Internetkosten für ihn übernehmen. Auch über die Kosten für Kinderbetreuung können Sie anstelle einer Gehaltserhöhung verhandeln. Oder was immer Ihnen sonst noch an sinnvollen und attraktiven Sachleistungen einfällt.

Allzeit beliebt sind Tankgutscheine – auch wenn die Benzinpreise zuletzt wieder deutlich gefallen sind. Allerdings ist bei ihnen Obacht angesagt. Zunächst einmal dürfen Sie auf die Tankgutscheine auf keinen Fall eine Summe draufschreiben. Sonst wertet Ihr Finanzamt den Gutschein als Bargeldzahlung. Und dann werden doch Steuern und Sozialbeiträge fällig. Dasselbe gilt übrigens auch, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter für seine privaten Fahrten eine Tankkarte aushändigen.

Lassen Sie Luft und – dokumentieren die Preise

Auf einen finanzamtsfesten Tankgutschein gehört neben dem Namen Ihres Unternehmens und dem Namen des Mitarbeiters nur die Zahl der Liter und die Treibstoffart. Keine Summen – auch keine Höchstbeträge. Lassen Sie bei der Literzahl lieber ein wenig Luft nach oben – so dass Sie das Limit nicht sofort überschreiten, wenn mal wieder die Benzinpreise klettern.

Tipp: Heften Sie monatlich eine Übersicht über die aktuellen Kraftstoffpreise mit den Lohnunterlagen ab. So können Sie auch nach Jahren noch den Kraftstoffpreis für den Zeitpunkt nachweisen, zu dem Sie den Gutschein ausgehändigt haben.

Minijobber und Teilzeitkräfte beglücken Sachleistungen besonders

Übrigens lohnen sich Sachleistungen für Ihre Teilzeitkräfte und Minijobber ganz besonders. Denn auch für sie gilt unabhängig von Gehalt oder Wochenstundenzahl die 44-Euro-Grenze. Und Sie müssen ja den Tankgutschein nicht über 20 Liter ausstellen, sondern können auch beispielsweise 10 Liter Superbenzin oder 10 Liter Diesel draufschreiben.

So berechnen Sie den geldwerten Vorteil für größere Geschenke

Wollen Sie aus irgendeinem Grund Ihrem Mitarbeiter das Notebook lieber doch schenken, anstatt es ihm steuerfrei zur Nutzung zu überlassen – vielleicht wollen Sie sich nicht mehr um die Verwaltung des Gegenstandes kümmern –, dann errechnen Sie für größere Geschenke den geldwerten Vorteil für Ihren Mitarbeiter so: Als erstes ermitteln Sie den Marktwert des Geschenks. Am besten orientieren Sie sich dabei an den Preisen in Ihrer Umgebung. Ist die Freigrenze noch nicht ausgeschöpft, ziehen Sie sie ab. Auch ein eventuell übernommener Eigenanteil mindert den geldwerten Vorteil.

Beispiel: Angenommen, Sie verschenken ein Notebook für 1400 Euro. Dann ist die Bemessungsgrundlage 1344 Euro aus (das sind 96 Prozent von 1400 €) abzüglich Eigenanteil abzüglich gegebenenfalls der monatlich steuerfrei möglichen 44 Euro.

Achtung: Händler rechnen anders

Anders sieht die Sache aus, wenn Sie selbst mit dem verschenkten Gegenstand handeln. Dann rechnen Sie so: Auch Sie setzen 96 Prozent des Verkaufspreises an und berücksichtigen dann statt der monatlich 44 Euro den Rabattfreibetrag Ihres Mitarbeiters in Höhe von 1080 Euro jährlich, also: 1344 € -1080 € = 264 € geldwerter Vorteil. Übernimmt Ihr Mitarbeiter einen Eigenanteil, mindert dieser den geldwerten Vorteil natürlich auch für ihn.

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