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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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So schließen Sie zum 31.12.2012 die Lohnkonten betriebsprüfungssicher ab

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Lohnkonten, Lohnabrechnung

Von Günter Stein,

Der Jahresabschluss steht bald an. Auch für die Lohnkonten. Das heißt: Zum 31.12. addieren Sie die einzelnen Monatswerte in den Lohnkonten und schließen diese ab.

Dabei ist es wichtig, dass die für die Steuerberechnung relevanten Daten im Lohnkonto enthalten sind. Das sollten Sie im Rahmen Ihres Jahresabschlusses auf jeden Fall noch einmal überprüfen. Denn: Kommen Sie der Verpflichtung zur Führung eines Lohnkontos nicht oder nicht korrekt nach und kann das Finanzamt deshalb nicht die nötigen Grundlagen zur Ermittlung der Lohnsteuer entnehmen, darf es die Abgaben schätzen. Dies führt in der Regel zu einer höheren Belastung.

Welche Angaben das Lohnkonto enthalten muss

Die notwendigen Angaben in Ihrem Lohnkonto sind im Einzelnen in § 4 Lohnsteuer- Durchführungsverordnung (LStDV) geregelt.

Was nicht im Lohnkonto fehlen darf

1. Angaben der Lohnsteuerkarte (ab 2012 ELStAM) bzw. der Lohnsteuerbescheinigung

  • persönliche Angaben des Mitarbeiters wie Vorname, Familienname, Anschrift, Geburtsdatum
  • amtlicher Schlüssel der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat
  • Nummer des Finanzamts, in dessen Bezirk die Lohnsteuerkarte bzw. Bescheinigung ausgestellt wurde
  • die allgemeinen Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Zahl der Kinderfreibeträge), Beschäftigungsdauer
  • Jahresfreibetrag, Jahreshinzurechnungsbetrag, Monats-, Wochen-, Tagesbetrag, der auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen ist, und den Zeitraum, für den die Eintragung gilt
  • Zeitraum, in dem Ihnen der Mitarbeiter schuldhaft keine Lohnsteuerkarte vorgelegt hat
  • Beschäftigungsdauer

2. Großbuchstaben

  • „S“, wenn Sie die Lohnsteuer im ersten Dienstverhältnis für einen sonstigen Bezug berechnet und dabei den Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen im Kalenderjahr nicht berücksichtigt haben (bei Wechsel des Arbeitgebers innerhalb des Kalenderjahrs).
  • „U“, wenn bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage kein Anspruch auf Arbeitslohn besteht. Der Buchstabe ist jedes Mal im Lohnkonto einzutragen, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen.
  • Der Buchstabe „F“ wird bei steuerfreier Sammelbeförderung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in die Lohnsteuerbescheinigung eingetragen. Dieser Großbuchstabe muss aber nicht ins Lohnkonto.

 

3. Daten aus der aktuellen Lohnabrechnung

  • Tag der Lohnzahlung und Lohnzahlungszeitraum
  • Das steuerpflichtige Bruttoarbeitsentgelt, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen. Die Sachbezüge müssen Sie einzeln bezeichnen und unter Angabe des Abgabetages bzw. -zeitraums, -orts und des Entgelts erfassen. Den Wert des Sachbezugs können Sie je nach Fall entweder mit den amtlichen Sachbezugswerten oder mit dem jeweiligen steuerlichen Ersatzwert ansetzen. Den Rabattfreibetrag dürfen Sie nicht vom Sachbezug abziehen, selbst wenn Sie den Freibetrag bei der Lohnabrechnung zulässigerweise berücksichtigen.
  • steuerfreie Bezüge, außer geldwerte Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen PCs und Telefonen (§ 3 Nr. 45 EStG), und steuerfreie Trinkgelder
  • ermäßigt besteuerte Bezüge, wenn es sich um Entgelt für mehrere Jahre oder um eine Entschädigung handelt
  • pauschal besteuertes Arbeitsentgelt (z. B. Erholungsbeihilfen, Verpflegungszuschüsse, Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte), das mit einem festen oder besonderen Steuersatz besteuert wird
  • Versorgungsbezüge
  • zusätzlich gezahlte vermögenswirksame Leistungen
  • einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag

4. Daten zur betrieblichen Altersversorgung

  • die steuerfreien Beiträge und die pauschalierten Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die pauschalen Steuerbeträge
  • bei Inanspruchnahme des zusätzlichen Steuerfreibetrags von 1.800 € nach § 3 Nr. 63 EStG den Zeitpunkt der Erteilung der Versorgungszusage
  • bei Zusagen von vor dem 1.1.2005 alle Änderungen seit diesem Zeitpunkt
  • bei Pauschalversteuerung (alte Verträge) den Inhalt der Versorgungszusage
  • die Erklärung des Mitarbeiters, wenn er auf die Steuerfreiheit verzichtet und die Pauschalierung gewählt hat (Wahlrecht bestand bis zum 30.6.2005, gilt also nur noch bei alten Verträgen)

 

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