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Minijobs: Vier Schritte für steuer- und beitragsfreie Zuschläge

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Von Günter Stein,

Gerade Ihren Minijobbern werden Sie häufig Zuschläge zahlen müssen – zumindest, wenn auch ihre regulären Mitarbeiter Anspruch auf Zuschläge haben. Denn gerade sie werden oft zu Zeiten eingesetzt, zu denen andere Mitarbeiter frei haben – beispielsweise an Feiertagen, sonntags oder nachts.

Das Problem: Die Zuschläge können bei Ihren Minijobbern unter Umständen zum Überschreiten der monatlichen 400-€-Grenze führen. Sie sollten deshalb dafür sorgen, dass diese Entgeltextras steuer- sowie beitragsfrei bleiben und damit nicht zum Arbeitsentgelt zählen.

Die Lösung: Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist: Sie müssen die Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen (Bundesfinanzhof (BFH), Urteil vom 27.5.2009, AZ: VI B 69/08).

Minijobs: So urteilt der Bundesfinanzhof über die Zuschläge

Der BFH hatte kürzlich einen Fall zu beurteilen, in dem eine Mitarbeiterin regelmäßig auch sonntags, feiertags und nachts arbeitete. Sie erhielt hierfür steuerfreie Zuschläge zu ihrem Entgelt. Als sie schwanger wurde, durfte ihr Arbeitgeber sie nicht mehr nachts, sonntags und feiertags einsetzen und wies ihr einen anderen Arbeitsplatz zu. Hier arbeitete die Mitarbeiterin zu ausschließlich regulären Arbeitszeiten. Die Zulagen erhielt die Beschäftigte aber weiterhin. Nach Ansicht des Finanzamts waren diese Zuschläge nicht mehr steuerfrei, da die Arbeitnehmerin die entsprechende Arbeit ja gar nicht geleistet hatte. Der BFH bestätigte diese Auffassung: Die Steuerfreiheit nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) solle Beschäftigten einen finanziellen Ausgleich für die besonderen Erschwernisse im Rahmen der Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder nachts gewähren. Deshalb müsse die Arbeit auch tatsächlich geleistet werden.

Minijobs: So übersehen Sie bei Zuschlägen keine Vorgabe

Die „tatsächliche Arbeitsleistung“ ist nur eine von vielen Voraussetzungen, die Sie als Arbeitgeber für die Steuerfreiheit der Zuschläge beachten müssen. Die Steuerfreiheit wiederum ist Voraussetzung für die Beitragsfreiheit und dafür, dass die Zuschläge nicht zum Arbeitsentgelt zählen. Prüfen Sie alle Vorgaben in der richtigen Reihenfolge:

Schritt 1: Prüfen Sie zunächst die Steuerfreiheit: Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder nachts erhalten, sind nach § 3b EStG steuerfrei, wenn Sie den Zuschlag tatsächlich zahlen und zwar zusätzlich zum Grundentgelt;

Achtung: Die Barabgeltung von Freizeitansprüchen sowie Zuschläge wegen Mehrarbeit oder wegen anderer Erschwernisse sind keine steuerbegünstigten Zuschläge.

Schritt 2: Sie die Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen;

Schritt 3: Sie von einem Grundlohn in Höhe von maximal 50 € pro Stunde ausgehen; Eine wichtige Größe für die korrekte Abrechnung der Zuschläge ist der ihnen zugrunde liegende Grundlohn. Es handelt sich dabei um den auf eine Arbeitsstunde entfallenden Anspruch auf laufendes Arbeitsentgelt des jeweiligen Mitarbeiters. Damit die Zuschläge steuerfrei bleiben, dürfen Sie einen Grundlohn in Höhe von maximal 50 € pro Stunde ansetzen.

Beispiel: Sie ermitteln für einen Mitarbeiter einen Grundlohn in Höhe von 60 €. Die Zuschläge für seine Arbeit an Feiertagen, Sonntagen und/oder nachts dürfen Sie aber dennoch nur aus 50 € ermitteln.

Schritt 4: Sie für die unterschiedlichen Zuschläge die Höchstgrenzen nach § 3b EStG beachten. Im Detail:

Minijobs: Innerhalb dieser Grenzen bleiben Zuschläge steuerfrei

Sonn- und Feiertagszuschläge bleiben nur innerhalb folgender Grenzen steuerfrei:

  • für Arbeit am Sonntag (0 bis 24 Uhr) 50 % des Grundlohns
  • für Arbeit am 31.12. (14 bis 24 Uhr) und an gesetzlichen Feiertagen (0 bis 24 Uhr) 125 % des Grundlohns
  • für Arbeit am 24.12. (14 bis 24 Uhr) und am 25.12., am 26.12. sowie am 1.5. 150 % des Grundlohns

Achtung: Treffen Feiertags- und Sonntagsarbeit zusammen, können Sie nicht beide Zuschläge nebeneinander steuerfrei zahlen. Sie haben aber die Möglichkeit, den für den Arbeitnehmer günstigeren Zuschlag zu wählen.

Nachtarbeitszuschläge sind nur bis zu folgender Höchstgrenze steuerfrei:

  • grundsätzlich 25 % des Grundlohns für die Zeit von 20 bis 0 Uhr und von 4 bis 6 Uhr
  • für die Zeit von 0 bis 4 Uhr 4%

Achtung: Trifft Nachtarbeit mit Sonn- oder Feiertagsarbeit zusammen, sind beide Zuschlagsarten gleichzeitig steuerfrei möglich.

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