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Wann Sie einem teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter Auslagen steuerfrei ersetzen dürfen

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Arbeitsrecht Arbeitsvertrag

Von Günter Stein,

Ein Arbeitgeber, der ein Theater betrieb, beschäftigte auch Musiker. Einzelne Musiker benutzten für ihre Berufstätigkeit eigene Musikinstrumente.

Ihnen ersetzte er die für die Instandhaltung der Instrumente anfallenden Kosten steuerfrei.

Die Kostenerstattung beruhte auf einem Tarifvertrag, der Folgendes vorsah: „Der Musiker ist verpflichtet, jedes ihm überlassene Instrument pfleglich zu behandeln. Der Arbeitgeber trägt die erforderlichen Instandsetzungskosten. Soweit dem Musiker ein Instrument nicht zur Verfügung gestellt worden ist, hat er ein gutes Instrument in tadellosem und spielfertigem Zustand zu benutzen. Der Arbeitgeber hat ihm für die Abnutzung ein Instrumentengeld zu gewähren. Der Arbeitgeber trägt ferner die erforderlichen nachgewiesenen Instandsetzungskosten, wenn sie in angemessenem Verhältnis zum Zeitwert des Instruments stehen.“

Nach einer Lohnsteuerprüfung behandelte das Finanzamt die ersetzten Instandhaltungskosten als steuerpflichtigen Arbeitslohn. Es erließ gegen den Arbeitgeber über die nicht einbehaltenen Steuerabzugsbeträge einen Haftungs- und Nachforderungsbescheid. Dessen Einspruch und Klage blieben ohne Erfolg.

Der Bundesfinanzhof (BFH) sah die Revision des Arbeitgebers als begründet an und hob den Haftungsbescheid auf. Er begründete das wie folgt:

Der Arbeitgeber kann zwar für nicht einbehaltene Lohnsteuer durch Haftungsbescheid in Anspruch genommen werden. Die Erhebung von Lohnsteuer setzt aber notwendig voraus, dass es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt. Steuerpflichtig ist Arbeitslohn, wenn dem Arbeitnehmer Einnahmen für seine Beschäftigung gewährt werden. Der erforderliche Veranlassungszusammenhang besteht, wenn der Vorteil nur deshalb gewährt wird, weil der Empfänger Arbeitnehmer des Arbeitgebers ist und sich die Leistung des Arbeitgebers als Gegenleistung für die individuelle Arbeitskraft des Arbeitnehmers erweist.

Dagegen sind Zahlungen des Arbeitgebers, mit denen Auslagen des Arbeitnehmers ersetzt werden, steuerfrei. Es handelt sich um nicht steuerbare Leistungen. Denn sie werden nicht für die Beschäftigung gezahlt und haben deshalb keinen Entlohnungscharakter. Sie sind lediglich Vermögensausgleich der für den Arbeitgeber getätigten Aufwendungen und führen nicht zu einer Bereicherung.

Die Abgrenzung des steuerpflichtigen Werbungskostenersatzes vom steuerfreien Auslagenersatz ist noch nicht für alle Einzelfälle geklärt. Auslagenersatz liegt vor, wenn es sich um Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber handelt. Das ist der Fall, wenn dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf Nachweis Aufwendungen ersetzt werden, die ausschließlich oder zumindest weit überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt und von ihm veranlasst oder gebilligt sind. Es darf also kein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestehen.

Die Reparatur und Instandhaltung eigener Musikinstrumente sind grundsätzlich Sache des Arbeitnehmers. Der BFH sah es hier aber als entscheidend an, dass der Arbeitgeber tarifvertraglichen Regelungen unterworfen war. Er konnte sich einer Inanspruchnahme nicht entziehen, wobei er diese Situation nicht durch Individualvereinbarungen herbeigeführt hatte. Als Folge der tarifvertraglichen Regelung trägt der Arbeitgeber das Risiko von Reparaturkosten, nicht der Arbeitnehmer.

Die von den Arbeitnehmern zunächst verauslagten Beträge liegen daher im unmittelbaren Interesse des Arbeitgebers. Die Erstattung stellt keine Leistung mit Entlohnungscharakter, sondern eine überwiegend betrieblich veranlasste Leistung dar.

Wichtig:
Prüfen Sie nach den genannten Grundsätzen immer, ob Ihre Ersatzleistung z. B. für die Reparatur eigener Werkzeuge oder Geräte Ihres Arbeitnehmers, Auslagenersatz darstellen. Bei Reparaturen ist das nur der Fall, wenn Sie tarifvertraglich zur Übernahme der Kosten verpflichtet sind.

 

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