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Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsreisen: Ein schöner kleiner Trick für Sie

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Reisekostenabrechnung Verpflegungspauschale Auswär

Von Günter Stein,

Ist Ihr Arbeitnehmer auf einer Dienstreise (= Auswärtstätigkeit) länger unterwegs, muss er sich natürlich auch verpflegen. Ihm entsteht dadurch ein so genannter Verpflegungsmehr-aufwand. Diesen können Sie Ihrem Mitarbeiter nur pauschal steuerfrei ersetzen. Beim Ver-pflegungsmehraufwand haben Sie also nicht die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten steuer-frei zu erstatten.Beispiel:Achtung!Beispiel:Beispiel:Tipp:Der Trick mit dem „ein bisschen mehr!:

Ist Ihr Arbeitnehmer auf einer Dienstreise (= Auswärtstätigkeit) länger unterwegs, muss er sich natürlich auch verpflegen. Ihm entsteht dadurch ein so genannter Verpflegungsmehraufwand. Diesen können Sie Ihrem Mitarbeiter nur pauschal steuerfrei ersetzen. Beim Verpflegungsmehraufwand haben Sie also nicht die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten steuerfrei zu erstatten.

Bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland setzen Sie für den Verpflegungsmehraufwand pauschal für jeden Kalendertag, an dem Ihr Arbeitnehmer von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist, folgende Pauschbeträge an (die sich nach jetzigem Stand auch 2012 nicht ändern werden).

Welchen Tagegeldsatz Sie wählen, hängt von der Abwesenheitsdauer je Kalendertag ab. Differenzieren Sie also nicht zwischen eintägigen und mehrtägigen Auswärtstätigkeiten.

Beispiel:

Frau Renate Weber tritt am ersten Tag um 14 Uhr eine Dienstreise an und kehrt am dritten Tag um 19 Uhr zurück. Steuerfrei ersetzt werden können:

  • am ersten Tag: 6 € (Abwesenheit 10 Stunden)
  • am zweiten Tag: 24 € (Abwesenheit 24 Stunden)
  • am dritten Tag: 12 € (Abwesenheit 19 Stunden)

Führt Ihr Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen.

Achtung!

Die Abwesenheitsdauer bestimmt sich nach der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Wer also an einem Reisetag zwar neun Stunden von der Wohnung weg ist, aber nur sieben Stunden von der Arbeitsstätte, der hat keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand!

Und noch etwas ist wichtig:

Beginnt die Auswärtstätigkeit nach 16 Uhr und wird sie vor 8 Uhr des Folgetages beendet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, wird die Auswärtstätigkeit als zusammenhängende Tätigkeit des Kalendertages mit der längeren Abwesenheitsdauer behandelt (so genannte Mitternachtsregelung).

Beispiel:

Herr Herms besucht am 7. 11. 2011 um 18 Uhr einen Kunden und ist um 2 Uhr nachts (6. 1. 2011) wieder zu Hause. Dann beträgt die Abwesenheitsdauer acht Stunden, sodass ein Verpflegungsmehraufwand von 6 € angesetzt werden kann.

Wichtig: Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate! Diese Begrenzung gilt aber nicht, wenn es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt. Dies ist etwa der Fall, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Beispiel:

Frau Grabowski ist acht Monate lang nur am Freitag auswärts tätig. Für jeden dieser Tage können Sie Frau Grabowski den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei ersetzen.

Was passiert bei Unterbrechungen?

Unterbricht Ihr Arbeitnehmer eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit, kann dennoch dieselbe Auswärtstätigkeit vorliegen, und zwar dann, wenn Ihr Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt und am selben Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht. Dies ist etwa bei Urlaub oder Krankheit der Fall. Solche Unterbrechungen haben auf den Ablauf der oben erwähnten Dreimonatsfrist also keinen Einfluss.

Tipp:

Dauern andere Unterbrechungen aber mindestens vier Wochen, liegt nicht mehr dieselbe Auswärtstätigkeit vor – die Dreimonatsfrist beginnt von Neuem.

Der Trick mit dem „ein bisschen mehr!:

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern höhere als die genannten Pauschbeträge zahlen wollen, dann ist der Differenzbetrag zwischen den steuerfreien Pauschbeträgen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen steuerpflichtiger Arbeitslohn. ABER:

Übersteigen Ihre zusätzlichen Zahlungen die steuerfreien die Zahlungen für den Verpflegungsmehraufwand mit dem pauschalen Steuersatz von 25 % versteuern (so genannte 100-%-Grenze, § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG). Außerdem können Sie Ihre individuellen Vergütungen für den Verpflegungsmehraufwand, die Fahrtkosten- und die Übernachtungskostenvergütungen zusammennehmen, wenn dort die steuerfreien Beträge noch nicht ausgeschöpft sind. In diesem Fall ist die Summe der Vergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen nicht übersteigt!

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