Gratis-Download

Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

Jetzt downloaden

So machen Sie sich die Reisekostenabrechnung leichter

0 Beurteilungen
Reisekostenabrechnung Reisekosten Fahrtkostenpausc

Von Günter Stein,

Der Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmern alle Kosten erstatten, die bei der Durchführung der Reise entstanden sind und die der Arbeitnehmer für erforderlich halten durfte (§ 670 BGB). Zu den wichtigsten Reisekosten gehören:

 

  • Fahrtkosten
  • Kosten einer Unterkunft
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Bewirtungskosten bei der Einladung von Geschäftspartnern zu Geschäftsessen am auswärtigen Bestimmungsort

Tipp:

Bei der Erstattung von Reisekosten kann das Unternehmen aber auch auf den konkreten Nachweis der angefallenen Reisekosten verzichten und mit Ihrem Mitarbeiter eine Pauschalierungsvereinbarung treffen.

Folge:

Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die vereinbarte Pauschalvergütung, auch wenn die tatsächlich angefallenen Reisekosten niedriger sind. Andererseits ist der Erstattungsanspruch des Arbeitnehmers auf die Pauschalvergütung begrenzt, selbst wenn die tatsächlich angefallenen Reisekosten darüber hinausgehen (BAG, Urteil vom 21.07.1993, Aktenzeichen: 4 AZR 471/92).

Wichtiger Hinweis!

Völlig ausschließen können Sie den Erstattungsanspruch Ihres Arbeitnehmers auf keinen Fall, weder im Arbeitsvertrag noch in einer Betriebsvereinbarung.

Bei der Höhe der Pauschalbeträge müssen Sie sich zwar nicht an den steuerrechtlichen Vorgaben orientieren. Wenn Sie sich jedoch für diesen Weg entscheiden, dann hat das für Sie als Arbeitgeber erhebliche Vorteile: Zum einen können Sie dann davon ausgehen, dass Ihr Arbeitnehmer einen angemessenen Ausgleich für die Reisekosten erhält. Zum anderen ersparen Sie sich damit mühsame Nachforschungen und Kontrollen über die tatsächliche Höhe der Aufwendungen. Außerdem bleiben die Pauschalen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie die anerkannten Pauschalbeträge der geltenden Lohnsteuer-Richtlinien beachten. Diese Pauschalen können Sie für Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten steuerfrei erstatten.

Mit der Zahlung einer Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer decken Sie – steuerfrei – alle Aufwendungen ab, die durch die Benutzung des privaten Pkw Ihres Arbeitnehmers anfallen. Dazu gehören nicht nur die Benzinkosten, sondern zum Beispiel auch die Kosten der Haftpflichtversicherung. Ihr Vorteil als Arbeitgeber:

Erleidet Ihr Arbeitnehmer einen Verkehrsunfall, müssen Sie für den Verlust seines Schadensfreiheitsrabatts nicht einstehen. Dies ist bereits durch die Kilometerpauschale abgedeckt (BAG, Urteil vom 30.04.1992, Aktenzeichen: 8 AZR 409/91; in: AP Nr. 11 zu § 611 BGB Gefährdungshaftung des Arbeitgebers). Natürlich gilt diese Fahrtkostenpauschale nur für dienstlich veranlasste Reisen.

Lohn und Gehaltsabrechnung aktuell

Vom Anspruch auf Teilzeitbeschäftigung über Mutterschutz und Elternzeit bis hin zu Fragen zu Urlaubsgewährung, Überstunden und Sonderurlaub. Vereinfachen Sie jetzt Ihre Lohnabrechnung!

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Steigern Sie Ihre Erfolgsquote: Vergaberecht & Angebotsstrategien für Bieter

Machen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung unangreifbar!

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Betriebliche Entgeltabrechnung auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Rechtsprechung

Rechtssichere und professionelle Personalarbeit

Einfach und sicher im Personalbüro – Sozialversicherung | Lohnsteuer | Arbeitsrecht