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Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit

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Von Günter Stein,

Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand bei einer Auswärtstätigkeit können Sie nur pauschal ersetzen; die tatsächlich entstandenen Kosten sind auch bei einem Einzelnachweis irrelevant.

Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit

Wie hoch die steuerfreie Pauschale ist, hängt von der Dauer der Abwesenheit Ihres Mitarbeiters ab:

Abwesenheit Pauschale
von 24 Stunden 24 €
von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden 12 €
von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden 6 €

Der Kalendertag ist maßgeblich

Maßgeblich ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte am jeweiligen Kalendertag der Auswärtstätigkeit.

Beispiel: Herr Hurler startet um 8 Uhr von seiner Wohnung aus. Um 9 Uhr ist er im Betrieb und tritt von dort seine Auswärtstätigkeit an. Um 16 Uhr kehrt er in den Betrieb zurück, und um 17 Uhr ist Herr Hurler wieder zu Hause.

Herr Hurler hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, weil er nicht mindestens 8 Stunden von der Wohnung und dem Betrieb abwesend war. Vom Betrieb war er nur 7 Stunden abwesend (9 bis 16 Uhr).

Sie sehen: Auch wenn eine Auswärtstätigkeit vorliegt, Ihr Mitarbeiter dabei aber nicht 8 Stunden von daheim und dem Betrieb entfernt bleibt, gibt es keine steuerfreie Verpflegungspauschale!

Muss Ihr Arbeitnehmer an einem Tag öfter raus, dann wird die Gesamtabwesenheitsdauer an diesem Kalendertag zusammengerechnet (R 9.6Abs. 1 S. 4 LStR 2008).

Wenn Ihr Mitarbeiter verpflegt wird

Wird Ihr Mitarbeiter von Kunden bewirtet oder kann er in deren Kantine verbilligt essen, dürfen Sie den Pauschbetrag nicht mindern. Allerdings sind die erhaltenen Mahlzeiten dann eventuell als geldwerter Vorteil zu werten.

Mitternachtsregelung

Wie wird verfahren, wenn Ihr Arbeitnehmer erst abends zu seiner Auswärtstätigkeit aufbricht, die dann in den nächsten Tag hineinreicht?

Beginnt diese Tätigkeit erst nach 16 Uhr und

  • endet sie vor 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertages,
  • ohne dass eine Übernachtung stattfindet,
  • dann wird die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet.

Beispiel: Herr Manzenrieder reist um 17 Uhr zu einem auswärtigen Kunden und kommt erst um 2 Uhr nachts zurück. Die Abwesenheiten an beiden Tagen (7 und 2 Stunden) werden hier zusammengefasst (= 9 Stunden). Herr Manzenrieder kann demnach eine Pauschale von 6 € beanspruchen.

3-Monats-Frist gilt

Beim Verpflegungsmehraufwand gilt die 3-Monats-Frist weiter. Sie können den steuerfreien Arbeitgeberersatz also nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit leisten. Die Pauschale gibt es außerdem nur, wenn Ihr Mitarbeiter „dieselbe“ Auswärtstätigkeit ausübt.

Beispiel: Dies ist etwa zu verneinen, wenn Sie Vertreter beschäftigen, die täglich mehrere Kunden aufsuchen müssen. Hier gibt es dann keine steuerfreie Pauschale. Bei einem Linienfahrer, der täglich immer eine bestimmte Strecke fährt, aber schon.

Die drei Monate müssen auch nicht immer „am Stück“ abgearbeitet werden:

Beispiel: Ihr Betrieb hat seinen Hauptsitz in Bremen. Ihr Berater, Herr Kretschmar, betreut über eineinhalb Monate ein Projekt in Kempten. Gut zwei Wochen nach Abschluss der Arbeiten zeigen sich Probleme; Herr Kretschmar muss noch mal nach Kempten reisen.

Da es sich bei dieser Auswärtstätigkeit um eine Tätigkeit mit gleichem Inhalt handelt, sie auch in Kempten (derselbe Ort) ausgeübt wird und auch ein zeitlicher Zusammenhang zu der ersten. Auswärtstätigkeit dort besteht, werden die beiden Aufenthalte in Kempten zusammengefasst und als eine Auswärtstätigkeit gewertet.

Folge ist, dass Sie die Pauschale beim zweiten Einsatz maximal noch für eineinhalb Monate steuerfrei zahlen dürfen, denn dann sind insgesamt drei Monate erreicht (R 9.6 Abs. 4 S. 2 LStR 2008).

Urlaub oder Krankheit haben auf die 3-Monats-Frist keinen Einfluss. Sie wird dadurch also weder verlängert, noch beginnt sie nach der Unterbrechung von Neuem (R 9.6 Abs. 4 S. 3 LStR 2008). Andere Unterbrechungen können dann zu einem Neubeginn der Frist führen, wenn sie mindestens vier Wochen dauern (R 9.6 Abs. 4 S. 4 LStR 2008).

Beispiel: Sie ziehen Herr Kaudert acht Wochen vom Projekt Alpha ab und schicken ihn zum Projekt Beta. Dann schicken Sie ihn wieder zum Projekt Alpha. Hier beginnt die Frist neu.

Schicken Sie Ihren Arbeitnehmer zu einem vollkommen neuen Projekt – also zu einer neuen auswärtigen Tätigkeitsstätte –, dann beginnt die 3-Monats-Frist immer von Neuem.

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