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Vorsicht Reisekostenfalle: Vermeiden Sie bei Entsendung eigene Arbeitsverträge

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Lohnabrechung Reisekosten

Von Günter Stein,

Bei einer vorübergehenden Entsendung eines Mitarbeiters handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Deshalb können Sie die anfallenden Kosten steuer- und beitragsfrei als Reisekosten erstatten. Das gilt aber nicht, wenn der Mitarbeiter für die Entsendung einen Extra-Arbeitsvertrag erhält.

Die Oberfinanzdirektion Rheinland weist in ihrer Kurzinformation vom 12.7.2010 (Nr. 34/2010) darauf hin, dass ein eigener Arbeitsvertrag für eine Entsendung sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter ungünstig ist. Der Arbeitsvertrag begründet an dem Ort, an den der Mitarbeiter entsendet wird, eine eigene – neue – regelmäßige Arbeitsstätte.

Damit handelt es sich bei der Entsendung nicht mehr um eine Auswärtstätigkeit. Die für den Mitarbeiter anfallenden Kosten wie Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtung etc. dürfen Sie dann nicht nach Reisekostengrundsätzen erstatten.

Das bedeutet für Sie:

Bei Entsendungen, die maximal 3 Monate dauern, sollten Sie dafür sorgen, dass kein eigener Arbeitsvertrag abgeschlossen wird. Dann können Sie die Kosten im Zusammenhang mit der Entsendung als Reisekosten steuer- und beitragsfrei ersetzen. Entsendungen, die länger als 3 Monate dauern, sind eine Versetzung. Hier kommt eine Erstattung nach Reisekostengrundsätzen – ob mit oder ohne Arbeitsvertrag – von vornherein nicht in Betracht.

Diese Reisekosten können Sie bei Auswärtstätigkeit erstatten

  Fahrtkosten Verpflegungs-mehraufwen-dungen Übernach-tungskosten Reiseneben-kosten, z.B. Gepäck-aufbewahrung
Steuer- und sozialver-sicherungsfreie Erstattung Der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs, der dem Anteil der zu berück-sichtigenden Fahrten an der Jahresfahr-leistung entspricht Nein In der nachgewiesenen Höhe In der nachgewiesenen Höhe
  Nach amtlichen Schätzbeträgen:
Kfz 0,30 €/km
Motorrad/-roller 0,13 €/km
Moped/Mofa 0,08 €/km
Fahrrad 0,05 €/km
Maximal:
24 € bei einer Abwesenheit
von 24 Stunden
12 € bei einer Abwesenheit
von mindestens
14 Stunden
6 € bei einer Abwesenheit
von mindestens 8 Stunden
20 € pro Übernachtung Nein

 

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