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Zu viel oder zu wenig Lohnsteuer: Dieses Ergebnis kann Ihre Prüfung haben

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Von Günter Stein,

Ergeben sich auf Grund der Lohnsteuer-Außenprüfung keine Änderungen, haben Sie alles richtig gemacht. Dies teilt Ihnen das Finanzamt schriftlich mit (§ 202 Abs. 1 Abgabenordnung (AO)). Möglich ist auch, dass Sie für Ihre Mitarbeiter zu viel Lohnsteuer (LSt) gezahlt haben.

Auch hierüber werden Sie benachrichtigt. Das ist aber eher die Ausnahme – denn meist stellt ein Lohnsteuer- Außenprüfer allerdings fest, dass ein Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer abgeführt hat. Ist das auch bei Ihnen der Fall, erhalten Sie einen Haftungsbescheid. Außer im Fall der pauschalen Lohnsteuer ist zwar der Arbeitnehmer Schuldner der Lohnsteuer. Sie sind aber verpflichtet, diese Lohnsteuer ordnungsgemäß einzubehalten und abzuführen. Tun Sie dies nicht, haften Sie! Führen Sie aber zu viel Lohnsteuer ab, ist es an Ihnen, Ihren Fehler wieder „geradezubiegen“. Je nachdem, welches Ergebnis Ihre Prüfung hat, verhalten Sie sich deshalb am besten so:

Zu wenig gezahlte Lohnsteuer: Wie Sie auf einen Haftungsbescheid reagieren

Stellt der Prüfer fest, dass Sie zu wenig Lohnsteuer einbehalten und abgeführt haben, ergeht ein Haftungsbescheid gegen Sie.

Tipp: Haben Sie die Prüfungsfeststellungen allerdings bereits zuvor schriftlich anerkannt, ergeht kein Haftungsbescheid mehr. Gegen den Haftungsbescheid können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Prüfen Sie, ob Ihre Inanspruchnahme korrekt ist.

Lohnsteuer: Dann haftet Ihr Unternehmen

Das Finanzamt hat die Wahl, ob es Ihr Unternehmen oder den Mitarbeiter als Steuerschuldner in Anspruch nimmt, und muss diese nach pflichtgemäßem Ermessen treffen. Das bedeutet: Kann das Finanzamt die Steuern vom Mitarbeiter ebenso einfach nachfordern wie von Ihnen (z. B. dann, wenn der Mitarbeiter aus dem Betrieb ausgeschieden ist und die Nachforderung bereits abgelaufene Jahre betrifft), darf es nicht vorrangig Sie in Anspruch nehmen. Ist es allerdings einfacher, Sie in Anspruch zu nehmen, oder haben Sie einen vermeidbaren Fehler gemacht, haften Sie von vornherein.

Beispiele: Sie haben den gleichen Fehler in einer größeren Zahl von Fällen gemacht oder aus Ihren Aufzeichnungen geht nicht klar hervor, welcher Mitarbeiter welche Zuwendung erhalten hat. Dadurch ist es einfacher, die Lohnsteuer bei Ihnen nachzufordern.

Lohnsteuer: Diese Gründe schließen Ihre Haftung aus

Liegt einer der folgenden Fälle vor, sollten Sie Einspruch gegen den Haftungsbescheid einlegen:

  • Der betreffende Mitarbeiter hat seine Anzeigepflichten verletzt.
  • Sie haben bestimmte Gesetzesänderungen nicht berücksichtigt, weil Ihnen dies wegen des kurzen Zeitraums zwischen Inkrafttreten und der folgenden Lohnabrechnung nicht zumutbar war.
  • Sie haben eine bestimmte Methode der Steuerberechnung angewandt. Ihr Finanzamt hatte hiervon Kenntnis und die Methode nicht beanstandet.
  • Sie befanden sich in einem Rechtsirrtum, der aber entschuldbar war, weil Ihnen das Finanzamt eine unklare oder unrichtige Auskunft erteilt hat oder weil Sie unrichtigen Angaben in einem Manteltarifvertrag vertrauten.
  • Eine Oberfinanzdirektion hat eine bestimmte Rechtsauffassung veröffentlicht, wonach Sie sich gerichtet haben.
  • Die Haftungssumme beträgt maximal 10 €.

So erhalten Sie zu viel gezahlte Lohnsteuer zurück

Erhalten Sie die Nachricht, dass Sie zu viel Lohnsteuer einbehalten und abgeführt haben, sind in der Regel die betroffenen Mitarbeiter erstattungsberechtigt. Diese sind Schuldner der Lohnsteuer und damit im umgekehrten Fall auch Gläubiger der Erstattung. Für die Berichtigung gibt es folgende Möglichkeiten:

a. Wann Sie tätig werden müssen

Handelt es sich um Lohnsteuer aus dem laufenden Jahr, können Sie die zu viel einbehaltenen Beträge mit der noch im selben Jahr einzubehaltenden Lohnsteuer des jeweiligen Mitarbeiters verrechnen.

b. Wann der Mitarbeiter selbst handeln muss

Haben Sie die zu hohe Lohnsteuer in einem Jahr einbehalten, das bereits abgelaufen ist, muss der Mitarbeiter die Erstattung in die Hand nehmen. Er kann die Rückerstattung mit seiner Einkommensteuererklärung beantragen.

In einigen Fällen erhalten Sie selbst die Lohsteuer zurück:

  • wenn Sie zu viel pauschale Lohnsteuer gezahlt haben
  • wenn Sie versehentlich Lohnsteuer für nicht gezahltes Entgelt abgeführt haben
  • wenn Sie Lohnsteuer aus Versehen doppelt an das Finanzamt gezahlt haben

Beispiel: Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung fällt dem Prüfer auf, dass Sie für einen Minijobber irrtümlich eine Pauschalsteuer in Höhe von 20 % anstatt von 2 % abgeführt haben.

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