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Zuschläge für Minijobber richtig abrechnen

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Lohn Gehalt Minijob

Von Günter Stein,

Gerade geringfügig entlohnte Mitarbeiter werden häufig zu Zeiten eingesetzt, zu denen andere Mitarbeiter frei haben – beispielsweise an Feiertagen.

Zahlen Sie für diese Arbeitszeiten Zuschläge, haben auch Ihre 400- € -Kräfte Anspruch auf die Zusatzentlohnung. Das Problem: Die Zuschläge können hier unter Umständen zum Überschreiten der monatlichen 400- € -Grenze führen. Sie sollten deshalb dafür sorgen, dass die Zuschläge für Feiertags-, Sonntags- oder Nachtarbeit steuer- und vor allem beitragsfrei bleiben. Die neuen Lohnsteuerrichtlinien (LStR) 2008 verraten Ihnen, was Sie hierfür tun müssen. Aber Achtung: Die Steuerfreiheit bedeutet bei diesen Zuschlägen nicht unbedingt auch Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung.

Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder nachts erhalten, sind nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Dies gilt generell für die genannten Zuschläge, aber nur unter folgenden Voraussetzungen (LStR 2008 R 3b):

1. Sie müssen den Zuschlag tatsächlich zahlen und zwar zusätzlich zum Grundlohn.

Achtung: Barabgeltungen von Freizeitansprüchen, Zuschlägen wegen Mehrarbeit oder wegen anderer Erschwernisse sind keine steuerbegünstigten Zuschläge.

2. Die Steuerfreiheit der Zuschläge bleibt auch erhalten, wenn Sie diese zeitversetzt auszahlen. Das gilt aber nur dann, wenn Sie den steuerfreien Zuschlag als Wertguthaben auf ein Arbeitszeitkonto nehmen und getrennt ausweisen. Dies müssen Sie vor der anfallenden Feiertags-, Sonntagsoder Nachtarbeit festlegen.

3. Steuerfrei sind nur Zuschläge, die Sie für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Dabei müssen Sie für Nachweise über die tatsächlich geleistete Arbeit sorgen (R 3b Abs. 6 LStR).

Achtung: Zahlen Sie eine einheitliche Vergütung als Grundlohn und für die Arbeit an Sonntagen, Feiertagen und nachts (weil dies in Ihrem Unternehmen übliche Arbeitszeiten sind) und zeichnen Sie deshalb die Arbeitszeiten nicht eigens auf, sind die entsprechenden Zuschläge nicht steuerfrei! Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 25.5.2005 (AZ: IX R 72/02) setzt die Steuerbefreiung für Zuschläge Einzelaufstellungen der von den entsprechenden Mitarbeitern geleisteten Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit voraus. Eine pauschaliert aufgezeichnete Abgeltung genügt nicht! Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Sie detaillierte und konkrete Aufstellungen vorweisen können, sonst riskieren Sie Nachzahlungen. Steuerfrei können dagegen pauschale Voraus- oder Nachzahlungen von Zuschlägen sein. Voraussetzung ist, dass diese nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bloße Abschlagszahlungen oder Vorschüsse sind und später einzeln abgerechnet werden.

Beachten Sie die unterschiedlichen Grenzen nach § 3b EStG

Zusätzlich zu den oben genannten Voraussetzungen gelten für die unterschiedlichen Zuschläge verschiedene Grenzen. Hier müssen Sie ganz genau differenzieren:

1. Sonn- und Feiertagszuschläge bleiben nur innerhalb folgender Grenzen steuerfrei:

  • für Arbeit am Sonntag (0 – 24 Uhr) 50 % des Grundlohns
  • für Arbeit am 31.12. (14 – 24 Uhr) und an gesetzlichen Feiertagen (0 – 24 Uhr) 125% des Grundlohns
  • für Arbeit am 24.12. (14 – 24 Uhr) und am 25.12., am 26.12. sowie am 1.5. 150 % des Grundlohns

Achtung: Treffen Feiertags- und Sonntagsarbeit zusammen, können Sie nicht beide Zuschläge nebeneinander steuerfrei zahlen. Sie haben aber die Möglichkeit, den für den Arbeitnehmer günstigeren Zuschlag zu wählen.

Beispiel: Der 6.1.2008 war ein Sonntag und in einigen Bundesländern gleichzeitig ein gesetzlicher Feiertag. Ein Arbeitnehmer durfte hier deshalb 125% seines Grundlohns zusätzlich steuer- und sozialabgabenfrei verdienen.

2. Höchstgrenzen für die Steuerfreiheit von Nachtarbeitszuschlägen

  • grundsätzlich 25 % des Grundlohns für die Zeit von 20 bis 0 Uhr und von 4 bis 6 Uhr
  • für die Zeit von 0 bis 4 Uhr 40%

Achtung: Trifft Nachtarbeit mit Sonn- oder Feiertagsarbeit zusammen, sind beide Zuschlagsarten gleichzeitig steuerfrei möglich.

Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens arbeitet in der Nacht des Ostersonntags (23.3.2008) von 0 bis 4 Uhr. Er kann zusätzlich zu seinem üblichen Entgelt 125% + 40 % seines Grundlohns verdienen.

Vorsicht: Der Grundlohn darf 50 € nicht überschreiten

Eine wichtige Größe für die Abrechnung der Zuschläge ist der Grundlohn (das Arbeitsentgelt, das der Mitarbeiter pro Stunde erhält).

Achtung: Damit die Zuschläge steuerfrei bleiben, dürfen Sie von einem Grundlohn in Höhe von maximal 50 € pro Stunde ausgehen.

Beispiel: Sie ermitteln für einen Mitarbeiter einen Grundlohn in Höhe von 60 € . Die Zuschläge für seine Arbeit an Feiertagen, Sonntagen und/oder nachts dürfen Sie aber dennoch nur aus 50 € ermitteln.

So berechnen Sie den Grundlohn

Wie Sie den Grundlohn berechnen, gibt die Lohnsteuerrichtlinie R 3b in Abs. 2 vor:

1. Schritt:

Gehen Sie vom laufenden Arbeitsentgelt des Mitarbeiters für eine Arbeitsstunde aus. Sonstige Bezüge zählen nicht. Neben dem regulären Lohn müssen Sie deshalb außerdem folgende Zahlungen berücksichtigen:

  • laufende geldwerte Vorteile und Sachbezüge
  • Zulagen, die der Mitarbeiter wegen der Besonderheit der Arbeit während der regelmäßigen Arbeitszeit erhält (z. B. wegen Schmutz)
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Voraus- und Nachzahlungen von laufendem Arbeitsentgelt Nicht mitzählen dürfen Sie dagegen:
  • Vergütungen für Überstunden
  • steuerfreie Bezüge

2. Schritt:

Trennen Sie die einzelnen Entgeltbestandteile in: Basisgrundlohn, also alle gleichbleibenden Zahlungen wie den Stundenlohn und vermögenswirksame Leistungen Grundlohnzusätze, also Bestandteile, deren Höhe nicht im Voraus feststeht

3. Schritt:

Errechnen Sie den aus diesen Bestandteilen zusammengesetzten Gesamtlohnanspruch pro Monat und daraus dann den Stundenlohn, welcher der regelmäßigen Arbeitszeit des Monats entspricht. Für den Basisgrundlohn ermitteln Sie dabei aus der vereinbarten Wochenarbeitszeit die Monatsarbeitszeit mit dem Faktor 4,35. Die Grundlohnzusätze werden dagegen in der tatsächlich entstandenen Höhe berücksichtigt.

Beispiel: Sie beschäftigen eine Reinigungskraft 10 Stunden pro Woche. Ihr laufendes Entgelt beträgt 9 € pro Stunde. Sie erhält außerdem vermögenswirksame Leistungen in Höhe von 10 € monatlich. In bestimmten Fällen zahlen Sie 0,50 € Schmutzzulage pro Stunde. Berechnung, wenn die Schmutzzulage in diesem Monat für 5 Stunden fällig wurde:

9 € Stundenlohn x 10 Stunden x 4,35 = 391,50 €

Vermögenswirksame Leistung: 10 € monatlich

Basisgrundlohn 401,50 €

Grundlohnzusätze: 0,5 € x 5 Stunden = 2,50 €

Gesamt 404

Der Grundlohn, den Sie für die Berechnung der steuerfreien Zuschläge zu Grunde legen, beträgt damit:

404 : 10 : 4,35 = 9,29

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