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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Wie Sie jetzt Einmalzahlungen in Fahrtkosten umwandeln - und trotzdem pauschalieren

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Fahrtkosten Steuern Fahrgeld Einmalzahlung

Von Günter Stein,

Erhalten Mitarbeiter Ihres Unternehmens Fahrgeld, handelt es sich dabei grundsätzlich um steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Das Fahrgeld dürfen Sie aber nach § 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) pauschal mit 15 % versteuern. Auf diese Weise erreichen Sie Beitragsfreiheit Ihrer Fahrtkostenzuschüsse und sparen eine Menge Geld.

Tipp: Auch Minijobber können so pauschalierte Fahrtkostenzuschüsse erhalten, ohne die 400-€-Grenze zu gefährden. Voraussetzung dafür, dass das Ganze funktioniert, ist aber, dass der jeweilige Mitarbeiter den Zuschuss zusätzlich zu seinem geschuldeten Arbeitsentgelt erhält.

„Geschuldet“ ist dabei das Wort, auf das es ankommt. Der Bundesfinanzhof ist der Ansicht, dass freiwillige Sonderzahlungen nicht zum geschuldeten Entgelt zählen (BFH, 1.10.2009, AZ: VI R 41/ 07). Rechnen Sie die Fahrtkosten also auf diese Art von Entgelt an, dürfen Sie trotzdem pauschalieren. 

Der Fall: Das höchste deutsche Finanzgericht hatte einen Streit zwischen einer Arbeitgeberin und dem Finanzamt zu entscheiden. Zu der Auseinandersetzung kam es, nachdem ein Lohnsteueraußenprüfer festgestellt hatte, dass die Arbeitgeberin ihren Mitarbeitern jährlich im November Fahrtkostenzuschüsse zahlte. Diese unterwarf sie der Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG. Die Zuschüsse zog das Unternehmen aber vom Weihnachtsgeld der Beschäftigten ab. Der Differenzbetrag zum errechneten Weihnachtsgeld wurde mit der Bezeichnung „Weihnachtsgeld“ individuell versteuert. Beschäftigte mit höheren Fahrtkostenzuschüssen erhielten also weniger Weihnachtsgeld als Arbeitnehmer mit niedrigeren Fahrtkostenzu-schüssen. 

Fahrtkosten: Finanzgericht muss die Freiwilligkeit klären

Das Finanzamt beanstandete die Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG. Es war der Ansicht, die Fahrtkostenzuschüsse seien nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern unter Anrechnung auf das Weihnachtsgeld erbracht worden., Aufgrund dieser Rechtsauffassung nahm das Finanzamt die Arbeitgeberin in Haftung. Diese klagte.

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Das Finanzgericht (FG) wies die Klage ab. Der BFH hob das FG-Urteil wieder auf und wies die Sache zur erneuten Verhandlung und Entscheidung an das FG zurück. Der BFH traf aber bereits folgende Feststellungen, die Sie für Ihre Abrechnungspraxis nutzen können:

  • Nach dem Wortlaut des § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG darf ein Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 15 % für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheben.
  • „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ sei dahingehend zu verstehen, so das Gericht, dass es sich um Arbeitsentgelt handeln muss, auf das zumindest zum Zeitpunkt der Zahlung ein verbindlicher Rechtsanspruch besteht. 

Tipp: Das Urteil des BFH widerspricht der Einschätzung der Verwaltung. Allerdings kann es Ihnen als Argumentationshilfe gegenüber Ihrem Betriebsstättenfinanzamt dienen, wenn Sie ähnlich vorgehen möchten. Einen Teil des Weihnachtsgeldes in Fahrtkostenzuschüsse umzuwandeln und diese zu pauschalieren, kann für Ihr Unternehmen eine Menge Kostenersparnis bedeuten. Für die pauschalierten Fahrtkostenzuschüsse fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Sie zählen auch nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt. 

Wichtig: Der Zuschuss darf den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen dürfte, wenn Sie die Beträge nicht pauschal versteuern würden. Das sind 0,30 € pro Entfernungskilometer für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

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