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Wann und warum Sie bei Zugaben an Ihre 400-Euro-Kräfte auf die Entgeltgrenze achten müssen

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Von Günter Stein,

Meistens bringt es eine Betriebsprüfung ans Tageslicht: Mitarbeiter, die in einem Unternehmen als sozialversicherungsfreie 400-€-Kräfte geführt wurden, sind eigentlich gar keine.

Viele Arbeitgeber übersehen ganz einfach, dass Weihnachtsgeld, Gratifikationen und diverse andere Extras, die ihre Mini-Jobber wie alle anderen Mitarbeiter erhalten, Arbeitsentgelt sind.

Die Folge: Statt der abgerechneten 400 € monatlich stellen die Betriebsprüfer ein Arbeitsentgelt fest, das unter Umständen weit darüber liegt. Kann dem Arbeitgeber dann auch noch ein Verschulden an der Fehleinschätzung vorgeworfen werden, drohen ihm hohe Nachzahlungen. Damit Ihnen das nicht ebenfalls passiert, müssen Sie genau hinsehen und nachrechnen, wenn Ihre Mitarbeiter über ihr regelmäßiges Arbeitsentgelt hinaus Zuwendungen erhalten.

Was die Entgeltgrenze bei einer 400-€-Kraft für Sie bedeutet

Die Entgeltgrenze Ihrer Mini-Jobber ist besonders dann „in Gefahr“, wenn diese eine Erhöhung ihres Stundenlohns möchten oder wenn Sie eine neue Einmalzahlung wie beispielsweise Weihnachtsgeld generell in Ihrem Unternehmen einführen. Haben nämlich Ihre Vollzeitkräfte einen Anspruch auf diese Zuwendung, besteht dieser Anspruch grundsätzlich für Ihre Teilzeitkräfte auch. Das Problem: Überschreitet das regelmäßige Arbeitsentgelt bei einem geringfügig entlohnten Arbeitsverhältnis nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) 400 € nur um einen Cent, tritt Sozialversicherungspflicht ein. Sie zahlen dann statt der Pauschalen (13% zur Krankenversicherung, 15 % zur Rentenversicherung und gegebenenfalls 2% Steuern) an die Deutsche Rentenversicherung Bund Knappschaft Bahn-See wie für alle anderen Mitarbeiter auch die üblichen Sozialversicherungsbeiträge. Das bedeutet:

1) Der Verwaltungsaufwand ist für Sie erheblich höher. Statt an eine Stelle eine Pauschale abzuführen, müssen Sie den Arbeitnehmer als Mitarbeiter in der Gleitzone abrechnen (Entgelt zwischen 400,01 und 800 € monatlich).

2) Der Mitarbeiter, dem Sie eigentlich eine Erhöhung seines Entgelts zukommen lassen wollten, hat erheblich weniger in der Tasche als vorher. Er muss nämlich jetzt fast die Hälfte (in der Gleitzone bei einem Verdienst bis 800 € monatlich etwas weniger) der Beiträge selbst tragen.

Wo liegt die Grenze für Mini-Jobs?

Zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt zählt natürlich zunächst einmal das Arbeitsentgelt, das Ihr Mitarbeiter jeden Monat erhält. Ist das Entgelt nicht in jedem Monat gleich hoch, bilden Sie aus dem Jahresarbeitsentgelt einen durchschnittlichen Monatsbetrag.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient bei Ihnen in den Monaten Januar bis einschließlich Juni 200 €, von Juli bis einschließlich Dezember 500 €. Seinen Monatsverdienst ermitteln Sie folgendermaßen:
Januar bis Juni 6 x 300 € = 1.800 € Juli bis Dezember 6 x 500 € = 3.000 € Summe = 4.800 €
Ein Zwölftel dieses Betrags ist 400 €. Der Monatsverdienst liegt damit genau bei 400 €.

Wichtig: Zum maßgebenden Entgelt der Teilzeitkraft zählen die Einnahmen, auf die der Mitarbeiter beispielsweise nach Tarifvertrag einen Anspruch hat, selbst wenn er tatsächlich ein geringeres Entgelt erhält! (Bundessozialgericht, 14. 7. 2004, AZ: B 12 KR 1/04 R)

Auch die Sonderzahlungen zählen in der Regel mit

Auch sämtliche einmalige Einnahmen, die der Mitarbeiter mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal im Jahr erwarten darf, zählen zum regelmäßigen Entgelt. Es fallen aber nur die Einmalzahlungen ins Gewicht, die der Mitarbeiter tatsächlich erhält. Ist das der Fall, sollten Sie beispielsweise folgende Einmalzahlungen einkalkulieren:

  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Anwesenheitsprämien
  • Privatfahrten mit einem Firmenwagen, sofern nicht pauschal versteuert
  • Geburtsbeihilfen
  • Gratifikationen
  • Heiratsbeihilfen
  • Privatnutzung einer Firmenkreditkarte
  • Pauschale Überstundenvergütungen
  • Nichtraucherprämien
  • Provisionen
  • Kostenlose Nutzung von Sportanlagen
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Werbeprämien

Das Entgelt berechnen Sie dann nach dem folgenden Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient bei Ihnen monatlich genau 400 €. Im November erhält er außerdem ein Weihnachtsgeld in Höhe von 400 €. Seinen Monatsverdienst ermitteln Sie folgendermaßen:

Januar bis Dezember 12 x 400 € = 4.800 € Weihnachtsgeld 1 x 400 € = 400 €

Summe = 5.200 €

Um das regelmäßige Arbeitsentgelt zu erhalten, müssen Sie diesen Betrag nun durch 12 teilen. Im Beispiel erhalten Sie so ein regelmäßiges monatliches Entgelt in Höhe von 433,33 €. Der Mitarbeiter ist also nicht mehr geringfügig beschäftigt.

Gelegentliches Überschreiten der Grenze schadet nichts

Steht fest, dass das Arbeitsentgelt ab einem bestimmten Zeitpunkt die 400 € Grenze überschreitet, handelt es sich ab diesem Zeitpunkt nicht mehr um einen sozialversicherungsfreien Mini-Job.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält ab 1. 9. statt 400 € monatlich 500 €. Gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten der 400-€-Grenze hat aber keine Auswirkungen auf die Entgeltgrenze. Als gelegentlich ist dabei nach den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger vom 24. 8. 2006 ein Zeitraum von bis zu 2 Monaten anzusehen. Die Überschreitung darf dabei von beliebiger Höhe sein.
Beispiel: Eine Teilzeitkraft, die genau 400 € im Monat verdient, wird von Ihrem Unternehmen für September und Oktober zu Überstunden herangezogen, da ein Kollege unvorhergesehen ausfällt. Die Teilzeitkraft verdient durch die Überstunden in beiden Monaten je 800 €, bleibt aber sozialversicherungsfrei! Jubiläumszuwendungen zählen nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt, da der Mitarbeiter diese Zahlungen nicht jährlich wiederkehrend erhält. Steht also ein Jubiläum eines Mini-Jobbers an, können Sie ihm unbesorgt die entsprechende Zuwendung zukommen lassen. Sie müssen allerdings auch aus diesen Zahlungen Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung zahlen.

 

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