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Zuschläge bei Minijobs: Wann detaillierte Nachweise entbehrlich sind

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Von Günter Stein,

In bestimmten Grenzen sind Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge sowohl steuer- als auch beitragsfrei. Das bedeutet: Auch Ihren Minijobbern können Sie diese Zuschläge zahlen.

Und das, ohne die Versicherungspflicht zu riskieren. Unbedingte Voraussetzung hierfür sind nach Ansicht von Verwaltung und Rechtsprechung allerdings akribische Einzelaufstellungen über die geleistete Arbeit und die Zuschläge. Aus einem aktuellen Urteil des Finanzgerichts (FG) Münster (vom 13.3.2008, AZ: 3 K 4804/05 L) geht jetzt hervor, wann Sie auf solche Aufzeichnungen verzichten dürfen.

Zuschläge bei Minijobs für Nacht- und Wochenendarbeit

Gerade Teilzeitkräfte mit flexiblen Arbeitszeiten und Minijobber werden häufig zu Zeiten eingesetzt, in denen andere Beschäftigte frei haben: am Wochenende, an Feiertagen oder nachts. Erhalten diese Mitarbeiter dann Zuschläge für ihre Arbeit zu Sonderzeiten, müssen Sie unter Umständen das Überschreiten von Entgeltgrenzen (400 € bei Minijobbern oder 800 € bei Midijobbern) befürchten. Keine Probleme drohen allerdings, wenn Sie die Voraussetzungen für die Steuer- und Beitragsfreiheit der Zuschläge einhalten. Tatsächlich geleistete und aufgezeichnete Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder nachts erhalten, sind nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Nach R 3b Lohnsteuerrichtlinien (LstR) müssen Sie die Zuschläge aber tatsächlich zahlen und zwar zusätzlich zum Grundlohn. Außerdem sind nur Zuschläge steuerfrei, die Sie für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Dabei sind Sie verpflichtet, für detaillierte Nachweise über die tatsächlich geleistete Arbeit zu sorgen (R 3b Abs. 6 LstR).

Zuschläge bei Minijobs: Keine Aufzeichnungen nötig?

Die strengen Aufzeichnungspflichten hatte ein Arbeitgeber nicht beachtet. Zwei seiner Mitarbeiter (Bäckergesellen) leisteten ihre Arbeitszeit regelmäßig in den Nachtstunden ab. Für ihre Nachtarbeit erhielten sie einen monatlichen Zuschlag in gleich bleibender Höhe, der als solcher auch in der Entgeltabrechnung ausgewiesen war. Einzelaufzeichnungen oder eine gesonderte Abrechnung erfolgten allerdings nicht. Nachdem das Finanzamt dies bemängelt hatte und die Steuerfreiheit der Zuschläge nicht akzeptieren wollte, klagte der Arbeitgeber. Das FG gab ihm Recht: Die Dokumentation sei hier ausnahmsweise ausreichend, weil die Nachtarbeit regelmäßig, im Voraus planbar und zu bestimmten im Arbeitsvertrag geregelten Zeiten anfiel.

Zuschläge bei Minijobs: Wie Ihnen das Urteil nutzt

Diese Auffassung ist aus Arbeitgebersicht sehr großzügig. Das Finanzamt hat im Streitfall deshalb auch Revision eingelegt. Es bleibt abzuwarten, ob der Bundesfinanzhof (BFH) die Auffassung des FG unterstützt. Sobald es hierzu Neuigkeiten gibt, werde ich Sie selbstverständlich umgehend informieren. Bis zu diesem Zeitpunkt kann das FG-Urteil für Sie immerhin eine Argumentationshilfe sein, falls das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen als zu ungenau beanstandet. Der BFH hat schon einmal in einer Entscheidung (Urteil vom 25.5.2005, AZ: IX R 72/02) betont, wie wichtig detaillierte Aufzeichnungen für die Steuerfreiheit von Zuschlägen sind. Pauschalierte Aufzeichnungen hat er allerdings für den Fall zugelassen, dass

  1. die Zahlungen nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zunächst bloße Abschlagszahlungen oder Vorschüsse sind und
  2. später einzeln abgerechnet werden.

Achtung: Selbst wenn Sie nach obigem FGUrteil von weniger strengen Dokumentationspflichten ausgehen, ist es wichtig, dass Sie die Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Aus Ihren Aufzeichnungen müssen also unbedingt die Fehltage (z. B. auf Grund von Urlaub, Krankheit etc.) hervorgehen. Außerdem müssen Sie Zuschläge in der Entgeltabrechnung separat ausweisen.

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