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Zankapfel Dienstwagen – so verschenken Sie nichts

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Lohn Gehalt Lohnabrechung

Von Günter Stein,

Es ist eines der beliebtesten Gehalts-Extras schlechthin: die private Mitbenutzung des Dienstwagens. Doch die Finanzämter sind scharf auf die hier womöglich schlummernden Euro.

So ist der Dienstwagen ein ständiger Zankapfel vor den Finanzgerichten. Ein Ende ist nicht abzusehen, schon wegen der zuletzt stark gestiegenen Benzinkosten. Die beflügelten nämlich die Phantasie vieler Autofahrer, wie sich Geld sparen lässt – und als Dienstwagenfahrer gleich dazu noch die steuerliche Belastung senken lässt, die dadurch entsteht, dass die Finanzbeamten Privatfahrten als geldwerten Vorteil besteuern.

Die Tricks sind legal, sorgen aber zunehmend oft für Streit. Und Sie als Verantwortlicher für das Rechnungswesen stehen zwischen den Fronten. Zwei Fälle führen besonders häufig zu Streit: Dass Dienstwagenfahrer plötzlich vermehrt öffentliche Verkehrsmittel benutzen und dass vor allem Außendienstler einfach seltener in die Firma kommen? Beides wirkt sich auf den geldwerten Vorteil aus. Wie, darüber hat der Bundesfinanzhof (BFH) zwei Urteile gefällt (Az. VI R 85/04 und Az. VI R 68/05, beide Urteile stammen vom 4.4.2008).

Fall 1: Wenn Ihr Mitarbeiter auf Bus und Bahn umsteigt

In dem beurteilten Fall durfte ein leitender Angestellter seinen Dienstwagen für private Fahrten und die Fahrt von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte nutzen. Als die Benzinpreise immer stärker steigen, disponierte der Mann um: Er fuhr mit dem Dienstwagen zu einem Park-and-ride-Parkplatz und stieg dort in die Regionalbahn, um zum Arbeitsplatz zu gelangen.

Sein Arbeitgeber ermittelte daraufhin den Zuschlag für die private Mitbenutzung des Dienstwagens konsequenterweise nicht mehr für die vollen 118 Kilometer von der Privatwohnung bis zur Arbeit, sondern nur noch für die 3,5 Kilometer bis zum Bahnhof. Das Finanzamt spielte da nicht mit und verlangte, dass für den Zuschlag weiter die gesamte Strecke zugrunde gelegt werden solle.

Vorsicht bei Kürzungen

Zu Unrecht, entschieden die BFH-Richter und erinnerte an den Sinn der 0,03-Prozent-Regelung. Die soll nämlich den pauschalen Werbekostenabzug kompensieren, der Dienstwagenfahrern, die nach der Fahrtenbuchregelung bei ihrer privaten Einkommensteuererklärung ohne eigene Aufwendungen zusteht. Daher sei es nur konsequent, so die BFH-Richter, den 0,03-Prozent-Zuschlag auch nur nach der tatsächlichen Nutzung des Dienstwagens zu bemessen.

Tipp: Das BFH-Urteil ist kein Freibrief für eine Kürzung. Bevor Sie bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils durch die private Mitbenutzung des Dienstwagens nun den 0,03-Prozent-Zuschlag kürzen, lassen Sie sich Fahrscheine vorlegen, die die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel dokumentieren.

Achtung: In diesem Fall war für die Besteuerung nicht entscheidend, dass der Mitarbeiter den Dienstwagen zur Verfügung stehen hatte, entschieden die BFH-Richter. Anders liegt der Fall bei Job-Tickets. Zumindest, wenn Ihre Firma allen Mitarbeitern ein solches Ticket zur Verfügung stellt. Dann gilt dieses auch dann als geldwerter Vorteil und muss mit 15 Prozent pauschal versteuert werden, wenn die Mitarbeiter das Ticket überhaupt nicht nutzen, sondern mit dem eigenen Auto, einer Fahrgemeinschaft, dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit kommen.

Fall 2: Wenn Ihre Außendienstler seltener mit dem Auto in die Firma kommen

Im zweiten Fall hatte ein Unternehmen einem Außendienstmitarbeiter einen Dienstwagen für Kundenbesuche überlassen, den er auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen durfte. Der Außendienstler fuhr nun nur noch einmal wöchentlich in die Firma – weil es für ihn praktischer war und er so zudem Benzinkosten sparen konnte. Das Unternehmen berechnete daher für die Fahrten zum Firmensitz keinen 0,03-Prozent-Zuschlag mehr.

Das Finanzamt forderte den Zuschlag nach. Und bekam von den BFH-Richtern Recht. Auch die Richter werteten den Firmensitz weiter als regelmäßige Arbeitsstätte. Denn dem Unternehmenssitz komme eine zentrale Bedeutung zu, dadurch dass der Außendienstler ihn fortdauernd und wiederholt aufsucht – anders als die Tätigkeitsstätten des Außendienstlers bei seinen Kundenbesuchen.

Nur die tatsächliche Nutzung des Dienstwagens zählt

Allerdings stellten die BFH-Richter auch in diesem Fall klar: Der 0,03-Prozent-Zuschlag ist nur dann zulässig, wenn der Dienstwagen für die Fahrt zum Firmensitz auch tatsächlich genutzt wird und bemisst sich auch in diesem Fall nur nach den hierfür tatsächlich zurückgelegten Kilometern.

Tipp : Lassen Sie die betroffenen Abteilungen Anwesenheitslisten führen, in die sich die Außendienstler eintragen. Benutzen Außendienstler für die Fahrt in die Firma öffentliche Verkehrsmittel, benötigen Sie auch von ihnen Belege hierfür. Dann dürfen Sie den 0,03-Prozent-Zuschlag natürlich entsprechend anpassen.

Auch ein Dauereinsatz macht keinen 0,03-Prozent-Zuschlag nötig

Der Finanzbeamte an sich ist ja kreativ. Vielleicht kommt er ja auf die Idee, für einen Dauereinsatz Ihres Außendienstlers bei einem Kunden den 0,03-Prozent-Zuschlag einfordern zu können. Diesem Ansinnen schob der BFH einen Riegel vor (Az.: VI R 21/07). Denn auch ein häufig frequentierter Einsatzort wird nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte, befanden die Richter.

Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte gehen die BFH-Richter erst aus, wenn der Einsatzort auf Dauer angelegt ist. Denn erst dann kann sich der Mitarbeiter ja auf die immer gleiche Fahrstrecke einstellen und gegebenenfalls umziehen, um die Fahrtkosten zu senken.

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