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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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So viele neue Auszubildende wie seit langem nicht mehr: So melden Sie richtig

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Von Günter Stein,

Auch in Ihr Unternehmen werden im Sommer neue Auszubildende einrücken? Für Sie als Lohn- und Gehaltsbuchhalter ist damit eine Vielzahl von Aufgaben verbunden. Die folgenden Tipps und Informationen sollen Sie dabei unterstützen, hierbei nichts zu übersehen.

Die Zahl der bis Ende April abgeschlossenen Ausbildungsverträge in Deutschland spricht für sich: Allein 100.529 Ausbildungsverträge haben die Industrieund Handelskammern (IHK) in diesem Jahr bis Ende April eingetragen. Das bedeutet einen Zuwachs von rund 10 % gegenüber 2006. Die Handwerkskammern haben zum 30.4. bereits 25.793 abgeschlossene Verträge gemeldet – und damit gegenüber dem Vorjahr sogar ein Plus von 13 %!

Auszubildende 2007: Das sind sie

Im steuerrechtlichen Sinn sind Auszubildende ganz normale Arbeitnehmer. Das heißt: Die Ausbildungsvergütung, die Ihr Unternehmen zahlt, wird von Ihnen im Lohnbüro als laufender Arbeitslohn versteuert. Aus diesem Grund müssen die Auszubildenden auch eine Lohnsteuerkarte vorlegen!

Tipp: Wenn das Unternehmen mit einem Auszubildenden einen Ausbildungsvertrag abschließt, sollte dieser ein Merkblatt erhalten. Dort kann z. B. stehen:

Lieber Herr/Liebe Frau . . . . . . . . . . . . ,

wir freuen uns darauf, Sie als neue/n Auszubildende/n am 1.8.2007 in unserem Unternehmen begrüßen zu können.

Damit Ihre Ausbildungsvergütung in Höhe von

. . . . . . . . . . . . . . . (1. Ausbildungsjahr)

. . . . . . . . . . . . . . . (2. Ausbildungsjahr)

. . . . . . . . . . . . . . . (3. Ausbildungsjahr)

pünktlich überwiesen werden kann, benötigen wir Ihre Lohnsteuerkarte. Bitte senden Sie diese noch vor Antritt Ihrer Ausbildung bis spätestens 15.7.2007 an Frau Verena Mustermann von unserer Lohn- und Gehaltsabteilung.

Denn Sie wissen ja: Ausbildungsvergütungen werden – wie jedes andere Arbeitsentgelt auch – mit Lohnsteuer und den Kosten für die Sozialversicherungen (Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung) belegt. Wir benötigen Ihre Lohnsteuerkarte, um eine pünktliche Entgeltabrechnung gewährleisten zu können.

Haben Sie noch keine Lohnsteuerkarte, können Sie diese – auch telefonisch – bei dem für Ihren Wohnort „Musterstadt“ zuständigen Finanzamt beantragen!

Bitte beachten Sie zur Krankenversicherung: Auch wenn Sie jetzt möglicherweise noch familienversichert oder über Ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten privat versichert sind: Mit Beginn Ihrer Ausbildung endet die Familienversicherung. Sie sind fortan selbst versichert. Bitte legen Sie Frau Mustermann aus diesem Grund bis spätestens 15.7.2007 eine Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse vor, bei der Sie versichert werden möchten.

Sollten Sie keine Mitteilung hierüber machen, melden wir Sie gern bei der . . . . . . . . . . an, damit Sie nicht ohne Versicherungsschutz dastehen. Denn wir möchten, dass Sie nicht nur eine gute Ausbildung erhalten, sondern auch, dass Sie stets gut abgesichert sind.

Nun können Sie einwenden: „Das mit der Lohnsteuer weiß der Auszubildende doch selbst“

Die Praxiserfahrung zeigt aber leider, dass immer weniger Auszubildende überhaupt wissen, dass sie zum einen eine Lohnsteuerkarte benötigen – und dass zum anderen die vereinbarte Ausbildungsvergütung nicht brutto für netto auf dem eigenen Konto landet. Manche Auszubildende erleben einen regelrechten „Gehaltsschock“, wenn sie ihre erste Abrechnung in Händen halten. Das können Sie mit so einem Schreiben behutsam vermeiden und den Auszubildenden darauf vorbereiten, dass auch gesetzliche Versicherungen und Vater Staat die Hand aufhalten werden.

Tipp: Bei Anwendung der (normalerweise) für Auszubildende maßgebenden Steuerklasse I bleiben in diesem Jahr Ausbildungsvergütungen bis zu 10.783 € pro Jahr steuerfrei.

Und: Beträgt die Ausbildungsvergütung monatlich nicht mehr als 325 € (Geringverdienergrenze), trägt das Unternehmen die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung allein!

Achtung: Kinderlose Auszubildende, die das 23. Lebensjahr vollendet haben, müssen wie alle anderen Arbeitnehmer auch den Beitragszuschlag von 0,25 % zur sozialen Pflegeversicherung allein tragen (Ausnahme: Bei Geringverdienern bis 325 € trägt das Unternehmen diesen Zuschlag).

Das gilt auch für Beiträge aus dem zusätzlichen Beitragssatz (0,9 %) in der Krankenversicherung. Doch auch hier müssen Sie die Geringverdienergrenze beachten: Verdient der Auszubildende nur bis 325 €, übernimmt der Arbeitgeber diesen Zusatzbeitrag in voller Höhe.

Das sind Ihre Meldepflichten

Den Beginn und das Ende der Berufsausbildung müssen Sie von sich aus melden. Bitte beachten Sie: Zu den Berufsausbildungszeiten zählen sowohl die Zeiten der Berufsausbildung nach dem Berufsausbildungsgesetz wie auch z. B. die Zeiten eines rentenversicherungspflichtigen Praktikums (Praktikantentätigkeit) oder Volontariats.

Die Krankenkasse wählt der neue Auszubildende selbst. Hat er bereits vor Beginn der Berufsausbildung in Ihrem Unternehmen gearbeitet (z. B. als Aushilfe), müssen Sie gleich 2 Meldungen erstatten: einmal die Abmeldung des bisherigen Beschäftigungsverhältnisses als Aushilfe – und zum anderen den Beginn der Ausbildung.

Tipp:

  • Abmeldung mit Abgabegrund 33
  • Anmeldung mit Schlüsselzahl 13
  • Personengruppe 102 (Auszubildende)
  • Bei der Ab- und Anmeldung unterscheiden Sie die Personengruppenschlüssel 101/102

Tipp: Beginnt das Berufsausbildungsverhältnis – aus welchem Grund auch immer – erst im Laufe eines Kalendermonats, können Sie anstelle des tatsächlichen Ausbildungsbeginns als Datum des Beginns den Ersten des entsprechenden Monats angeben (bei Beendigung eines Ausbildungsverhältnisses den Letzten des entsprechenden Monats).

Für Auszubildende, die das Unternehmen jetzt verlassen ...

... nehmen Sie einfach eine Abmeldung vor. Als Grund der Abgabe geben Sie die „33“ an, als Personengruppe die „102“. Wichtig: Bei der Abmeldung des Berufsausbildungsverhältnisses müssen Sie darauf achten, dass Sie bei den Angaben zur Tätigkeit (Stellung im Beruf) in Feld B1 eine „0“ verschlüsseln.

Auch hier gilt: Wenn das Berufsausbildungsverhältnis im Laufe eines Kalendermonats endet, können Sie anstelle des tatsächlichen Endes der Berufsausbildung auch den letzten Tag des Monats angeben, in dem die Berufsausbildung geendet hat.

Bei Weiterbeschäftigung nach der Ausbildung

Wird der Auszubildende im Anschluss an die Berufsausbildung im Unternehmen weiterbeschäftigt, verfahren Sie zunächst wie oben beschrieben (Abmeldung). Dann erstatten Sie folgende Meldungen:

Anmeldung mit Abgabegrund „13“ unter Verwendung derPersonengruppe „101“

Auch in diesem Fall können Sie, falls der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses nicht am Monatsanfang liegt, dennoch den Ersten des entsprechenden Monats in der Meldung angeben.

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