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Gibt es eigentlich auch für 400-€-Kräfte unbezahlten Urlaub?

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Urlaubsvertretung

Von Günter Stein,

Grundsätzlich gilt, dass sich Ihr Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung verpflichtet hat und diese auch zu erbringen hat. Es besteht daher im Grunde kein Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Allerdings gibt es in vielen Tarifverträgen und auch Betriebsvereinbarungen entsprechende Klauseln dazu. Aber auch, wenn hier nichts dazu geregelt ist, können Sie dem Arbeitnehmer den unbezahlten Urlaub natürlich freiwillig gewähren.

 

Während eines unbezahlten Urlaubs ruhen die gegenseitigen Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag, sodass der Arbeitnehmer keine Arbeit verrichtet und Sie dafür keinen Lohn zahlen.

Das beachten Sie für die Lohnsteuer

Aus lohnsteuerlicher Sicht gibt es keine Probleme. Da Sie bei unbezahltem Urlaub kein Entgelt zahlen, fallen auch keine Steuern an. Für die anteiligen Monate zu Beginn und Ende des unbezahlten Urlaubs fallen entsprechend geringere Steuern an, da Sie für den Teilmonat ein gekürztes Entgelt zahlen.
In der Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie aber für die steuerpflichtigen Arbeitnehmer das Kennzeichen „U“ eintragen, wenn die Zahlung von Arbeitslohn für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage weggefallen ist (§ 41 Abs. 1 Satz 5 Einkommensteuergesetz (EStG); § 4 Abs. 2 Nr. 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)).
Der Buchstabe „U“ steht dabei für Unterbrechung. Zahlen Sie während des unbezahlten Urlaubs weiterhin vermögenswirksame Leistungen, so ist der Buchstabe „U“ trotzdem einzutragen, da sich der Wegfall des Arbeitslohns auf den Hauptlohnbestandteil, also z. B. das Gehalt, bezieht. Bei mehreren Unterbrechungszeiträumen tragen Sie jeweils einen neuen Buchstaben „U“ ein.

Beachten Sie die Meldepflichten

Durch den Wegfall des Entgelts sind während des unbezahlten Urlaubs keine Beiträge zu berechnen. Aber es sind unter Umständen DEÜV-Meldungen zu erstatten. Sozialversicherungsrechtlich bewerten Sie den unbezahlten Urlaub nämlich als Fehlzeit des Arbeitnehmers. Allerdings gelten hier bestimmte Zeitvorgaben, sodass nicht jeder unbezahlte Urlaub gleich einen meldepflichtigen Tatbestand auslöst.

 

DEÜV-Meldungen fallen nur dann an, wenn Ihr Arbeitnehmer länger als einen Monat unbezahlten Urlaub hat. Sie müssen dann in der Lohnabrechnung nach einem Monat eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ an die Einzugsstelle des Arbeitnehmers versenden. Kürzere Zeiträume brauchen Sie hingegen nicht zu melden.
Nimmt ein Arbeitnehmer nur ein oder 2 Tage unbezahlten Urlaub, bleibt dies aus Sicht der Sozialversicherungsmeldungen folgenlos. Sobald der Arbeitnehmer seine Beschäftigung wieder aufnimmt, melden Sie ihn erneut an. Sie verwenden dabei den Abgabegrund „13“ und den Tag der Beschäftigungsaufnahme.
Beispiel: Ihre 400-€-Kraft hat vom 3.11. bis 16.12.2012 unbezahlten Urlaub. Da der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat andauert, ist eine Abmeldung (Grund „34“) zum 2.12.2012 und eine Anmeldung mit Grund „13“ zum 17.12.2012 zu erstatten.
Übrigens: Für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer endet bei einem unbezahlten Urlaub von mehr als einem Monat der Krankenversicherungsschutz (§ 19 Abs. 3 i. V. m. § 190 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Fünftes Buch). Weisen Sie den Arbeitnehmer darauf hin, dass er sich hier selbst um seinen Krankenversicherungsschutz kümmern muss.

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