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Was tun, wenn ein Mitarbeiter wegen ELStAM rumzickt?

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Von Günter Stein,

Kurz zur Erinnerung: Zu Beginn des Jahres 2013 wurde die Papierlohnsteuerkarte endgültig abgeschafft. Sie hat einem EDV-gestützten Verfahren Platz gemacht: ELStAM, was für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale steht.

 

ELStAM ist eine Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern. In dieser Datenbank werden die Arbeitnehmerdaten, die bis zum Jahr 2010 auf den Lohnsteuerkarten vermerkt waren, gespeichert und den Arbeitgebern zum Abruf bereitgestellt. Diese können dann unter anderem die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Religionszugehörigkeit und die Freibeträge ihrer Mitarbeiter ermitteln.
Ziel der Datenbank ist es, durch den elektronischen Abruf die Verfahren zu beschleunigen und dabei auch noch die Papierflut zu verringern. Und natürlich will der Staat vor allem eines: mehr Kontrolle über seine Schäflein.

Woher die Daten kommen

Die oben erwähnten lohnsteuerlich relevanten Daten (z. B. eine Heirat, die Geburt eines Kindes, dessen Religionszugehörigkeit) werden direkt von der jeweiligen Gemeinde oder Stadtverwaltung an das Bundeszentralamt gemeldet. Weitere steuerliche Daten werden vom Finanzamt ergänzt (z. B. Freibeträge, Steuerklassenwechsel, Kinder über 18 Jahre in der Ausbildung). All diese Daten zusammen bilden dann die ELStAM.

 

Was Sie für den Abruf brauchen

Ihre Arbeitnehmer müssen Ihnen nur ihre Steueridentifikationsnummern und ihre Geburtsdaten mitteilen. Dann können Sie die weiteren Daten aus der ELStAM-Datenbank abrufen.
Wichtig: Teilen Sie Ihren Arbeitnehmern mit, dass sie Lohnsteuerfreibeträge neu beantragen müssen, weil diese zum 1. 1. 2013 ihre Gültigkeit verloren haben!

Was aber, wenn Ihre Arbeitnehmer nicht mitspielen?

Jeder Arbeitnehmer kann seine Daten sperren, entweder voll oder auch nur zum Teil. Er kann zudem eine Positivliste (Liste zur Datenfreigabe) hinterlegen. Können Sie wegen einer solchen Sperre nicht mehr auf relevante Daten eines Mitarbeiters zugreifen können, müssen Sie seinen Arbeitslohn mit der Lohnsteuerklasse VI besteuern. Die Sperrung kann somit zu erheblichen finanziellen Nachteilen für die nicht Auskunftswilligen führen. Darauf sollten Sie noch einmal ausdrücklich hinweisen!

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