Gratis-Download

Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

Jetzt downloaden

So erledigen Sie Ihre Buchhaltung auch ohne EDV

0 Beurteilungen

Von Günter Stein,

Wenn Sie mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit beginnen oder Sie nicht so sehr viele Belege im Jahr ansammeln, reicht die „einfache Belegsammlung“ ohne EDV völlig aus (§ 146 Abs. 5 AO). Der Vorteil: Die geordnete Ablage von Belegen ist für Sie besonders kostengünstig.

Voraussetzung ist, dass Ihre Belegablage den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungentspricht. Die einfache Belegablage ist somit eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Der Vorteil der Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht darin, dass Sie keine doppelte Buchführungbenötigen. Das bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Betriebsausgabenallein anhand von Belegen nachweisen können.

Beleg statt der Buchung plus Beleg

Sie sind allerdings nach § 22 Abs. 2 UStG verpflichtet, Ihre Einnahmen einzeln aufzuzeichnen. Diese umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten gelten auch für die Einkommensteuer.

Bei einer EDV-Buchführung gilt das Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“. Bei einer einfachen Belegablage buchen Sie nicht. Vielmehr ersetzt der Beleg beziehungsweise die Zusammenstellung Ihrer Belegdaten die Buchung, sodass Sie für jeden Vorgang zwingend einen Beleg brauchen.

Notfalls erstellen Sie einen Eigenbeleg

Bei Ihrer geordneten Belegablage fügen Sie jeden einzelnen Beleg in Ihr Ablagesystem ein. Dabei muss jeder Beleg ordnungsgemäßsein. Das gilt für Belege, die Sie selbst erstellen, und auch für Belege, die Sie von anderen erhalten. Sollte ein Beleg verloren gehen oder sollten Sie keinen Beleg erhalten haben, erstellen Sie einen Eigenbeleg. Dazu ist erforderlich, dass Ihr Eigenbeleg

  • den Namen und die Anschrift des Empfängers bzw. Lieferanten enthält,
  • einen unmissverständlichen Belegtext enthält, der den Geschäftsablauf ausreichend erklärt,
  • das Ausstellungsdatum und das Datum der Zahlung enthält,
  • rechnerisch richtig ist und
  • jederzeit auffindbar ist und auf Dauer lesbar bleibt.

Achtung: Aus Eigenbelegen können Sie keine Vorsteuergeltend machen. Um die Umsatzsteuer, die Ihnen von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wird, als Vorsteuer abziehen zu können, brauchen Sie eine Rechnung, die alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStGerfüllt.

Bei einem Rechnungsbetrag (brutto) von nicht mehr als 150 € (= Kleinbetragsrechnung) reicht die Angabe des Steuersatzes aus. Der Leistungsempfänger muss nicht bezeichnet sein.

Wenn Sie mit Kreditkarte zahlen, werden in der Regel 2 Belege ausgedruckt. Einen Beleg unterschreiben Sie, der andere dient Ihnen als Beleg (Rechnung). Dieser Beleg ist auch dann eine ordnungsgemäße Rechnung, wenn er den Aufdruck „Kopie für den Kunden“ enthält.

So ordnen Sie Ihre Belegablage

Wenn Sie Ihre Buchführung per EDV erledigen, ist es sinnvoll, alle Belege konsequent nach ihrer zeitlichen Reihenfolge abzuheften, weil Sie so vom jeweiligen (Gegen-)Konto (z. B. Bank, Kasse usw.) in der Buchführung zum Beleg finden.

Nehmen Sie Ihre Buchführung dagegen auf Papier vor, ist es sinnvoller, wenn Sie die Belege nach sachlichen Gesichtspunkten abheften. Innerhalb der jeweiligen Einnahmen- und Kostenarten ordnen Sie die Belege dann in ihrer zeitlichenReihenfolge.

Tipp: Erstellen Sie je eine Übersicht für Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens aus der sich ergibt, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben gegliedert haben. Wie Sie Ihre Sachbereiche am zweckmäßigsten gliedern, ist durch die Anlage EÜR vorgegeben. Bei den Einnahmen lassen Sie in Ihrer Übersicht weg, was nicht auf Ihr Unternehmen zutrifft. Bei den Ausgaben können Sie die folgenden Übersichten nutzen.

Übersicht: Kategorien für die Belegablage: Ausgabenbelege:

Laufende Nr.
Bezeichnung der Betriebsausgaben
BetragZeile Anlage
EÜR
 
1
 
Einkauf von Waren, Rohstoffen und Hilfsstoffen
einschließlich Nebenkosten
  
21
 
 
2
 
Aufwendungen für bezogene Leistungen, z. B.
Fremdleistungen
  
22
 
 
3
 
Ausgaben für eigenes Personal, z. B. Löhne,
Gehälter, Sozialversicherungen
  
23
 
 
4
 
Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter
(ab 2008)
  
32
 
 
5
 
Laufende und feste Kfz-Kosten ohne Abschreibung
und Zinsen (z. B. Benzin, Reparaturen, Steuern, Versicherungen)
  
35
 
 
6
 
Fahrtkosten, z. B. für Bus, Bahn, Flugzeug, Taxi usw.
35
 
7
 
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
(einschließlich Abschreibung und Schuldzinsen)
38
 
8
 
Mietaufwendungen für Geschäftsräume und betrieblich
genutzte Grundstücke
  
39
 
 
9
 
Aufwendungen für eigene betrieblich genutzte
Grundstücke (ohne Schuldzinsen und Abschreibung)
  
40
 
 
10
 
Schuldzinsen für die Finanzierung von Anschaffungskosten
von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens
  
41
 
 
11
 
Andere Schuldzinsen, z. B. Kontokorrentzinsen
  
52
 
 
12
 
Aufwendungen für Geschäftsfreunde bis 35 €  
43
 
 
13
 
Aufwendungen für Geschäftsfreunde über 35 €
  
43
 
 
14
 
 
Bewirtungskosten
 
  
44
 
 
15
 
 
Reisekosten und Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung
 
  
45
 
 
16
 
Sonstige teilweise nicht abziehbare Aufwendungen,
z. B. Geldbußen, Repräsentationskosten
  
46
 
 
17
 
Porto
  
48
 
 
18
 
Telefon usw.   
48
 
 
19
 
Büromaterial  
48
 
 
20
 
Fortbildung, Fachliteratur  
49
 
 
21
 
Rechts- und Steuerberatung, Buchführung  
50
 
 
22
 
Übrige Betriebsausgaben  
51
 
 
23
 
Vorsteuerbeträge, gezahlte  
52
 
 
24
Umsatzsteuer, ans Finanzamt gezahlt bzw. verrechnet  
53
 

Übersicht: Kategorien für die Belegablage: Anlagevermögen und Abschreibung

Laufende Nr.Bezeichnung der Betriebsausgaben BetragZeile Anlage
EÜR
 
1
 
Anschaffung/Einlage von unbeweglichen Wirtschaftsgütern
des Anlagevermögens
  
--
 
 
2
 
Abschreibung auf unbewegliche Wirtschaftgüter,
z. B. auf Gebäude (ohne Abschreibung auf das Arbeitszimmer)
  
24
 
 
3
 
Anschaffung immaterieller Wirtschaftsgüter, z. B.
Software, Firmen- und Praxiswert
  
--
 
 
4
 
Abschreibung immaterieller Wirtschaftsgüter  
25
 
 
5
 
Anschaffung/Einlage beweglicher Wirtschaftgüter,
z.B. Maschinen, Kfz
  
--
 
 
6
Abschreibung beweglicher Wirtschaftsgüter
  
26
 
 
7
Sonderabschreibung beweglicher Wirtschaftsgüter nach § 7g EStG  
30
 
 
8
 
Anschaffung/Einlage von beweglichen Wirtschaftsgütern,
die in den Sammelposten einzustellen sind
  
--
 
 
9
 
Abschreibungen auf den Sammelposten geringwertige
Wirtschaftsgüter
  
33
 
 
10
Restbuchwert der ausgeschiedenen Wirtschaftsgüter,
z. B. durch Verkauf oder Entnahme
  
34

 

Lohn und Gehaltsabrechnung aktuell

Vom Anspruch auf Teilzeitbeschäftigung über Mutterschutz und Elternzeit bis hin zu Fragen zu Urlaubsgewährung, Überstunden und Sonderurlaub. Vereinfachen Sie jetzt Ihre Lohnabrechnung!

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Steigern Sie Ihre Erfolgsquote: Vergaberecht & Angebotsstrategien für Bieter

Machen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung unangreifbar!

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Betriebliche Entgeltabrechnung auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung

Rechtssichere und professionelle Personalarbeit

Einfach und sicher im Personalbüro – Sozialversicherung | Lohnsteuer | Arbeitsrecht