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Wie Sie Aufwendungen für Fahrten betriebsprüfungssicher feststellen und erstatten

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Fahrtkosten Reisekosten

Von Günter Stein,

Den wichtigsten und größten Posten bei der Erstattung der Reisekosten stellen die Fahrtkosten dar. Aus diesem Grund sehen Steuerprüfer und die Betriebsprüfer der Sozialversicherungsträger hier auch genau hin.

Wichtig ist hier, dass Sie bei den zu erstattenden Fahrtkosten genau aufpassen:

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten im Rahmen von Reisekosten sind die tatsächlichen Kosten, die einem Beschäftigten durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen (R 9.5 Abs. 1 LStR). Grundsätzlich dürfen Sie die Kosten für alle betrieblichen Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgen, nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei erstatten.

Diese Fahrtkosten zählen zu den Reisekosten

Art der Fahrt Kategorie der Auswärtstätigkeit
Von der Wohnung oder regelmäßigen Arbeitsstätte direkt zur auswärtigen Tätigkeitsstätte Dienstreise
Zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten, mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebiets Dienstreise
Von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte Dienstreise über mehrere Tage
Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Hause zurück Dienstreise über mehrere Tage
Von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte) Einsatzwechseltätigkeit
Bei Übernachtung im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zur Tätigkeitsstätte Einsatzwechseltätigkeit über mehrere Tage
Im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen Fahrt zu einem gleichbleibendem Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit Einsatzwechseltätigkeit

 

Die Beschäftigten können für diese Fahrten entweder ein eigenes Fahrzeug verwenden, öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder von Ihrem Unternehmen einen Dienstwagen erhalten. Eine steuer- und beitragsfreie Erstattung von Fahrtkosten kann es dabei aber nur bei der Nutzung eigener Fahrzeuge oder öffentlicher Verkehrsmittel geben. Je nach Alternative fällt die Erstattung unterschiedlich aus.

Fahrtkosten entstehen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nach den Lohnsteuer-Richtlinien in den folgenden Fällen:

Der Mitarbeiter nutzt ein öffentliches Verkehrsmittel Der Mitarbeiter nutzt ein (eigenes) Kfz
Sie erstatten ihm den entrichteten Fahrpreis zuzüglich aller Zuschläge in der tatsächlichen Höhe. Sie erstatten ihm die Kosten nach amtlichen Kilometersätzen oder als einen von Ihnen ermittelten Teilbetrag der tatsächlichen jährlichen Gesamtkosten.
Der Mitarbeiter muss Ihnen alle Nachweise für die Fahrtkosten liefern. Nachweise nur bei den tatsächlichen Kosten erforderlich.

Keine Fahrtkosten bei Fahrten mit dem Firmenwagen

Stellt Ihr Unternehmen dem Arbeitnehmer für Auswärtstätigkeiten einen Firmenwagen zur Verfügung, entstehen keine Fahrtkosten. Die Überlassung des Firmenwagens bleibt steuerfrei.

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